PAGE珍貴檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司珍貴檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。珍貴檔案作為公司重要的歷史記錄和知識(shí)資產(chǎn)，對(duì)于維護(hù)公司利益、傳承企業(yè)文化、支持決策制定具有不可替代的價(jià)值。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)以及所有涉及珍貴檔案管理、使用和保管的人員。珍貴檔案包括但不限于公司成立以來(lái)的重要文件、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料、人事檔案、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等具有較高歷史、文化、經(jīng)濟(jì)價(jià)值的資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。2.完整性原則：全面收集、整理公司在各個(gè)發(fā)展階段形成的珍貴檔案，確保檔案體系的完整性。3.安全性原則：采取有效措施，保障檔案實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄露。4.保密性原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密和敏感信息的珍貴檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，限制查閱和使用范圍。5.便利性原則：建立科學(xué)合理的檔案管理流程和檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢、利用和傳遞。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善珍貴檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司珍貴檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、整理、編目等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀，確保檔案的質(zhì)量和時(shí)效性。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門(mén)1.設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)珍貴檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將本部門(mén)形成的珍貴檔案移交至檔案管理部門(mén)，并確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作，提供相關(guān)資料和意見(jiàn)。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，在規(guī)定范圍內(nèi)使用檔案。（三）檔案管理人員1.具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程和相關(guān)法律法規(guī)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、上架、下架、盤(pán)點(diǎn)等。3.對(duì)檔案的安全和保密負(fù)責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，防止檔案丟失、損壞和泄露。4.積極參與檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。5.定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提升自身業(yè)務(wù)能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等過(guò)程中形成的各類(lèi)文件，如公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、批復(fù)文件等。2.公司簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議，包括采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、租賃合同、技術(shù)合作協(xié)議等。3.財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)檔案。4.產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制等方面的技術(shù)資料。5.人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、獎(jiǎng)懲等相關(guān)材料。6.重大項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)等資料。7.公司組織的重要會(huì)議、活動(dòng)的文件、記錄、照片、視頻等資料。8.其他具有重要價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)形成的珍貴檔案，確保檔案的齊全、完整。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)在形成后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交至檔案管理部門(mén)。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、剪裁、拼湊。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促。（三）整理方法1.分類(lèi)：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類(lèi)，如分為行政管理類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、技術(shù)類(lèi)、人事類(lèi)等。2.編號(hào)：為每一份檔案賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便快速查找和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于保存和查閱。5.數(shù)字化處理：對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲(chóng)藥品、溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用密集架存放，按照分類(lèi)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案：存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，建立備份機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于特殊載體的檔案，如照片、錄像帶、光盤(pán)等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)保管，確保載體的安全和信息的可讀。（三）檔案盤(pán)點(diǎn)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行[X]次全面盤(pán)點(diǎn)。2.盤(pán)點(diǎn)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，填寫(xiě)盤(pán)點(diǎn)清單。3.如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量不符、損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的處理措施。（四）檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）。2.對(duì)已過(guò)保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷(xiāo)毀清單，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)等相關(guān)人員共同監(jiān)督銷(xiāo)毀過(guò)程，并在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)。4.嚴(yán)禁私自銷(xiāo)毀檔案。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱珍貴檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上批注無(wú)關(guān)信息。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，由檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后入庫(kù)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱珍貴檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究責(zé)任。（三）特殊情況處理1.涉及公司商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等敏感信息的珍貴檔案，查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行，限制知悉范圍。2.外單位因工作需要查閱或借閱公司珍貴檔案的，應(yīng)提前與公司檔案管理部門(mén)聯(lián)系，按照公司對(duì)外提供檔案的相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密和敏感信息的珍貴檔案，實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)管制度，嚴(yán)格限制接觸范圍。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，對(duì)查閱和借閱人員進(jìn)行保密提醒。4.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同級(jí)別的用戶權(quán)限，防止信息泄露。5.對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全監(jiān)控，確保檔案實(shí)體安全。（二）安全管理1.建立檔案安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)安全教育，提高檔案管理人員的安全意識(shí)。2.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防范措施，安裝防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)備，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查。3.對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，安裝防火墻、殺毒軟件等，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失和被非法入侵。4.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在突發(fā)情況下能夠及時(shí)、有效地保護(hù)檔案安全。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為公司提供便捷、高效的檔案服務(wù)。3.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，促進(jìn)公司各部門(mén)之間的協(xié)同工作。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案的電子化錄入，包括檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行快速查詢。3.借閱管理：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同用戶的訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。5.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類(lèi)別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.及時(shí)更新檔案信