PAGE小學(xué)檔案安全管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)小學(xué)檔案安全管理，確保檔案的完整與安全，維護(hù)學(xué)校正常教育教學(xué)秩序，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門(mén)及全體教職員工在檔案收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的安全管理工作。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全置于首位，采取有效措施預(yù)防各類安全事故發(fā)生。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化安全意識(shí)，建立健全安全防范機(jī)制，做到防患于未然。3.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法依規(guī)開(kāi)展檔案安全管理工作。二、檔案管理職責(zé)分工（一）學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立以校長(zhǎng)為組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，全面領(lǐng)導(dǎo)學(xué)校檔案安全管理工作。負(fù)責(zé)制定檔案安全管理政策、規(guī)劃，協(xié)調(diào)解決檔案安全管理工作中的重大問(wèn)題。（二）檔案管理部門(mén)學(xué)校設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專業(yè)檔案管理人員。檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、利用等工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全管理制度，確保檔案安全。（三）各部門(mén)職責(zé)各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理，并定期移交至學(xué)校檔案管理部門(mén)。同時(shí)，配合檔案管理部門(mén)做好檔案安全管理相關(guān)工作，明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案安全的日常監(jiān)督。三、檔案收集與整理安全（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.收集過(guò)程中，要確保材料的真實(shí)性、完整性，不得遺漏重要文件。對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，保證電子檔案的可讀性和可利用性。（二）整理規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、編目。2.整理過(guò)程中，要注意保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，便于保管和利用。對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。四、檔案保管安全（一）保管場(chǎng)所1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)遠(yuǎn)離易燃、易爆場(chǎng)所，與食堂、衛(wèi)生間等保持一定距離，確保環(huán)境安全。（二）庫(kù)房設(shè)施1.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保其性能良好。2.安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備，監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)覆蓋檔案庫(kù)房及周邊區(qū)域，保存監(jiān)控記錄不少于30天。3.配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將庫(kù)房溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。4.放置防蟲(chóng)、防鼠藥品和器材，定期進(jìn)行檢查和更換。（三）檔案裝具1.選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具，確保其堅(jiān)固耐用，能夠有效保護(hù)檔案。2.對(duì)檔案裝具進(jìn)行編號(hào)，便于管理和查找檔案。（四）檔案存放1.按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行有序存放，便于查找和利用。2.對(duì)于珍貴檔案、易損檔案，應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。五、檔案利用安全（一）利用申請(qǐng)1.本校教職員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員查閱本校檔案，須持有單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱規(guī)定1.檔案管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員必須嚴(yán)格遵守查閱紀(jì)律，不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案。2.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)印件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤后，加蓋檔案管理部門(mén)印章。3.查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙、使用明火，不得在檔案上圈劃、批注、污損。（三）歸還要求查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員要認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量、完整性等，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。六、檔案數(shù)字化安全（一）數(shù)字化流程安全1.檔案數(shù)字化工作應(yīng)在符合安全要求的場(chǎng)所進(jìn)行，配備必要的安全設(shè)備，如防火墻、防病毒軟件等。2.數(shù)字化操作人員應(yīng)經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，熟悉數(shù)字化流程和安全規(guī)范，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。3.在數(shù)字化過(guò)程中，要對(duì)檔案原件進(jìn)行妥善保護(hù)，避免造成損壞。同時(shí)，對(duì)數(shù)字化數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置。（二）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與傳輸安全1.數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。2.在數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中，應(yīng)采取加密措施，防止數(shù)據(jù)泄露。同時(shí)，要對(duì)傳輸過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，確保傳輸安全。七、檔案安全檢查與隱患整改（一）定期檢查1.學(xué)校檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案安全狀況進(jìn)行檢查，每月至少進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案庫(kù)房設(shè)施、檔案裝具、檔案實(shí)體等方面的安全情況。2.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)每周對(duì)本部門(mén)檔案安全進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告安全隱患。（二）專項(xiàng)檢查1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)要求和學(xué)校實(shí)際情況，適時(shí)開(kāi)展檔案安全專項(xiàng)檢查，如消防安全專項(xiàng)檢查、檔案數(shù)字化安全專項(xiàng)檢查等。2.專項(xiàng)檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查內(nèi)容、方法和標(biāo)準(zhǔn)，確保檢查工作的針對(duì)性和有效性。（三）隱患整改1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時(shí)下達(dá)《檔案安全隱患整改通知書(shū)》，明確整改責(zé)任部門(mén)、整改期限和整改要求。2.整改責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照要求認(rèn)真進(jìn)行整改，及時(shí)反饋整改情況。檔案管理部門(mén)要對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保隱患得到徹底消除。八、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定學(xué)校應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、處置措施等內(nèi)容。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練和修訂，確保其科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。（二）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，迅速組織人員進(jìn)行搶險(xiǎn)救援，保護(hù)檔案安全。2.及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告事故情況，配合有關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查處理。3.對(duì)受損檔案進(jìn)行搶救和修復(fù)，盡可能減少損失。同時(shí)，對(duì)事故原因進(jìn)行分析總結(jié)，并采取相應(yīng)的防范措施，防止類似事故再次發(fā)生。九、檔案安全培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃學(xué)校應(yīng)制定檔案安全培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織檔案管理人員、各部門(mén)兼職檔案員及相關(guān)教職員工參加檔案安全培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案安全法律法規(guī)、安全管理制度、安全操作技能等。（二）培訓(xùn)方式1.采用集中培訓(xùn)、專題講座、現(xiàn)場(chǎng)演示等多種方式進(jìn)行培訓(xùn)，提高培訓(xùn)效果。2.鼓勵(lì)檔案管理人員參加上級(jí)主管部門(mén)組織的檔案安全培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流活動(dòng)，不斷提升業(yè)務(wù)水平。（三）教育宣傳1.通過(guò)學(xué)校內(nèi)部刊物、宣傳欄、校園網(wǎng)等渠道，廣泛宣傳檔案安全知識(shí)，增強(qiáng)全體教職員工的檔案安全意識(shí)。2.結(jié)合檔案安全事故案例，開(kāi)展警示教育，使教職員工深刻認(rèn)識(shí)檔案安全