PAGE銀行人事檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)銀行人事檔案管理，確保人事檔案信息的安全與保密，維護(hù)銀行及員工的合法權(quán)益，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于銀行全體員工以及因工作需要接觸人事檔案的外部人員（如合作單位、審計機(jī)構(gòu)等）。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及銀行內(nèi)部的各項規(guī)章制度，確保人事檔案保密工作合法合規(guī)。2.安全第一原則：將人事檔案信息的安全放在首位，采取有效措施防止信息泄露、篡改和丟失。3.最小化接觸原則：嚴(yán)格限定能夠接觸人事檔案的人員范圍，僅允許因工作需要的相關(guān)人員在必要的情況下接觸，確保接觸范圍最小化。4.保密責(zé)任制原則：明確各部門和人員在人事檔案保密工作中的職責(zé)，實行保密工作責(zé)任制，對違反保密制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅追究。二、人事檔案的定義與范圍（一）定義人事檔案是銀行在人力資源管理活動中形成的，記錄員工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、獎懲情況等內(nèi)容的文件材料，是考察員工、選拔任用、辦理退休等工作的重要依據(jù)。（二）范圍1.員工基本信息檔案：包括員工的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、學(xué)位、專業(yè)、畢業(yè)院校、參加工作時間、入職時間、勞動合同期限等。2.工作經(jīng)歷檔案：記錄員工在銀行及其他單位的工作經(jīng)歷，包括工作崗位、任職時間、工作職責(zé)、工作業(yè)績等。3.考核評價檔案：涵蓋員工年度考核、季度考核、專項考核等各類考核評價結(jié)果，以及領(lǐng)導(dǎo)評價、同事評價、客戶評價等相關(guān)材料。4.培訓(xùn)檔案：包括員工參加各類培訓(xùn)的記錄，如培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)成績等。5.薪酬福利檔案：涉及員工的工資、獎金、津貼、補(bǔ)貼、福利等相關(guān)信息。6.獎懲檔案：記錄員工獲得的獎勵和受到的處罰情況，包括獎勵名稱、獎勵時間、處罰原因、處罰方式等。7.勞動合同檔案：員工與銀行簽訂的勞動合同文本及相關(guān)續(xù)簽、解除、終止等手續(xù)材料。8.其他檔案：如員工的健康檔案、職業(yè)資格證書檔案、個人重要成果檔案等與員工個人相關(guān)的各類文件材料。三、人事檔案管理部門及職責(zé)（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)人事檔案的集中管理，建立健全人事檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)收集、整理、鑒別、歸檔員工的人事檔案材料，確保檔案內(nèi)容真實、完整、規(guī)范。3.按照規(guī)定對人事檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂，妥善保管人事檔案，保證檔案的安全與保密。4.辦理人事檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等手續(xù)，嚴(yán)格控制檔案的流向。5.定期對人事檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。6.對涉及人事檔案保密工作的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查處理，并及時向上級報告。（二）檔案管理人員1.嚴(yán)格遵守人事檔案保密制度，負(fù)責(zé)具體的檔案管理操作，確保檔案不丟失、不損壞、不泄露。2.做好檔案庫房的安全防范工作，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備。3.按照檔案管理規(guī)定對檔案進(jìn)行日常維護(hù)，如整理、裝訂、編目等，保證檔案的整潔和有序。4.協(xié)助人力資源部門辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)，對查閱、借閱情況進(jìn)行登記和跟蹤。5.及時向人力資源部門反饋檔案管理中發(fā)現(xiàn)的問題，提出改進(jìn)建議。（三）其他相關(guān)部門1.在各自職責(zé)范圍內(nèi)，負(fù)責(zé)產(chǎn)生和收集與員工相關(guān)的人事檔案材料，并及時移交人力資源部門。2.配合人力資源部門做好人事檔案的管理工作，如提供相關(guān)證明材料、協(xié)助核實檔案信息等。3.對本部門涉及人事檔案的工作進(jìn)行保密管理，防止信息泄露。四、人事檔案的收集與整理（一）收集1.人力資源部門定期向各部門發(fā)出人事檔案材料收集通知，明確收集的范圍、內(nèi)容和時間要求。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門員工的檔案材料，確保材料真實、完整、及時。3.涉及員工晉升、調(diào)動、獎懲等情況的部門，應(yīng)在相關(guān)事項發(fā)生后的規(guī)定時間內(nèi)，將有關(guān)材料移交人力資源部門。4.員工個人應(yīng)如實提供本人相關(guān)檔案材料，并對材料的真實性負(fù)責(zé)。（二）整理1.人力資源部門收到檔案材料后，由檔案管理人員按照檔案管理的要求進(jìn)行整理。2.對收集到的材料進(jìn)行鑒別，剔除不符合歸檔要求的材料，如重復(fù)、虛假、無關(guān)的材料等。3.按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類，如基本信息、工作經(jīng)歷、考核評價等，并分別進(jìn)行編號和裝訂。4.編制檔案目錄，清晰記錄檔案中每份材料的名稱、日期、頁碼等信息，便于查閱和管理。5.