PAGE土地管理檔案查閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)土地管理檔案的規(guī)范化管理，保障土地管理檔案的安全與完整，確保土地管理工作的順利開展，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《土地管理檔案工作暫行規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本查閱制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部涉及土地管理檔案查閱的所有部門和人員，以及因工作需要查閱本公司/組織土地管理檔案的外部單位和個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案查閱工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案查閱過程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)檔案的保密性。3.服務(wù)工作原則以服務(wù)土地管理工作為宗旨，為公司/組織內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供準(zhǔn)確、及時(shí)的檔案查閱服務(wù)，促進(jìn)土地管理工作的高效開展。二、檔案查閱范圍（一）土地規(guī)劃檔案包括土地利用總體規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃等各類規(guī)劃文件及相關(guān)圖件。（二）土地審批檔案涵蓋建設(shè)用地審批、農(nóng)用地轉(zhuǎn)用審批、土地征收審批等過程中形成的各類文件、表格、圖件、批文等。（三）土地登記檔案包含土地所有權(quán)登記、土地使用權(quán)登記、土地抵押權(quán)登記等各類登記業(yè)務(wù)的檔案資料。（四）土地執(zhí)法檔案涉及土地違法案件查處過程中形成的調(diào)查筆錄、處罰決定書、相關(guān)證據(jù)材料等。（五）土地資源調(diào)查檔案如土地利用現(xiàn)狀調(diào)查、土地變更調(diào)查等工作中產(chǎn)生的調(diào)查數(shù)據(jù)、報(bào)告、圖件等。（六）其他土地管理檔案與土地管理相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、工作匯報(bào)、研究報(bào)告、合同協(xié)議等檔案資料。三、查閱申請與審批（一）內(nèi)部查閱申請1.本公司/組織內(nèi)部部門因工作需要查閱土地管理檔案，應(yīng)由查閱人填寫《土地管理檔案查閱申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。（二）外部查閱申請1.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱本公司/組織土地管理檔案，需提前向本公司/組織提交查閱申請函，說明查閱的目的、內(nèi)容、用途等，并加蓋單位公章。2.申請函應(yīng)通過正式渠道送達(dá)本公司/組織檔案管理部門，同時(shí)提供查閱人的有效身份證明及聯(lián)系方式。（三）審批流程1.檔案管理部門收到查閱申請后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括申請查閱的必要性、查閱范圍的合理性、查閱方式的可行性等。2.對于內(nèi)部查閱申請，檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)審核情況簽署審批意見。如申請理由充分、查閱范圍合理，予以批準(zhǔn)；如存在疑問或不符合規(guī)定，應(yīng)與申請部門溝通核實(shí)后再做決定。3.對于外部查閱申請，檔案管理部門應(yīng)將申請材料提交至公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)具體情況進(jìn)行審批，必要時(shí)可征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門意見。審批通過后，檔案管理部門向申請單位或個(gè)人出具《土地管理檔案查閱批準(zhǔn)書》。四、查閱方式與要求（一）現(xiàn)場查閱1.經(jīng)批準(zhǔn)的查閱人可到檔案管理部門指定的查閱場所進(jìn)行現(xiàn)場查閱。查閱場所應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和安全設(shè)施，以保障查閱工作的順利進(jìn)行。2.檔案管理人員應(yīng)在查閱現(xiàn)場提供必要的指導(dǎo)和協(xié)助，確保查閱人正確使用檔案資料。查閱人不得擅自將檔案帶出查閱場所。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，查閱人應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請，并填寫《土地管理檔案復(fù)印/摘錄申請表》。申請表經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印或摘錄操作。復(fù)印或摘錄的檔案資料應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明用途。（二）非現(xiàn)場查閱（遠(yuǎn)程查閱）1.在確保檔案安全和保密的前提下，對于一些不涉及敏感信息且符合條件的檔案資料，可采用非現(xiàn)場查閱（遠(yuǎn)程查閱）方式。2.采用非現(xiàn)場查閱方式的，檔案管理部門應(yīng)與查閱人簽訂《土地管理檔案遠(yuǎn)程查閱保密協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及保密責(zé)任。3.