PAGE檔案利用制度設(shè)計(jì)圖表一、總則（一）目的為了規(guī)范公司檔案的利用行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案利用方面的活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案利用活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案利用過程中，采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.高效服務(wù)原則：以滿足公司各項(xiàng)工作對(duì)檔案的需求為出發(fā)點(diǎn)，提供高效、便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案利用范圍（一）公司內(nèi)部查閱1.公司員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料，包括但不限于合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、財(cái)務(wù)報(bào)表等。2.各部門負(fù)責(zé)人可查閱本部門的工作檔案，以便對(duì)部門工作進(jìn)行管理和監(jiān)督。3.公司管理層因決策需要，可查閱相關(guān)檔案資料，為公司發(fā)展戰(zhàn)略提供依據(jù)。（二）對(duì)外提供利用1.因業(yè)務(wù)合作需要，向合作伙伴提供與合作項(xiàng)目相關(guān)的檔案資料，但需經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并簽訂保密協(xié)議。2.根據(jù)法律法規(guī)要求或司法機(jī)關(guān)辦案需要，依法向有關(guān)部門提供檔案資料，但必須持有合法有效的證明文件，并辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案利用流程（一）內(nèi)部查閱流程1.申請(qǐng)人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、用途、查閱時(shí)間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)的合理性和必要性，如同意申請(qǐng)，則簽字批準(zhǔn)。3.申請(qǐng)人持經(jīng)審批的《檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱情況，包括查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、檔案名稱等。4.申請(qǐng)人在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。查閱過程中應(yīng)保持檔案的整潔，不得涂改、損壞檔案。5.查閱完畢后，申請(qǐng)人應(yīng)將檔案及時(shí)歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對(duì)無誤后在《檔案查閱登記表》上注明歸還時(shí)間。（二）對(duì)外提供利用流程1.申請(qǐng)部門填寫《檔案對(duì)外提供利用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明提供檔案的原因、接收單位、提供檔案的內(nèi)容等，并提交部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，申請(qǐng)部門與檔案管理部門共同對(duì)擬提供的檔案進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容符合提供要求，并對(duì)涉及敏感信息的檔案進(jìn)行必要的脫敏處理。3.檔案管理部門根據(jù)審核結(jié)果，準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案副本或復(fù)印件，并在副本或復(fù)印件上加蓋“與原件核對(duì)無誤”章。4.申請(qǐng)部門與接收單位簽訂保密協(xié)議，明確雙方在檔案使用過程中的權(quán)利和義務(wù)，以及保密責(zé)任。5.檔案管理部門將加蓋印章的檔案副本或復(fù)印件提供給申請(qǐng)部門，申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)將其送達(dá)接收單位，并辦理交接手續(xù)。交接時(shí)應(yīng)填寫《檔案對(duì)外提供利用交接清單》，雙方簽字確認(rèn)。6.檔案管理部門對(duì)檔案對(duì)外提供利用的情況進(jìn)行跟蹤，如發(fā)現(xiàn)接收單位違反保密協(xié)議或有其他不當(dāng)使用檔案的行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，要求其糾正，并追回檔案。四、檔案利用審批（一）審批權(quán)限1.公司內(nèi)部查閱檔案，由所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及多個(gè)部門或重要、機(jī)密檔案的查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對(duì)外提供利用檔案，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審批。（二）審批內(nèi)容1.查閱或提供檔案的必要性和合理性。2.申請(qǐng)人的身份和查閱目的是否真實(shí)、合法。3.對(duì)檔案安全和保密的影響評(píng)估。五、檔案利用的安全與保密（一）安全措施1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全。2.在檔案查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，防止檔案丟失、損壞或被擅自復(fù)制。3.對(duì)電子檔案的利用，應(yīng)采取加密、備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。（二）保密要求1.所有參與檔案利用活動(dòng)的人員都應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.查閱檔案時(shí)，不得在無關(guān)的紙張或其他載體上記錄檔案信息。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的方式進(jìn)行。3.對(duì)外提供利用檔案時(shí)，接收單位應(yīng)嚴(yán)格按照保密協(xié)議使用檔案，不得將檔案用于其他目的或向第三方泄露。六、檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案利用監(jiān)督小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、內(nèi)部審計(jì)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案利用制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.檔案利用流程的執(zhí)行情況，包括申請(qǐng)表的填寫、審批手續(xù)的辦理、查閱和歸還登記等。2.檔案利用過程中的安全與保密措施落實(shí)情況，如檔案是否安全存放、是否有信息泄露情況等。3.對(duì)外提供利用檔案的審批情況和保密協(xié)議的執(zhí)行情況。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案利用制度的行為，根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.如因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案丟失、損壞或信息泄露，給公司造成損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案利用的信息化管理（一）建立檔案利用信息系統(tǒng)1.利用信息技術(shù)建立檔案利用信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案查閱、審批、登記等流程的信息化管理。2.通過信息系統(tǒng)，檔案管理人員可以實(shí)時(shí)掌握檔案利用情況，提高工作效率和管理水平。（二）電子檔案利用管理1.制定電子檔案利用的操作規(guī)程，明確電子檔案的查閱、下載、打印等權(quán)限和流程。2.對(duì)電子檔案的利用進(jìn)行記錄，包括利用時(shí)間、利用人員身份、利用內(nèi)容等信息，以便進(jìn)行審計(jì)和追溯。