對整理好的人事檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保檔案內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范、裝訂整齊。五、人事檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的人事檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的安全防護(hù)條件，符合防火、防潮、防蟲、防盜等要求。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在適宜范圍（一般為14℃24℃），相對濕度控制在45%60%。（二）保管方式1.人事檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。2.建立電子人事檔案管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案中的關(guān)鍵信息進(jìn)行數(shù)字化錄入，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲和管理。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并分別存儲于不同的介質(zhì)和地點，防止數(shù)據(jù)丟失。3.定期對紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行清查核對，確保兩者內(nèi)容一致，如有差異應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。（三）檔案安全管理1.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。2.檔案管理人員離開庫房時，應(yīng)確保門窗關(guān)閉，切斷電源，檢查安全設(shè)施是否正常。3.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。如遇火災(zāi)、水災(zāi)等緊急情況，應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案采取措施，保護(hù)檔案安全。4.對檔案庫房的安全設(shè)施進(jìn)行定期維護(hù)和更新，確保其有效性。六、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱人事檔案的，應(yīng)填寫《人事檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱的目的、內(nèi)容、范圍等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將申請表提交人力資源部門審核，人力資源部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱事由進(jìn)行審批，必要時可報銀行分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱人員到檔案庫房進(jìn)行查閱。查閱人員只能在規(guī)定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或進(jìn)行拍照、復(fù)印、摘錄等操作。4.查閱過程中，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、圈劃檔案內(nèi)容。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱人事檔案的，應(yīng)填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱的理由、期限、用途等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字同意，必要時需報銀行分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍，不得在檔案上進(jìn)行任何標(biāo)記或涂改。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。（三）查閱與借閱記錄1.檔案管理人員應(yīng)對人事檔案的查閱和借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱或借閱的時間、人員、內(nèi)容、審批情況、歸還時間等。2.查閱和借閱記錄應(yīng)妥善保存，保存期限為[X]年，以備日后查詢和審計。七、人事檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.員工離職、調(diào)動、退休等原因需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)后，由人力資源部門負(fù)責(zé)檔案的轉(zhuǎn)遞。2.轉(zhuǎn)遞人事檔案應(yīng)確保檔案內(nèi)容完整、真實，符合接收單位的要求。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.人力資源部門填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，詳細(xì)注明檔案轉(zhuǎn)遞的原因、接收單位名稱、地址、聯(lián)系人及聯(lián)系電話等信息。2.將《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》與檔案材料一并封裝，并在封口處加蓋騎縫章。3.通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞給接收單位，并要求接收單位在《人事檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字蓋章后及時返回。4.對檔案轉(zhuǎn)遞情況進(jìn)行跟蹤，確保檔案安全、及時送達(dá)接收單位。如遇特殊情況導(dǎo)致檔案轉(zhuǎn)遞延誤或出現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并采取措施解決。