PAGE檔案制度全上墻新聞稿發(fā)布時間：[具體年月日]發(fā)布單位：[公司/組織名稱]近日，[公司/組織名稱]為進一步加強檔案管理工作，提升檔案管理的規(guī)范化、標準化水平，全面推行檔案制度全上墻。這一舉措旨在確保公司各類檔案得到妥善保管、高效利用，為公司的穩(wěn)定發(fā)展提供堅實的信息支持。作為一名從事檔案管理工作二十年的資深管理專家，深知檔案管理對于企業(yè)的重要性。檔案不僅是企業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄，更是企業(yè)決策、運營、創(chuàng)新的重要依據(jù)。為了使公司檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依，特制定本檔案制度文檔，涵蓋總則、分則及附則等全面內(nèi)容，力求為公司檔案管理工作提供系統(tǒng)、嚴謹、規(guī)范的指導(dǎo)。一、總則（一）目的本檔案制度的制定旨在加強[公司/組織名稱]檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作流程，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用。（二）適用范圍本制度適用于[公司/組織名稱]各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的一致性和規(guī)范性。2.真實完整原則檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性，不得擅自篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則加強檔案安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司各部門及員工提供便捷的檔案利用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案價值。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責公司檔案管理工作的組織、實施和監(jiān)督。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案日常管理工作，確保檔案的規(guī)范化和標準化。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，提高檔案查詢利用效率。負責檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，實現(xiàn)檔案信息資源共享。4.負責檔案庫房的建設(shè)、管理和維護，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、有序，配備必要的檔案保護設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。5.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案資源的合理利用。6.負責組織檔案業(yè)務(wù)培訓，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平，指導(dǎo)各部門兼職檔案員開展檔案工作。7.參與公司重大活動、重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和妥善保管。8.負責與上級主管部門、檔案行政管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通，及時報送檔案工作情況。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案主要包括公司在行政管理、黨群工作、經(jīng)營管理等活動中形成的各類文件材料，如請示、報告、通知、決議、合同、協(xié)議等。2.科技檔案涵蓋公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造、基本建設(shè)等活動中形成的具有保存價值的文件材料，如項目立項報告、可行性研究報告、設(shè)計圖紙、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)等。3.人事檔案記錄公司員工個人基本情況、工作經(jīng)歷、教育培訓、考核獎懲、工資福利等信息資料，包括員工履歷表、勞動合同、考核表、培訓證書、獎懲文件等。4.財務(wù)檔案包含公司財務(wù)活動中形成的各類憑證、賬簿、報表、審計報告等文件材料，如會計憑證、財務(wù)報表、稅務(wù)申報資料、審計報告等。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)類型劃分，如市場營銷業(yè)務(wù)檔案、客戶服務(wù)業(yè)務(wù)檔案、項目管理業(yè)務(wù)檔案等，記錄公司各項業(yè)務(wù)活動的過程和結(jié)果。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對各類檔案進行統(tǒng)一編號。編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)，具體規(guī)則如下：1.年度：采用公元紀年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。2.類別：根據(jù)檔案分類設(shè)置相應(yīng)代碼，如文書檔案用“WS”表示，科技檔案用“KJ”表示，人事檔案用“RS”表示，財務(wù)檔案用“CW”表示，業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型設(shè)置具體代碼。3.流水號：按照檔案形成時間順序依次編號，從“001”開始，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定。例如，一份2023年形成的文書檔案，其編號為“2023WS001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各類具有保存價值的文件材料，確保檔案收集的完整性。收集范圍包括但不限于以下方面：1.上級機關(guān)下發(fā)的與本公司有關(guān)的文件、指示、通知等。2.公司內(nèi)部形成的各類文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書、招投標文件等。4.公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造、基本建設(shè)等活動中形成的技術(shù)文件、圖紙、圖表、實驗數(shù)據(jù)、驗收報告等。5.公司員工的人事檔案材料，包括入職登記表、勞動合同、考核表、培訓記錄、獎懲文件等。6.公司財務(wù)活動中形成的憑證、賬簿、報表、審計報告等。7.公司市場營銷、客戶服務(wù)、項目管理等業(yè)務(wù)活動中形成的各類業(yè)務(wù)文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期對本部門的文件材料進行收集整理，確保文件材料齊全、完整。