PAGE科室檔案自營管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)科室檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于科室內(nèi)部所有檔案的管理工作，包括但不限于文件、資料、記錄、圖表、電子數(shù)據(jù)等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：科室檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，如實反映科室工作的實際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及科室機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）科室負(fù)責(zé)人1.負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督科室檔案管理工作，確保檔案管理工作符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.審批檔案管理工作計劃、制度和重要檔案的銷毀等事項。（二）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)科室檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用等工作。2.建立健全檔案管理制度和工作流程，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等處理，編制檔案檢索工具，提高檔案查詢效率。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期檢查檔案保管情況，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定向醫(yī)院檔案管理部門移交檔案。（三）各崗位工作人員1.負(fù)責(zé)及時將工作中形成的各類文件、資料、記錄等交予檔案管理人員歸檔。2.協(xié)助檔案管理人員做好檔案的整理、核對等工作，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級部門下發(fā)的與科室工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.科室制定的工作計劃、總結(jié)、報告、規(guī)章制度等。3.醫(yī)療業(yè)務(wù)活動中形成的病歷、檢查報告、治療記錄、手術(shù)記錄等。4.科研項目相關(guān)的立項申請書、研究報告、論文發(fā)表等資料。5.設(shè)備采購、維護(hù)、維修等方面的文件和記錄。6.人員招聘、培訓(xùn)、考核、晉升等人事檔案材料。7.財務(wù)報表、預(yù)算、決算等財務(wù)檔案。8.其他與科室工作有關(guān)的各類文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各崗位工作人員應(yīng)及時將工作中形成的檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、完整、清晰，不得涂改、偽造。3.對收集到的檔案材料進(jìn)行初步整理，剔除無關(guān)的材料，確保材料的有效性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)類、科研教學(xué)類及其他類等類別。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂：對紙張較多的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.檔案管理人員應(yīng)定期對收集整理好的檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案及時歸入相應(yīng)的檔案類別和保管期限。2.歸檔時應(yīng)填寫檔案歸檔登記表，注明檔案名稱、編號、日期、歸檔人等信息。（二）保管期限1.永久保管：涉及科室重要權(quán)益、具有長期查考利用價值的檔案，如重大醫(yī)療事故記錄、重要科研成果檔案及長期有效的規(guī)章制度等。2.定期保管：30年：一般醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案、重要設(shè)備檔案等。10年：一般性文件、短期有效的規(guī)章制度等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫房，配備檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。2.電子檔案：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類存儲，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，分別存放于不同地點。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜范圍內(nèi)。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如檔案發(fā)霉、蟲蛀、破損等情況，應(yīng)采取相應(yīng)的修復(fù)措施。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員離開庫房時應(yīng)確保門窗關(guān)閉、電源切斷。4.對電子檔案的訪問應(yīng)進(jìn)行權(quán)限控制，防止電子檔案被非法篡改或刪除。五、檔案的利用（一）利用范圍1.科室內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.醫(yī)院其他部門因工作需要查閱相關(guān)檔案，但應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱檔案，須經(jīng)科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱，并做好查閱記錄，包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案，歸還檔案時應(yīng)確保檔案完好無損。（三）利用登記1.建立檔案利用登記臺賬，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.利用登記臺賬應(yīng)包括利用日期、利用者姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及編號、歸還日期等內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.成立檔案鑒定小組，由科室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定工作。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。（二）銷毀1.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核，科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如紙質(zhì)檔案可采用焚燒或粉碎等方式，電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并做好銷毀記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀人等信息。4.檔案銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查考。七、檔案管理信息化建設(shè)（一）建立檔案管理系統(tǒng)1.利用信息技術(shù)手段，建立科室檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。（二）數(shù)據(jù)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并分別存放于不同地點。（三）人員培訓(xùn)1.組織科室工作人員參加檔案管理信息化培訓(xùn)，提高其對檔案管理系統(tǒng)的操作技能和信息化管理意識。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案管理系統(tǒng)的功能介紹、操作流程、數(shù)據(jù)安全等方面的知識。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.科室負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度的要求。2.醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)不定期對科室檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價機(jī)制，對檔案管理人員的工作進(jìn)行考核評價。2.考核評