PAGE科技檔案借閱管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司科技檔案的管理，確?？萍紮n案的安全與完整，充分發(fā)揮科技檔案在公司生產(chǎn)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本借閱管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、子公司及相關(guān)人員對(duì)科技檔案的借閱管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息安全。2.遵循保密原則，對(duì)涉及公司機(jī)密的科技檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。3.方便利用與嚴(yán)格管理相結(jié)合，在確保檔案安全的前提下，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案服務(wù)。二、科技檔案的定義與范圍（一）定義科技檔案是指公司在科學(xué)研究、技術(shù)開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)建設(shè)、設(shè)備儀器等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（二）范圍1.科研項(xiàng)目檔案：包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、研究成果報(bào)告、鑒定材料等。2.技術(shù)文件檔案：如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程等。3.設(shè)備儀器檔案：設(shè)備購(gòu)置合同、說(shuō)明書(shū)、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄、技術(shù)改造資料等。4.生產(chǎn)建設(shè)檔案：工程項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收資料等。5.其他與科技活動(dòng)相關(guān)的檔案資料。三、借閱申請(qǐng)與審批（一）借閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱科技檔案，應(yīng)填寫(xiě)《科技檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.申請(qǐng)表需由申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，以證明借閱需求的真實(shí)性和必要性。（二）審批流程1.一般科技檔案借閱申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)后，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)檔案。2.涉及重要機(jī)密或關(guān)鍵技術(shù)的科技檔案借閱申請(qǐng)，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案管理部門在收到主管領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.對(duì)于跨部門借閱或需多個(gè)部門協(xié)同查閱的科技檔案，由檔案管理部門組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行審批，確保借閱行為符合公司整體工作要求。四、借閱期限與歸還（一）借閱期限1.一般性科技檔案借閱期限原則上不超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延期，借閱人應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.對(duì)于重要項(xiàng)目或緊急工作所需的科技檔案，借閱期限可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)，但最長(zhǎng)不超過(guò)[X]個(gè)工作日。（二）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借科技檔案。如因特殊情況不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前與檔案管理部門溝通并說(shuō)明原因。2.歸還檔案時(shí)，借閱人需確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，不得擅自涂改、損壞、抽取或丟失檔案內(nèi)容。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向借閱人提出，并記錄在案。五、借閱登記與記錄（一）借閱登記檔案管理部門應(yīng)建立完善的科技檔案借閱登記制度，對(duì)每一次借閱行為進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名、所在部門、檔案名稱與編號(hào)、借閱目的、審批意見(jiàn)、歸還日期等信息。（二）記錄保存借閱登記記錄應(yīng)妥善保存，保存期限不少于[X]年。保存方式可采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式，以便于查詢和追溯。六、借閱檔案的使用規(guī)范（一）僅限本人使用借閱人應(yīng)確保所借科技檔案僅供本人在工作時(shí)間內(nèi)使用，不得轉(zhuǎn)借他人。如因工作需要確需他人協(xié)助查閱，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱。（二）禁止擅自復(fù)制未經(jīng)檔案管理部門同意，借閱人不得擅自復(fù)制所借科技檔案。如因工作需要確需復(fù)制部分檔案內(nèi)容，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)，并注明復(fù)制用途和范圍。（三）妥善保管借閱人應(yīng)妥善保管所借科技檔案，防止檔案丟失、損壞或泄露。在借閱期間，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（四）遵守保密規(guī)定借閱人應(yīng)對(duì)所借科技檔案中的機(jī)密信息嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員透露。在使用完畢后，應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并確保檔案存放環(huán)境安全。七、特殊情況處理（一）檔案損壞或丟失1.如借閱人在借閱期間造成科技檔案損壞或丟失，應(yīng)立即向檔案管理部門報(bào)告，并采取措施盡量減少損失。2.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)損壞或丟失的檔案進(jìn)行評(píng)估，確定損失情況。借閱人需按照檔案的重要程度和損失程度，承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償方式可包括重新復(fù)制檔案、支付檔案修復(fù)費(fèi)用、賠償因檔案丟失造成的間接經(jīng)濟(jì)損失等。（二）借閱期限變更如因工作需要，借閱人確實(shí)無(wú)法在原規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明延期原因和預(yù)計(jì)歸還日期。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審核，必要時(shí)征求相關(guān)部門意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可同意借閱期限變更。（三）涉及外部單位借閱1.如因業(yè)務(wù)合作、項(xiàng)目申報(bào)等原因，需要向外部單位提供科技檔案借閱服務(wù)，應(yīng)按照公司對(duì)外合作的相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.審批通過(guò)后，檔案管理部門應(yīng)與外部單位簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保檔案信息安全。同時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)陪同外部單位人員查閱檔案，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)督。八、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)科技檔案借閱情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括借閱登記記錄的完整性、準(zhǔn)確性，檔案歸還情況，檔案使用規(guī)范執(zhí)行情況等。檢查周期為每季度一次，并形成檢查報(bào)告。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本借閱管理制度的行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行制止和糾正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括警告、通報(bào)批評(píng)、限制借閱權(quán)限、經(jīng)濟(jì)賠償?shù)取?.如發(fā)現(xiàn)借閱人存在故意泄露公司機(jī)密、擅自篡改檔案內(nèi)容等嚴(yán)重違規(guī)行為，應(yīng)依法追究其法律責(zé)任，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。九、附則（一）解釋權(quán)本制