PAGE貧困家庭學(xué)生檔案制度一、總則（一）目的為了全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地掌握貧困家庭學(xué)生的基本情況，確保各項(xiàng)資助政策精準(zhǔn)落實(shí)，保障貧困家庭學(xué)生順利完成學(xué)業(yè)，特制定本貧困家庭學(xué)生檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于[公司/組織名稱]所涉及的各級(jí)各類學(xué)校中接受資助的貧困家庭學(xué)生檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映貧困家庭學(xué)生的實(shí)際情況，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.完整性原則：全面收集貧困家庭學(xué)生的各類相關(guān)信息，保證檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)貧困家庭學(xué)生的個(gè)人隱私，對(duì)檔案信息予以保密，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)學(xué)生家庭經(jīng)濟(jì)狀況變化及在校表現(xiàn)等情況，及時(shí)更新檔案信息，實(shí)施動(dòng)態(tài)管理。二、檔案內(nèi)容（一）學(xué)生基本信息1.個(gè)人基本情況：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、身份證號(hào)碼等。2.家庭基本情況：詳細(xì)記錄學(xué)生家庭成員構(gòu)成、父母姓名、職業(yè)、聯(lián)系方式、家庭住址等。3.學(xué)籍信息：所在學(xué)校、年級(jí)、班級(jí)、學(xué)號(hào)等。（二）貧困證明材料1.低保證明：由民政部門(mén)出具的家庭享受最低生活保障的相關(guān)證明文件。2.特困人員救助供養(yǎng)證：符合特困人員條件的相關(guān)證明。3.殘疾證明：學(xué)生本人或家庭成員的殘疾證明。4.烈士證明：有烈士家屬情況的相關(guān)證明。5.其他貧困證明材料：如因重大疾病、自然災(zāi)害等導(dǎo)致家庭經(jīng)濟(jì)困難的相關(guān)證明材料。（三）家庭經(jīng)濟(jì)情況說(shuō)明1.家庭收入情況：詳細(xì)說(shuō)明家庭的主要收入來(lái)源，包括農(nóng)業(yè)收入、務(wù)工收入、經(jīng)營(yíng)收入等具體金額及占比情況。2.家庭支出情況：記錄家庭在日常生活開(kāi)銷、教育醫(yī)療支出、住房支出等方面的具體費(fèi)用及支出頻率。3.家庭負(fù)債情況：如有負(fù)債，需注明負(fù)債金額、原因及還款情況。（四）在校表現(xiàn)情況1.學(xué)業(yè)成績(jī)：記錄學(xué)生各學(xué)期的學(xué)習(xí)成績(jī)，包括各科成績(jī)、排名等。2.品德表現(xiàn)：班主任或輔導(dǎo)員對(duì)學(xué)生品德方面的評(píng)價(jià)，如遵守紀(jì)律、團(tuán)結(jié)同學(xué)、尊敬師長(zhǎng)等情況。3.獲獎(jiǎng)情況：學(xué)生在校期間獲得的各類獎(jiǎng)項(xiàng)，如學(xué)習(xí)優(yōu)秀獎(jiǎng)、品德標(biāo)兵獎(jiǎng)、文體活動(dòng)獎(jiǎng)項(xiàng)等。4.違紀(jì)情況：若有違紀(jì)行為，需詳細(xì)記錄違紀(jì)時(shí)間、原因、處理結(jié)果等。（五）資助申請(qǐng)及審核記錄1.資助申請(qǐng)材料：學(xué)生每次申請(qǐng)資助時(shí)提交填寫(xiě)的申請(qǐng)表，內(nèi)容涵蓋申請(qǐng)資助項(xiàng)目、金額、申請(qǐng)理由等。2.審核意見(jiàn)：記錄各級(jí)審核部門(mén)對(duì)資助申請(qǐng)的審核意見(jiàn)，包括是否通過(guò)審核、審核依據(jù)等。3.資助發(fā)放記錄：詳細(xì)記錄每次資助的發(fā)放時(shí)間、金額、發(fā)放方式等信息。三、檔案建立與收集（一）建立流程1.學(xué)生申請(qǐng)：符合資助條件的貧困家庭學(xué)生向所在學(xué)校提出貧困家庭學(xué)生檔案建立申請(qǐng)，并提交相關(guān)證明材料。2.學(xué)校初審：學(xué)校負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)生提交的申請(qǐng)及材料進(jìn)行初步審核，核實(shí)信息真實(shí)性與完整性。3.信息錄入：初審?fù)ㄟ^(guò)后，學(xué)校將學(xué)生基本信息錄入貧困家庭學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，并打印紙質(zhì)檔案材料，按照檔案內(nèi)容要求進(jìn)行整理歸檔。（二）收集要求1.定期收集：學(xué)校應(yīng)定期（每學(xué)期至少一次）收集貧困家庭學(xué)生的相關(guān)信息更新資料，確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性。2.及時(shí)補(bǔ)充：在學(xué)生家庭經(jīng)濟(jì)狀況發(fā)生變化或出現(xiàn)新的相關(guān)情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)收集補(bǔ)充相應(yīng)證明材料，更新檔案信息。3.規(guī)范提交：所有收集的檔案材料應(yīng)按照規(guī)定格式和要求進(jìn)行整理，確保材料齊全、清晰、規(guī)范。四、檔案審核與審批（一）審核流程1.學(xué)校審核：學(xué)校負(fù)責(zé)對(duì)本校貧困家庭學(xué)生檔案進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)審核檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性及準(zhǔn)確性。審核通過(guò)后，在檔案上加蓋學(xué)校審核章，并簽署審核意見(jiàn)。2.上級(jí)部門(mén)審核：[公司/組織名稱]相關(guān)上級(jí)部門(mén)對(duì)學(xué)校報(bào)送的貧困家庭學(xué)生檔案進(jìn)行抽檢審核，抽檢比例不低于[X]%。審核發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，及時(shí)反饋學(xué)校進(jìn)行整改。（二）審批權(quán)限1.學(xué)校審批：學(xué)校根據(jù)審核情況，對(duì)符合資助條件的學(xué)生進(jìn)行資助審批，并確定資助金額及方式。