PAGE檢查檔案安全制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案安全管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理活動(dòng)中的檔案安全管理工作。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則建立健全檔案安全防范機(jī)制，采取有效的預(yù)防措施，防止檔案安全事故的發(fā)生。2.誰主管誰負(fù)責(zé)原則各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案安全管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織實(shí)施本部門的檔案安全管理工作。3.依法管理原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展檔案安全管理工作。二、檔案安全管理職責(zé)（一）公司/組織管理層職責(zé)1.負(fù)責(zé)審批檔案安全管理制度和年度檔案安全工作計(jì)劃。2.保障檔案安全管理工作所需的經(jīng)費(fèi)和設(shè)備。3.定期聽取檔案安全管理工作匯報(bào)，研究解決檔案安全管理工作中的重大問題。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定并組織實(shí)施本公司/組織的檔案安全管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的安全。3.定期組織檔案安全檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改。4.開展檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高員工的檔案安全意識(shí)。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的安全。2.配合檔案管理部門開展檔案安全管理工作，接受檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。3.對(duì)本部門員工進(jìn)行檔案安全宣傳教育，提高員工的檔案安全意識(shí)。（四）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。2.按照規(guī)定的程序和要求，正確使用檔案，不得擅自擴(kuò)大檔案的使用范圍。3.發(fā)現(xiàn)檔案安全問題及時(shí)報(bào)告，配合有關(guān)部門進(jìn)行處理。三、檔案安全管理措施（一）檔案實(shí)體安全管理1.檔案庫房建設(shè)檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地方。檔案庫房應(yīng)具備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案存放有序。2.檔案保管檔案應(yīng)分類存放，建立檔案目錄和索引，便于查找和利用。檔案應(yīng)采用適宜的裝具進(jìn)行保管，如檔案盒、檔案架等，確保檔案的安全。檔案庫房應(yīng)定期進(jìn)行清潔和消毒，防止檔案受到污染和損壞。對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等。3.檔案出入庫管理檔案出入庫應(yīng)進(jìn)行登記，記錄檔案的名稱、數(shù)量、出入庫時(shí)間、經(jīng)手人等信息。檔案出入庫應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自將檔案帶出檔案庫房。檔案出庫后應(yīng)及時(shí)歸還，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并查明原因。（二）檔案信息安全管理1.檔案信息化建設(shè)建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備安全防護(hù)功能，如身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密、訪問控制等，確保檔案信息的安全。定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)漏洞，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。2.檔案信息訪問控制對(duì)檔案信息的訪問應(yīng)進(jìn)行權(quán)限管理，根據(jù)員工的工作需要和職責(zé)范圍，設(shè)定不同的訪問權(quán)限。員工應(yīng)使用自己的賬號(hào)和密碼登錄檔案信息化管理系統(tǒng)，不得擅自將賬號(hào)和密碼借給他人使用。對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案信息，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)和傳輸?shù)却胧?，防止信息泄露?.檔案信息備份與恢復(fù)定期對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的地方，如異地存儲(chǔ)或云存儲(chǔ)等。制定檔案信息備份與恢復(fù)計(jì)劃，定期進(jìn)行演練，確保在檔案信息系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。（三）檔案安全應(yīng)急管理1.應(yīng)急預(yù)案制定制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急處置流程等。檔案安全應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行修訂和完善，確保其有效性和可操作性。2.應(yīng)急處置措施發(fā)生檔案安全事故時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效的應(yīng)急處置措施，如滅火、搶險(xiǎn)、救援等，最大限度地減少損失。及時(shí)報(bào)告檔案安全事故情況，配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理。對(duì)檔案安全事故進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施，防止類似事故的再次發(fā)生。四、檔案安全檢查與整改（一）檢查內(nèi)容1.檔案安全管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案庫房的安全狀況，包括消防設(shè)施、防盜報(bào)警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等的運(yùn)行情況。3.檔案的保管情況，包括檔案的分類存放、裝具使用、清潔消毒等情況。4.檔案信息化管理系統(tǒng)的安全狀況，包括身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密、訪問控制等功能的運(yùn)行情況。5.檔案出入庫管理情況，包括登記手續(xù)、審批程序等的執(zhí)行情況。（二）檢查方式1.定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案安全檢查，每年不少于[X]次。2.不定期檢查檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況，不定期對(duì)檔案安全管理工作進(jìn)行檢查。3.專項(xiàng)檢查對(duì)檔案安全管理中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和重要部位，可進(jìn)行專項(xiàng)檢查。（三）整改要求1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，明確整改要求和整改期限。2.被檢查部門應(yīng)按照整改通知書的要求，制定整改措施，認(rèn)真組織整改，并按時(shí)將整改情況報(bào)告檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保整改工作落實(shí)到位。五、檔案安全培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案安全法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案安全管理制度和操作規(guī)程。3.檔案安全應(yīng)急處置知識(shí)和技能。（二）培訓(xùn)方式1.集中培訓(xùn)定期組織全體員工參加檔案安全集中培訓(xùn)，培訓(xùn)時(shí)間不少于[X]小時(shí)。2.專題培訓(xùn)根據(jù)檔案安全管理工作的需要，組織相關(guān)人員參加專題培訓(xùn)，如檔案信息化管理系統(tǒng)操作培訓(xùn)等。3.在線培訓(xùn)利用公司/組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，開展檔案安全在線培訓(xùn)，方便員工隨時(shí)學(xué)習(xí)。（三）教育要求1.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門員工進(jìn)行檔案安全宣傳教育，提高員工的檔案安全意識(shí)。2.新員工入職時(shí)，應(yīng)進(jìn)行檔案安全基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，使其了解檔案安全管理的重要性和基本要求。六、檔案安全考核與獎(jiǎng)懲（一）考核內(nèi)容1.檔案安全管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案安全管理工作的業(yè)績。3.檔案安全事故的發(fā)生情況。（二）考核方式1.定期考核每年對(duì)各部門和員工的檔案安全管理工作進(jìn)行考核。2.日?？己藱n案管理部門對(duì)各部門和員工的檔案安全管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)記錄，作為考核的依據(jù)。（三）獎(jiǎng)懲措施1.對(duì)檔案安全管理工作成績突出的部門和個(gè)人，給予表