PAGE查崗檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司管理，規(guī)范查崗行為，確保公司各項工作的正常開展，提高工作效率，保障公司利益，特制定本查崗檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及公司各項工作涉及的查崗活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保查崗活動合法合規(guī)。2.客觀公正原則：查崗過程應客觀真實，結(jié)果公正公平，不受任何主觀因素干擾。3.保密性原則：對查崗過程中涉及的信息嚴格保密，不得泄露給無關(guān)人員。4.教育與懲戒相結(jié)合原則：通過查崗發(fā)現(xiàn)問題，及時進行教育引導，對違規(guī)行為予以相應懲戒。二、查崗檔案管理職責（一）管理部門公司行政管理部門負責查崗檔案的統(tǒng)一管理工作，包括檔案的建立、整理、保管、查閱、銷毀等。（二）相關(guān)部門及人員職責1.各部門負責人：負責本部門查崗工作的組織實施，配合行政管理部門做好查崗檔案的相關(guān)工作。2.查崗人員：按照規(guī)定的程序和要求進行查崗，如實記錄查崗情況，并及時提交查崗報告。3.被查崗人員：應積極配合查崗工作，如實提供相關(guān)信息和資料。三、查崗檔案的建立（一）查崗計劃制定行政管理部門應根據(jù)公司管理需要，定期制定查崗計劃，明確查崗的范圍、時間、方式等。查崗計劃應提前通知相關(guān)部門和人員。（二）查崗記錄1.查崗人員在查崗過程中，應詳細記錄查崗時間、地點、人員、查崗內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。查崗記錄應采用書面形式，并由查崗人員簽字確認。2.對于現(xiàn)場查崗，查崗人員可采用拍照、錄像等方式進行記錄，作為查崗檔案的補充材料。（三）查崗報告查崗結(jié)束后，查崗人員應及時撰寫查崗報告，報告內(nèi)容應包括查崗基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題、原因分析、處理建議等。查崗報告應經(jīng)查崗人員所在部門負責人審核后提交行政管理部門。（四）檔案整理與歸檔行政管理部門收到查崗報告后，應及時對查崗檔案進行整理。整理內(nèi)容包括查崗計劃、查崗記錄、查崗報告、相關(guān)證明材料等。整理后的查崗檔案應按照時間順序、類別等進行分類歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案。四、查崗檔案的保管（一）保管期限查崗檔案的保管期限根據(jù)實際情況確定，一般為[X]年。對于涉及重要事項或存在法律糾紛的查崗檔案，應適當延長保管期限。（二）保管方式1.紙質(zhì)查崗檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和保管期限進行分類存放，確保檔案存放有序，便于查閱。2.電子查崗檔案應存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應存放在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管要求1.檔案保管場所應保持清潔、干燥、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.定期對查崗檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于損壞或丟失的檔案，應及時進行修復或補充。五、查崗檔案的查閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱查崗檔案，需填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到行政管理部門查閱。查閱申請表應注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等。2.外部單位或人員查閱查崗檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，由行政管理部門安排專人陪同查閱。查閱過程中，查閱人員不得擅自摘抄、復制、拍照等。（二）查閱程序1.查閱人員應在行政管理部門指定的地點查閱檔案，查閱時間應按照批準的時間執(zhí)行。2.查閱人員查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改亂畫、污損或抽取、撤換檔案材料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應及時將檔案歸還行政管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認。六、查崗檔案的借閱（一）借閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要借閱查崗檔案，需填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和行政管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱申請表應注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等。（二）借閱程序1.借閱人員應持批準后的借閱申請表到行政管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。2.借閱人員應對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。3.借閱人員應按照規(guī)定的時間歸還檔案，如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。七、查崗檔案的保密（一）保密措施1.行政管理部門應建立健全查崗檔案保密制度，明確保密責任，加強對檔案管理人員的保密教育。2.對涉及公司機密、商業(yè)秘密等重要信息的查崗檔案，應采取加密存儲、限制訪問等措施，確保信息安全。3.檔案管理人員在查閱、整理、保管檔案過程中，應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）違規(guī)處理對于違反查崗檔案保密規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。八、查崗檔案的銷毀（一）銷毀條件查崗檔案保管期滿，經(jīng)行政管理部門審核，確無保存價值的，可按照規(guī)定進行銷毀。（二）銷毀程序1.行政管理部門應編制查崗檔案銷毀清單，注明檔案名稱、保管期限、銷毀原因等。銷毀清單應經(jīng)行政管理部門負責人審核后報公司分管領(lǐng)導批準。2.銷毀查崗檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應在銷毀清單上簽字確認。3.銷毀后的查崗檔案應在檔案管理系統(tǒng)中進行注銷