2.上級(jí)部門(mén)審批：對(duì)于資助金額較大或存在特殊情況的資助申請(qǐng)，需報(bào)上級(jí)部門(mén)審批。上級(jí)部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審批工作，并反饋審批結(jié)果。五、檔案保管與保密（一）保管要求1.專人負(fù)責(zé)：學(xué)校應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)貧困家庭學(xué)生檔案的保管工作，確保檔案存放安全、有序。2.檔案存放：檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案柜中，按照年級(jí)、班級(jí)等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.保管期限：貧困家庭學(xué)生檔案保管期限為學(xué)生畢業(yè)離校后[X]年。（二）保密措施1.人員保密培訓(xùn)：對(duì)參與檔案管理工作的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.信息訪問(wèn)限制：嚴(yán)格限制對(duì)檔案信息的訪問(wèn)權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)人員不得查閱、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.檔案查閱登記：因工作需要查閱檔案的，必須進(jìn)行查閱登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并確保檔案完整無(wú)損。六、檔案使用與查詢（一）使用范圍1.資助工作：為精準(zhǔn)實(shí)施資助政策，確定資助對(duì)象、資助金額及方式提供依據(jù)。2.教育教學(xué)：學(xué)?？筛鶕?jù)檔案中記錄的學(xué)生在校表現(xiàn)情況，進(jìn)行針對(duì)性的教育教學(xué)指導(dǎo)，促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展。3.其他相關(guān)工作：在涉及貧困家庭學(xué)生的其他工作中，如社會(huì)幫扶、政策調(diào)研等，可作為參考資料使用。（二）查詢規(guī)定1.授權(quán)查詢：只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員方可查詢貧困家庭學(xué)生檔案信息。查詢?nèi)藛T應(yīng)填寫(xiě)查詢申請(qǐng)表，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行查詢。2.查詢記錄：查詢過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并由查詢?nèi)藛T簽字確認(rèn)。查詢記錄應(yīng)與檔案一同保管，以備查考。七、檔案更新與變更（一）更新周期貧困家庭學(xué)生檔案應(yīng)每年進(jìn)行一次全面更新，確保檔案信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（二）變更情形1.家庭經(jīng)濟(jì)狀況變化：如家庭收入增加、減少，家庭成員變動(dòng)，家庭遭遇重大變故等情況，應(yīng)及時(shí)更新檔案中的家庭經(jīng)濟(jì)情況說(shuō)明。2.在校表現(xiàn)變化：學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)、品德表現(xiàn)、獲獎(jiǎng)情況、違紀(jì)情況等發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新相應(yīng)記錄。3.其他變更：如學(xué)生個(gè)人基本信息發(fā)生變更，應(yīng)及時(shí)提交相關(guān)證明材料進(jìn)行檔案信息變更。（三）變更程序1.學(xué)生申請(qǐng)：學(xué)生或其監(jiān)護(hù)人向?qū)W校提出檔案信息變更申請(qǐng)，并提交相關(guān)證明材料。2.學(xué)校審核：學(xué)校對(duì)變更申請(qǐng)及材料進(jìn)行審核，核實(shí)變更信息的真實(shí)性。審核通過(guò)后，在檔案中進(jìn)行相應(yīng)變更記錄，并更新電子檔案信息。3.上級(jí)備案：對(duì)于涉及資助政策調(diào)整或重要信息變更的情況，學(xué)校應(yīng)及時(shí)向上級(jí)部門(mén)備案。八、檔案銷毀（一）銷毀條件貧困家庭學(xué)生檔案保管期滿后，經(jīng)學(xué)校審核確認(rèn)，報(bào)上級(jí)部門(mén)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.編制銷毀清單：學(xué)校負(fù)責(zé)編制貧困家庭學(xué)生檔案銷毀清單，詳細(xì)記錄檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批銷毀：銷毀清單報(bào)上級(jí)部門(mén)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可組織實(shí)施檔案銷毀工作。3.現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督：檔案銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案信息徹底銷毀，防止信息泄露。4.銷毀記錄：對(duì)檔案銷毀過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)與檔案一同保管[X]年。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查：學(xué)校應(yīng)定期對(duì)貧困家庭學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查檔案建立、收集、審核、保管、使用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。2.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理工作中存在的突出問(wèn)題或群眾反映的熱點(diǎn)問(wèn)題，開(kāi)展專項(xiàng)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)部門(mén)監(jiān)督：主動(dòng)接受[公司/組織名稱]上級(jí)部門(mén)對(duì)貧困家庭學(xué)生檔案管理工作的監(jiān)督檢查，積極配合整改落實(shí)上級(jí)部門(mén)提出的意見(jiàn)