PAGE電梯設(shè)備技術(shù)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)電梯設(shè)備技術(shù)檔案管理，確保電梯設(shè)備的安全運(yùn)行，保障人員生命財(cái)產(chǎn)安全，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有電梯設(shè)備技術(shù)檔案的管理，包括電梯的采購、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)、改造、報(bào)廢等全過程的技術(shù)資料管理。（三）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)電梯設(shè)備技術(shù)檔案的集中統(tǒng)一管理，制定檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。2.電梯使用部門負(fù)責(zé)本部門電梯設(shè)備技術(shù)檔案資料的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門歸檔。負(fù)責(zé)電梯設(shè)備日常運(yùn)行記錄的填寫，配合檔案管理部門做好檔案資料的查閱和利用工作。3.電梯維護(hù)保養(yǎng)單位負(fù)責(zé)提供電梯設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)過程中產(chǎn)生的技術(shù)資料，包括維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、維修記錄、更換零部件清單等，并確保資料的真實(shí)性和完整性。4.電梯安裝、改造、維修單位負(fù)責(zé)提供電梯設(shè)備安裝、改造、維修過程中產(chǎn)生的各類技術(shù)資料，如安裝圖紙、改造方案、維修報(bào)告等，在工程竣工后及時(shí)移交檔案管理部門歸檔。二、檔案內(nèi)容（一）電梯設(shè)備基本信息檔案1.電梯設(shè)備臺(tái)賬記錄電梯設(shè)備的型號(hào)、規(guī)格、編號(hào)、制造廠家、購置日期、安裝位置等基本信息。2.電梯設(shè)備技術(shù)參數(shù)包括電梯的額定載重量、額定速度、提升高度、層站數(shù)等技術(shù)參數(shù)。3.電梯設(shè)備安裝合同及相關(guān)文件安裝合同、安裝許可證、安裝圖紙、安裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（二）電梯設(shè)備運(yùn)行檔案1.電梯運(yùn)行記錄每日電梯的運(yùn)行次數(shù)、運(yùn)行時(shí)間、故障記錄等。2.電梯維護(hù)保養(yǎng)記錄維護(hù)保養(yǎng)單位每次維護(hù)保養(yǎng)的時(shí)間、內(nèi)容、更換零部件情況等記錄。3.電梯定期檢驗(yàn)報(bào)告電梯每年定期檢驗(yàn)的報(bào)告，包括檢驗(yàn)結(jié)論、整改記錄等。（三）電梯設(shè)備維修檔案1.電梯故障維修記錄詳細(xì)記錄電梯每次故障發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、故障現(xiàn)象、維修過程及維修結(jié)果等。2.電梯維修合同及相關(guān)文件維修合同、維修方案、維修發(fā)票等。3.電梯重大維修、改造記錄包括重大維修、改造的方案、施工過程記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（四）電梯設(shè)備安全附件檔案1.電梯安全鉗、限速器等安全裝置的調(diào)試、校驗(yàn)記錄2.電梯門鎖裝置的維護(hù)保養(yǎng)及檢測(cè)記錄3.電梯轎廂稱重裝置、超載保護(hù)裝置的檢測(cè)記錄（五）電梯設(shè)備技術(shù)圖紙檔案1.電梯土建布置圖2.電梯電氣原理圖3.電梯安裝圖4.電梯部件裝配圖（六）電梯設(shè)備其他檔案1.電梯操作人員資格證書2.電梯應(yīng)急救援預(yù)案及演練記錄3.電梯設(shè)備事故報(bào)告及處理記錄三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)收集電梯設(shè)備在各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的技術(shù)資料，確保資料的齊全、完整。2.電梯安裝、改造、維修單位在工程竣工后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將相關(guān)技術(shù)資料移交檔案管理部門。3.電梯維護(hù)保養(yǎng)單位應(yīng)每月定期向檔案管理部門提交維護(hù)保養(yǎng)記錄。4.電梯使用部門應(yīng)每日填寫電梯運(yùn)行記錄，并定期整理歸檔。（二）整理要求1.檔案管理部門對(duì)收集到的電梯設(shè)備技術(shù)資料進(jìn)行分類整理，按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行編號(hào)、裝訂。2.每份檔案資料應(yīng)編制目錄，注明資料名稱、編號(hào)、日期、來源等信息，便于查閱。3.對(duì)于電子文檔，應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)。四、檔案保管（一）保管方式1.電梯設(shè)備技術(shù)檔案采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.電梯設(shè)備基本信息檔案、技術(shù)圖紙檔案等永久性保存。2.電梯運(yùn)行記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄等保存期限不少于電梯使用年限。3.電梯定期檢驗(yàn)報(bào)告、安全附件調(diào)試校驗(yàn)記錄等保存期限不少于5年。(三）保管環(huán)境1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱電梯設(shè)備技術(shù)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)查閱檔案的人員進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人員等信息。（三）利用規(guī)定1.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或撕毀。2.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)印費(fèi)用。3.查閱人員不得擅自將檔案資料帶出檔案保管場(chǎng)所，如需借閱，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，借閱期限不得超過規(guī)定時(shí)間。六、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，對(duì)涉及電梯設(shè)備技術(shù)秘密的檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。所有接觸檔案資料的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，確保檔案資料的安全。3.在檔案查閱和利用過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱人員遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）保密范圍電梯設(shè)備技術(shù)檔案中涉及的電梯設(shè)計(jì)參數(shù)、安裝調(diào)試數(shù)據(jù)、維修技術(shù)資料、安全裝置校驗(yàn)記錄等屬于保密范圍。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.電梯設(shè)備已報(bào)廢，且相關(guān)技術(shù)檔案資料已超過保管期限。2.檔案資料因損壞、變質(zhì)等原因已失去保存價(jià)值。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作，并在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，