（三）轉(zhuǎn)遞記錄1.建立人事檔案轉(zhuǎn)遞記錄臺賬，詳細(xì)記錄檔案轉(zhuǎn)遞的日期、轉(zhuǎn)遞單號、接收單位名稱、轉(zhuǎn)遞原因、檔案內(nèi)容清單等信息。2.轉(zhuǎn)遞記錄臺賬應(yīng)妥善保存，保存期限為[X]年，以便查詢和核對。八、保密措施與要求（一）人員培訓(xùn)1.定期組織銀行員工參加人事檔案保密知識培訓(xùn)，提高員工的保密意識和技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、銀行人事檔案保密制度、檔案管理操作規(guī)范等。2.對新入職員工進(jìn)行專門的人事檔案保密培訓(xùn)，使其在入職初期就了解并遵守保密制度。3.針對涉及人事檔案管理的關(guān)鍵崗位人員，如檔案管理人員、人力資源部門相關(guān)工作人員等，進(jìn)行重點培訓(xùn)，強(qiáng)化其保密責(zé)任意識。（二）信息安全技術(shù)措施1.在電子人事檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限管理，根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，分配不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)檔案信息。2.對電子人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲，采用安全可靠的加密算法，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。同時，定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲于不同的物理位置，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失情況。3.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)攻擊，保障人事檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。（三）保密協(xié)議與承諾1.與接觸人事檔案的員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在人事檔案保密方面的權(quán)利和義務(wù)，以及違反保密協(xié)議應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任。保密協(xié)議應(yīng)涵蓋保密范圍、保密期限、違約責(zé)任等主要內(nèi)容。2.在新員工入職時，要求其簽署《人事檔案保密承諾書》，承諾遵守銀行人事檔案保密制度，保守檔案信息秘密，并對違反承諾的行為負(fù)責(zé)。3.定期對員工的保密協(xié)議和承諾書進(jìn)行檢查和更新，確保其有效性和完整性。（四）監(jiān)督與檢查1.人力資源部門定期對人事檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理部門的工作流程是否規(guī)范、檔案查閱借閱手續(xù)是否齊全、檔案保管是否安全等。2.設(shè)立專門的保密監(jiān)督崗位或指定專人負(fù)責(zé)對人事檔案保密工作進(jìn)行日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.對違反人事檔案保密制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅查處，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分或法律追究。同時，對發(fā)現(xiàn)的保密制度漏洞和不足之處，及時進(jìn)行修訂和完善。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱、借閱人事檔案的。2.擅自將人事檔案帶出規(guī)定場所或轉(zhuǎn)借他人的。3.在人事檔案上進(jìn)行涂改、圈劃、偽造、損毀等行為的。4.泄露人事檔案內(nèi)容，給銀行或員工造成不良影響或損失的。5.違反人事檔案收集、整理、保管、轉(zhuǎn)遞等工作流程，導(dǎo)致檔案信息不準(zhǔn)確、不完整或丟失的。6.其他違反人事檔案保密制度的行為。（二）處理措施1.對于輕微違規(guī)行為，如未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱檔案但未造成檔案信息泄露或其他嚴(yán)重后果的，給予警告處分，并要求其立即改正。同時，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育，加強(qiáng)保密意識培訓(xùn)。2.對于一般違規(guī)行為，如擅自將檔案帶出規(guī)定場所或轉(zhuǎn)借他人，未造成檔案損壞或信息泄露的，給予記過處分，并責(zé)令其采取措施挽回影響。同時，對違規(guī)行為進(jìn)行內(nèi)部通報，以起到警示作用。3.對于嚴(yán)重違規(guī)行為，如泄露人事檔案內(nèi)容、在檔案上進(jìn)行偽造或損毀等，給予降職、撤職等處分，并依法追究其法律責(zé)任。同時，對因違規(guī)行為給銀行或員工造成的經(jīng)濟(jì)損失，要求其進(jìn)行賠償。4.對于因違反人事檔案保密制度導(dǎo)致銀行聲譽(yù)受損或引發(fā)法律糾紛的，除對直接責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理外，還應(yīng)追究相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的管理責(zé)任。（三）申訴與復(fù)查1.員工如對違規(guī)處理結(jié)果有異議，可在接到處理通知后的規(guī)定時間內(nèi)，向人力資源部門提出申訴。申訴應(yīng)提交書面材料，說明申訴理由和事實依據(jù)。2.人力資源部門接到申訴后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真調(diào)查核