PAGE企業(yè)人事檔案借出制度一、總則（一）目的為規(guī)范企業(yè)人事檔案的借出管理，確保人事檔案的安全與完整，維護員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本企業(yè)內(nèi)部各部門因工作需要借閱人事檔案的情況。（三）基本原則1.嚴格審批原則：人事檔案借出必須經(jīng)過嚴格的審批流程，確保借閱目的正當(dāng)、合理。2.安全保密原則：借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得泄露檔案內(nèi)容，確保檔案安全。3.限期歸還原則：明確規(guī)定借閱期限，借閱人員需按時歸還檔案。二、人事檔案借出的審批流程（一）借閱申請1.借閱部門應(yīng)填寫《人事檔案借閱申請表》，詳細注明借閱目的、借閱檔案名稱及份數(shù)、預(yù)計借閱期限等信息。2.申請表需由借閱部門負責(zé)人簽字確認，并加蓋部門公章。（二）審批環(huán)節(jié)1.申請表提交至人力資源部門，人力資源部門負責(zé)人對借閱申請進行初步審核，重點審查借閱目的是否符合工作需要、借閱期限是否合理等。2.對于涉及重要崗位人員或敏感信息的檔案借閱申請，人力資源部門負責(zé)人應(yīng)提交企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批通過后，人力資源部門在申請表上簽署審批意見，并注明批準(zhǔn)借閱期限。（三）特殊情況處理如遇緊急情況需要借閱人事檔案，借閱部門可先電話向人力資源部門說明情況，經(jīng)同意后可先行借閱，但事后需及時補辦完整的審批手續(xù)。三、人事檔案借出的登記與交接（一）登記手續(xù)1.人力資源部門根據(jù)審批通過的申請表，建立《人事檔案借出登記臺賬》，詳細記錄借閱部門、借閱人員、借閱檔案名稱及份數(shù)、借閱日期、預(yù)計歸還日期等信息。2.登記臺賬應(yīng)定期進行核對，確保記錄準(zhǔn)確無誤。（二）交接程序1.借閱人員憑審批通過的申請表到人力資源部門辦理檔案交接手續(xù)。2.人力資源部門檔案管理人員與借閱人員共同清點檔案份數(shù)，并在《人事檔案借出交接清單》上簽字確認。交接清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。3.檔案管理人員應(yīng)向借閱人員詳細說明檔案的保管要求和注意事項。四、人事檔案借出期間的保管要求（一）借閱人員責(zé)任1.借閱人員應(yīng)妥善保管借出的人事檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、抽取、撤換檔案材料。2.嚴禁在檔案上圈劃、批注、污損或拆毀檔案。3.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人員應(yīng)及時報告人力資源部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）保管環(huán)境要求1.借閱人員應(yīng)將檔案存放在安全、保密的地方，避免檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.不得將檔案存放在易燃、易爆、易腐蝕等危險環(huán)境中。（三）查閱限制1.借閱人員如需查閱檔案內(nèi)容，應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)進行，不得擅自延長查閱時間。2.查閱檔案時，應(yīng)嚴格遵守查閱范圍，不得查閱與借閱目的無關(guān)的檔案內(nèi)容。五、人事檔案的歸還與驗收（一）歸還期限1.借閱人員應(yīng)在批準(zhǔn)的借閱期限內(nèi)歸還人事檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向人力資源部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.如遇特殊情況無法按時歸還，借閱人員應(yīng)至少提前[X]個工作日向人力資源部門說明原因，并申請延長歸還期限。（二）歸還手續(xù)1.借閱人員歸還檔案時，應(yīng)確保檔案完整無損，并將檔案整理整齊。2.檔案管理人員與借閱人員再次共同清點檔案份數(shù)，核對無誤后，在《人事檔案借出交接清單》上簽字確認檔案已歸還。3.借閱人員應(yīng)在《人事檔案借出登記臺賬》上注明檔案實際歸還日期。（三）驗收內(nèi)容1.檔案管理人員對歸還的檔案進行驗收，檢查檔案是否有損壞、涂改、缺失等情況。2.核對檔案材料是否齊全，是否與借出時一致。3.如發(fā)現(xiàn)問題，檔案管理人員應(yīng)及時與借閱人員溝通，要求其限期整改或說明情況。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自借閱人事檔案。2.超出審批范圍查閱檔案內(nèi)容。3.擅自轉(zhuǎn)借、涂改、抽取、撤換檔案材料。4.未按時歸還檔案或未辦理延期手續(xù)。5.因保管不善導(dǎo)致檔案損壞、丟失。（二）處理措施1.對于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的借閱人員，人力資源部門將給予警告，并要求其作出書面檢討。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的借閱人員，企業(yè)將視情況給予通報批評、扣發(fā)績效獎金、解除勞動合同等處理措施。3.因違規(guī)行為給企業(yè)或員工造成損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門負責(zé)定期對人事檔案借出情況進行檢查，包括查閱登記臺賬、核對交接清單、檢查檔案完整性等。2.如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時進行整改，并對相關(guān)責(zé)任人進行處理。（二）審計監(jiān)督企業(yè)內(nèi)部審計部門有權(quán)對人事檔案借出制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查是否存在違規(guī)操作、管理漏洞等問題。（三）外部監(jiān)督如遇上級主管部門、政府相關(guān)部門等對企業(yè)人事檔案管理情況進行檢查時，企業(yè)應(yīng)積極配合，如實提供相關(guān)資料和信息