PAGE我國(guó)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，為公司/組織各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則應(yīng)全面收集、整理公司/組織工作活動(dòng)中形成的各類檔案資料，保證檔案的齊全完整，避免遺漏重要信息。4.保密性原則對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率，為公司/組織的決策、業(yè)務(wù)開展等提供及時(shí)有效的支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集負(fù)責(zé)定期收集公司/組織各部門產(chǎn)生的檔案資料，督促各部門及時(shí)移交應(yīng)歸檔的文件材料，確保檔案收集的完整性和及時(shí)性。2.檔案整理按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，使檔案有序排列，便于查找和管理。3.檔案保管負(fù)責(zé)檔案的安全保管，提供適宜的保管環(huán)境，確保檔案不受損壞、丟失、變質(zhì)等。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.檔案鑒定根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后對(duì)失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。5.檔案統(tǒng)計(jì)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.檔案利用負(fù)責(zé)辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和跟蹤，確保檔案的合理使用。7.檔案信息化管理推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、檢索等工作，提高檔案管理的效率和水平。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步分類工作，確保本部門檔案資料的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案資料移交至檔案管理部門。3.在日常工作中，協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時(shí)提供所需檔案資料。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類包括公司/組織的各類行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照等。2.業(yè)務(wù)管理類根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營(yíng)銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等各類業(yè)務(wù)檔案，記錄業(yè)務(wù)活動(dòng)的過(guò)程和結(jié)果。3.項(xiàng)目檔案類針對(duì)公司/組織開展的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等各個(gè)階段形成的數(shù)據(jù)、文件、圖紙等檔案資料。4.科技研發(fā)類涵蓋公司/組織的科研項(xiàng)目、技術(shù)創(chuàng)新成果、專利申請(qǐng)等相關(guān)檔案，反映科技研發(fā)工作的進(jìn)展和成果。5.聲像檔案類包括照片、錄音、錄像等聲像資料，直觀記錄公司/組織的重要活動(dòng)、工作場(chǎng)景等。6.電子檔案類以電子形式存儲(chǔ)的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等檔案資料，如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份等。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用層次編碼法，由類別代碼、年度代碼、流水號(hào)組成。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類，用大寫字母表示各類檔案的類別，如“XZ”表示行政管理類，“YW”表示業(yè)務(wù)管理類等。3.年度代碼：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案形成的年度，如“2023”。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用五位阿拉伯?dāng)?shù)字依次編號(hào)，如“00001”。5.示例：一份行政管理類檔案，形成于2023年，其編號(hào)為“XZ202300001”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)形成和積累。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的檔案資料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集整理，確保檔案的時(shí)效性。（二）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊美觀，便于保管和查閱。對(duì)于不宜裝訂的檔案，如圖紙、照片等，應(yīng)進(jìn)行妥善整理和存放。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行合理排列。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管保管期限為16年至50年的檔案，主要是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案。3.短期保管保管期限為1年至15年的檔案，主要是反映公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有參考價(jià)值的檔案。（三）檔案保管措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全性和可恢復(fù)性。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。4.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，定期進(jìn)行消毒，防止蟲害滋生。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值等，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見。3.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）銷毀程序1.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確定失去保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊(cè)上注明銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。七、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱檔案。外部單位因特殊原因需要查閱、借閱檔案的，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱/借閱申請(qǐng)表，注明查閱/借閱的檔案名稱、用途、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案，并對(duì)查閱、借閱情況進(jìn)行登記，記錄查閱/借閱人姓名、部門、日期、檔案名稱等信息。3.外部單位查閱、借閱檔案，須提交查閱/借閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱/借閱的目的、范圍、期限等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門與申請(qǐng)單位簽訂檔案查閱/借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并按照協(xié)議辦理查閱/借閱手續(xù)。（三）利用限制1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。2.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等操作，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入檔案管理人員可通過(guò)信息系統(tǒng)錄入檔案的基本信息，如編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等，同時(shí)上傳數(shù)字化檔案圖像。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、檔案編號(hào)、日期等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，提高借閱工作效率。4.統(tǒng)計(jì)分析對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.建立完善的數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。2.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問(wèn)題。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司/組織建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容及方式1.檢查內(nèi)容包括檔案管理機(jī)構(gòu)及人員職責(zé)履行情況、檔案收集與整理情況、檔案保管與安全