檔案管理部門應(yīng)通過信息化手段，將查閱的檔案資料以安全加密的方式傳輸給查閱人，并限定查閱人的訪問權(quán)限和期限。查閱人應(yīng)按照協(xié)議要求妥善保管和使用檔案資料，不得進(jìn)行任何形式的傳播或泄露。五、檔案查閱期限與歸還（一）查閱期限1.查閱人應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的查閱期限使用檔案資料。一般情況下，現(xiàn)場查閱期限不得超過[X]個(gè)工作日；非現(xiàn)場查閱期限根據(jù)檔案資料的具體情況和保密要求確定，但最長不得超過[X]個(gè)工作日。2.如因特殊原因需要延長查閱期限，查閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。延長后的查閱期限不得超過規(guī)定的上限。（二）歸還要求1.查閱人在查閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)將所查閱的檔案資料歸還檔案管理部門。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案資料的數(shù)量和完整性，確保檔案資料完好無損。2.如發(fā)現(xiàn)檔案資料有遺失、損壞或涂改等情況，查閱人應(yīng)立即向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。檔案管理部門應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如進(jìn)行追查、修復(fù)或補(bǔ)充等。六、檔案利用限制與保密規(guī)定（一）利用限制1.查閱人必須嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的查閱范圍使用檔案資料，不得擅自擴(kuò)大查閱內(nèi)容或用于其他非批準(zhǔn)的用途。2.未經(jīng)本公司/組織書面同意，查閱人不得將檔案資料提供給第三方查閱或使用，不得在公開場合引用或披露檔案內(nèi)容。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的土地管理檔案，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)的規(guī)定，不得泄露相關(guān)信息。（二）保密規(guī)定1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對在檔案查閱過程中知悉的檔案內(nèi)容予以保密。不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。2.檔案管理部門應(yīng)采取必要的安全保密措施，如對檔案資料進(jìn)行加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限、設(shè)置查閱登記等，防止檔案信息泄露。3.查閱人在查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)妥善保管所接觸到的檔案內(nèi)容，不得在查閱場所以外的地方談?wù)摶騻鞑n案信息。如發(fā)現(xiàn)有檔案信息泄露的跡象，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立健全檔案查閱監(jiān)督機(jī)制，檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案查閱工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括查閱申請與審批的合規(guī)性、查閱方式與期限的執(zhí)行情況、檔案資料的歸還與保管情況、保密規(guī)定的落實(shí)情況等。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在問題，不斷完善檔案查閱管理制度。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等外部單位的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，如實(shí)提供檔案查閱情況和資料。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查意見，及時(shí)整改存在的問題，不斷提高檔案查閱管理水平。八、違規(guī)處理（一）對內(nèi)部查閱人的違規(guī)處理1.查閱人如違反本制度規(guī)定，擅自擴(kuò)大查閱范圍、泄露檔案信息、逾期不歸還檔案資料等，檔案管理部門應(yīng)視情節(jié)輕重給予警告、通報(bào)批評等處理。2.造成檔案資料遺失、損壞或嚴(yán)重影響公司/組織利益的，查閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并按照公司/組織相關(guān)規(guī)定給予紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。（二）對外部查閱人的違規(guī)處理1.外部查閱人如違反本制度規(guī)定或查閱批準(zhǔn)書及保密協(xié)議的約定，檔案管理部門有權(quán)立即終止其查閱權(quán)限，并要求其歸還已查閱的檔案資料。2.給本公司/組織造成損失的，外部查閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。同時(shí)，本公司/組織將視情節(jié)輕重決定是否向其上級主管部門或相關(guān)部門通報(bào)情況，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。（三）對檔案管理人員的違規(guī)處理檔案管理人員如違反保密規(guī)定或在檔案查閱管理工作中存在失職行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過、降職等處