2.對于重要文件材料，應(yīng)及時收集并移交檔案管理部門，不得擅自留存或銷毀。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。（三）整理方法檔案管理部門按照檔案分類標準對收集到的文件材料進行整理，整理步驟如下：1.分類：將收集到的文件材料按照檔案分類類別進行區(qū)分，如文書檔案分為行政管理、黨群工作、經(jīng)營管理等類別，科技檔案按照項目、專業(yè)等進行分類。2.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損或折疊的文件材料進行修整、裱糊，然后按照一定順序進行裝訂，確保文件整齊、牢固。3.編目：編制檔案目錄，包括檔號、題名、日期、責任者、保管期限等項目，準確反映檔案內(nèi)容和特征，便于查詢和檢索。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫相關(guān)信息，如檔號、年度、類別、起止件號等。五、檔案的保管（一）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管檔案。如公司成立以來形成的重要文件、重大決策、歷史沿革、產(chǎn)權(quán)證書、營業(yè)執(zhí)照等。2.長期保管對公司在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，列為長期保管檔案，保管期限一般為15年至50年。如公司年度工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、重要合同協(xié)議、項目檔案等。3.短期保管對公司在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，列為短期保管檔案，保管期限一般為5年以下。如一般性文件、臨時性報表、會議記錄等。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。2.檔案應(yīng)按照類別、保管期限、年度順序排列上架存放，便于查找和管理。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。4.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可按照規(guī)定程序查閱、借閱、復(fù)印檔案。檔案利用范圍包括但不限于以下方面：1.行政管理：查閱公司文件、規(guī)章制度、會議記錄等，為行政管理工作提供參考依據(jù)。2.業(yè)務(wù)開展：查閱相關(guān)業(yè)務(wù)檔案，了解業(yè)務(wù)歷史情況、客戶信息及業(yè)務(wù)流程，為業(yè)務(wù)決策和業(yè)務(wù)操作提供支持。3.人事管理：查閱員工人事檔案，進行員工考核、晉升、調(diào)動等人事工作。4.財務(wù)審計：查閱財務(wù)檔案資料，進行財務(wù)分析、審計檢查等工作。5.項目管理：查閱項目檔案，了解項目進展情況、技術(shù)資料、經(jīng)驗教訓等，為項目的順利實施和后續(xù)項目提供借鑒。（二）利用程序1.查閱公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、檔號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)檔案供查閱，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、標記、污損。2.借閱如需借閱檔案，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、檔號、借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人的責任。3.復(fù)印因工作需要復(fù)印檔案，申請人應(yīng)填寫《檔案復(fù)印申請表》，注明復(fù)印檔案的名稱、檔號、復(fù)印內(nèi)容、復(fù)印用途等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)印手續(xù)。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，對復(fù)印的檔案進行審核，確認復(fù)印內(nèi)容符合規(guī)定后，安排專人進行復(fù)印，并在復(fù)印件上加蓋檔案管理部門印章。復(fù)印費用由申請人承擔，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定收取復(fù)印費用。（三）利用監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)加強對檔案利用情況的監(jiān)督檢查，定期統(tǒng)計檔案利用人次、利用檔案數(shù)量等信息，分析檔案利用趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。如發(fā)現(xiàn)違反檔案利用規(guī)定的行為，應(yīng)及時制止并按照相關(guān)規(guī)定進行處理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、各相關(guān)部門負責人及專業(yè)檔案人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準檔案鑒定工作小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，按照以下標準對檔案進行鑒定：1.對已超過保管期限，且確無保存價值的檔案，予以銷毀。2.對保管期限已滿，但仍具有一定查考利用價值的檔案，可適當延長保管期限。3.對涉及公司重要權(quán)益、具有長期歷史意義或法律糾紛的檔案，應(yīng)永久保存。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，編制《檔案鑒定清冊》，詳細列出檔案的名稱、檔號、保管期限、形成時間等信息。2.檔案鑒定工作小組對《檔案鑒定清冊》進行審核，逐份對檔案進行鑒定，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)填寫《檔案銷毀審批表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。（四）銷毀方法檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進行，確保檔案信息無法恢復(fù)。對于紙質(zhì)檔案，一般采用焚燒或粉碎的方法進行銷毀；對于電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除或物理損壞存儲設(shè)備等方式進行銷毀。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責監(jiān)督，并在《檔案銷毀登記表》上記錄銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、檔案名稱及數(shù)量等信息，銷毀人