PAGE單位檔案編碼管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化，確保檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性和可追溯性，提高檔案利用效率，特制定本單位檔案編碼管理制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部各部門形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.唯一性原則：每個(gè)檔案編碼在單位內(nèi)部具有唯一標(biāo)識(shí)，避免編碼重復(fù)。2.系統(tǒng)性原則：編碼應(yīng)體現(xiàn)檔案的分類體系和層次結(jié)構(gòu)，便于管理和查詢。3.穩(wěn)定性原則：編碼一經(jīng)確定，應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，不宜頻繁變動(dòng)。4.擴(kuò)展性原則：編碼應(yīng)預(yù)留一定的擴(kuò)展空間，以適應(yīng)未來檔案數(shù)量的增加和管理需求的變化。二、檔案編碼體系（一）編碼結(jié)構(gòu)檔案編碼采用層次碼結(jié)構(gòu)，由檔案分類代碼、年度代碼、流水號(hào)三部分組成，各部分之間用“”分隔。具體結(jié)構(gòu)如下：[檔案分類代碼][年度代碼][流水號(hào)]（二）檔案分類代碼1.文書檔案：采用《歸檔文件整理規(guī)則》中的分類方法，按照年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限進(jìn)行分類，分類代碼如下：黨群工作類：DQ行政管理類：XZ業(yè)務(wù)管理類：YW生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類：SC財(cái)務(wù)管理類：CW人事管理類：RS其他類：QT2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)進(jìn)行分類，分類代碼根據(jù)具體情況另行制定。3.人事檔案：按照檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，分類代碼如下：履歷材料：LR自傳材料：ZZ鑒定、考核、考察材料：JD學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料：XL政審材料：ZS黨團(tuán)材料：DT獎(jiǎng)勵(lì)材料：JL處分材料：CF工資、任免、出國(guó)（境）等材料：GZ4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等進(jìn)行分類，分類代碼如下：會(huì)計(jì)憑證類：KZ會(huì)計(jì)賬簿類：ZB財(cái)務(wù)報(bào)告類：BG其他類：QT5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，分類代碼根據(jù)具體業(yè)務(wù)另行制定。（三）年度代碼采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”表示2023年形成的檔案。（四）流水號(hào)流水號(hào)為阿拉伯?dāng)?shù)字，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定。同一類檔案在同一年度內(nèi)從“001”開始依次編號(hào)。三、檔案編碼的分配與使用（一）編碼分配1.檔案形成部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類，并按照本制度規(guī)定的編碼結(jié)構(gòu)編制檔案編碼。2.檔案管理部門對(duì)各部門提交的檔案編碼進(jìn)行審核，確保編碼的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。審核通過后，檔案管理部門將編碼分配給相應(yīng)的檔案，并建立檔案編碼與檔案實(shí)體的對(duì)應(yīng)關(guān)系。（二）編碼使用1.檔案管理人員在檔案整理、編目、上架、檢索、利用等過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照分配的檔案編碼進(jìn)行操作，確保檔案信息的一致性和準(zhǔn)確性。2.檔案編碼應(yīng)標(biāo)注在檔案的封面、目錄、盒脊等顯著位置，以便于識(shí)別和查找。3.在檔案的電子管理系統(tǒng)中，應(yīng)建立檔案編碼與電子文件的關(guān)聯(lián)，確保電子文件的檢索和利用與紙質(zhì)檔案保持一致。四、檔案編碼的維護(hù)與更新（一）維護(hù)原則1.檔案編碼的維護(hù)應(yīng)遵循“誰管理、誰負(fù)責(zé)”的原則，確保編碼的準(zhǔn)確性和完整性。2.維護(hù)工作應(yīng)及時(shí)、有效進(jìn)行，避免因編碼錯(cuò)誤或不完整影響檔案管理工作的正常開展。（二）維護(hù)內(nèi)容1.定期對(duì)檔案編碼進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)編碼重復(fù)、錯(cuò)誤或不規(guī)范的情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和糾正。2.隨著檔案數(shù)量的增加和管理需求的變化，如檔案分類體系調(diào)整、年度更新等，應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案編碼進(jìn)行相應(yīng)的維護(hù)和更新。3.對(duì)檔案實(shí)體的變動(dòng)，如檔案的銷毀、移交、合并等，應(yīng)及時(shí)調(diào)整檔案編碼，并確保相關(guān)記錄的準(zhǔn)確性。（三）更新流程1.檔案管理部門根據(jù)檔案維護(hù)的需要提出編碼更新方案，報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，檔案管理部門組織實(shí)施編碼更新工作，包括對(duì)相關(guān)檔案的重新編號(hào)、系統(tǒng)數(shù)據(jù)的更新以及對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)等。3.編碼更新完成后，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行全面的檢查和驗(yàn)證，確保更新后的編碼符合本制度要求，并能正常應(yīng)用于檔案管理工作。五、檔案編碼的安全與保密（一）安全管理1.檔案編碼是單位檔案信息的重要組成部分，應(yīng)采取必要的安全措施進(jìn)行保護(hù)，防止編碼信息泄露、篡改或丟失。2.檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案編碼相關(guān)的資料和記錄，如編碼分配表、維護(hù)記錄等，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和使用。3.在檔案編碼的電子管理系統(tǒng)中，應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員才能進(jìn)行編碼的查詢、修改等操作。（二）保密措施1.檔案編碼涉及單位的敏感信息，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得將編碼信息泄露給無關(guān)人員。2.在對(duì)外提供檔案服務(wù)或與外部單位進(jìn)行檔案交換時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定對(duì)檔案編碼進(jìn)行處理，確保不泄露單位的核心信息。3.對(duì)違反檔案編碼安全與保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案編碼的查詢與利用（一）查詢方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案利用者的需求，提供多種查詢方式，如按檔案編碼查詢、按檔案題名查詢、按檔案形成時(shí)間查詢等。2.在檔案管理系統(tǒng)中，應(yīng)建立便捷的查詢界面，方便利用者輸入查詢條件進(jìn)行檢索。同時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)提供詳細(xì)的查詢結(jié)果列表，包括檔案編碼、題名、形成時(shí)間、保管期限等信息。3.對(duì)于紙質(zhì)檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的查詢要求，通過檔案目錄或索引進(jìn)行查找，并及時(shí)提供相應(yīng)的檔案。（二）利用規(guī)定1.單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案編碼或題名等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，為利用者提供相應(yīng)的檔案，并在查閱過程中進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.涉及單位機(jī)密或重要信息的檔案，查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行操作，限制查閱范圍和使用方式。利用者如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)另行申請(qǐng)并經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)。4.外部單位因工作需要查閱單位檔案時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和單位的對(duì)外檔案利