PAGE機關檔案收集管理制度一、總則（一）目的為加強機關檔案收集管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在機關工作中的作用，依據《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關各部門在工作活動中形成的各類檔案的收集管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機關檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.完整準確原則：全面收集反映機關工作活動的各種文件材料，保證檔案內容的真實、準確。3.及時有效原則：及時收集檔案材料，確保檔案信息的時效性，提高檔案利用效率。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案收集范圍（一）文書檔案1.上級機關來文，包括命令、決定、指示、通知、通報等。2.本機關形成的各類文件，如請示、報告、批復、函、會議紀要、工作計劃、工作總結等。3.下級機關的請示及本機關的批復。4.機關內部各部門之間的往來文件。（二）科技檔案1.基本建設項目檔案，包括項目規(guī)劃、可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、竣工驗收文件等。2.設備儀器檔案，包括設備儀器的購置合同、說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。3.科研項目檔案，包括科研項目立項報告、研究方案、實驗數據、成果鑒定文件等。（三）人事檔案1.干部職工的履歷表、登記表、任免文件、考核材料、工資變動材料等。2.學歷學位證書、專業(yè)技術職務資格證書、培訓結業(yè)證書等。3.黨團組織關系材料、獎懲材料等。（四）會計檔案1.會計憑證，包括原始憑證和記賬憑證。2.會計賬簿，如總賬、明細賬、日記賬等。3.財務報告，包括年度財務決算報表、季度財務報表等。4.其他會計資料，如銀行對賬單、稅務申報表等。（五）聲像檔案1.機關重大活動的照片、錄音、錄像等。2.反映機關工作場景、業(yè)務流程的照片、錄像等。（六）電子檔案1.機關內部形成的電子文件，如辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件等。2.數字化的紙質檔案副本。三、檔案收集職責（一）檔案管理部門職責1.制定檔案收集工作計劃和制度，明確收集范圍、要求和程序。2.指導和監(jiān)督各部門的檔案收集工作。3.負責接收和整理各部門移交的檔案。4.對檔案收集工作進行檢查和考核。（二）各部門職責1.明確本部門檔案收集工作的責任人。2.按照檔案收集范圍和要求，及時收集、整理本部門形成的檔案材料。3.定期將整理好的檔案材料移交檔案管理部門。(三)兼職檔案員職責1.在檔案管理部門和本部門負責人的雙重指導下，負責本部門日常檔案收集、整理和保管工作。2.按照檔案管理要求，對本部門形成的文件材料進行分類、整理，確保檔案的完整和有序。3.及時將整理好的檔案材料移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.協助檔案管理部門開展檔案收集工作的檢查和考核。四、檔案收集程序（一）文件材料的形成與積累1.各部門工作人員在工作過程中，應及時將辦理完畢的文件材料進行分類整理，妥善保管。2.對于重要文件材料，應進行備份或采取其他保護措施，防止丟失或損壞。（二）定期移交1.各部門應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案材料整理成冊，移交檔案管理部門。2.移交檔案時，應填寫《檔案移交清單》，詳細注明檔案的名稱、數量、日期等信息。（三）特殊情況的處理1.對于突發(fā)事件或緊急任務形成的檔案材料，應在事件處理完畢后[具體時間]內移交檔案管理部門。2.對于跨年度的項目檔案，應在項目結束后[具體時間]內完成整理和移交。（四）檔案接收1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應及時進行核對和驗收。2.核對無誤后，在《檔案移交清單》上簽字確認，并將檔案入庫保管。五、檔案整理要求（一）文書檔案整理1.按照年度、保管期限、機構（問題）等進行分類。2.對每份文件進行編號、編目，填寫文件目錄。3.裝訂應整齊牢固，不掉頁、不倒頁。4.編制全宗卷，記錄檔案管理過程中的重要文件和資料。（二）科技檔案整理1.按照項目、專業(yè)等進行分類。2.對每個項目或專業(yè)內的檔案材料進行編號、編目，建立檔案目錄冊。3.圖紙應折疊成A4幅面，圖標欄露在外面。4.對于設備儀器檔案，應建立設備儀器臺賬，并與檔案材料相對應。（三）人事檔案整理1.按照干部人事檔案管理規(guī)定進行分類整理。2.對每份材料進行編號、編目，填寫檔案目錄。3.檔案材料應齊全完整，不得擅自涂改、抽取材料。（四）會計檔案整理1.按照會計檔案保管期限和類別進行分類。2.對會計憑證、賬簿、報表等進行編號、編目，建立會計檔案目錄冊。3.會計憑證應裝訂成冊，封面應注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼等信息。（五）聲像檔案整理1.按照內容、時間等進行分類。2.對每張照片、每段錄音、錄像進行編號、編目，填寫聲像檔案目錄。3.照片應沖洗或掃描成清晰的圖像，注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息。4.錄音、錄像應標注日期、內容摘要等信息，并妥善保存原始載體。（六）電子檔案整理1.按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類。2.對電子文件進行命名、編號，建立電子檔案目錄。3.電子文件應進行格式轉換和元數據著錄，確保其可讀性和可利用性。4.定期對電子檔案進行備份，存儲在安全可靠的介質上。六、檔案保管（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應符合安全、防火、防潮、防蟲、防盜等要求。2.設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。3.庫房內應安裝溫濕度調節(jié)設備、消防設備、防蟲防鼠設備等。（二）檔案存儲1.按照檔案類別、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.檔案裝具應排列整齊，標識清晰。3.對于珍貴檔案和易損檔案，應采取特殊的保護措施，如專柜存放、復制備份等。（三）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、定期（[具體年限]年、[具體年限]年）。2.科技檔案、人事檔案、會計檔案等的保管期限按照國家相關規(guī)定執(zhí)行。3.聲像檔案、電子檔案的保管期限與相應紙質檔案一致。（四）檔案鑒定與銷毀1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組由檔案管理部門、相關業(yè)務部門人員組成，負責檔案鑒定工作。3.對已到保管期限且無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀清單》，經機關負責人批準后進行銷毀。4.檔案銷毀應指定專人負責，在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進行，確保檔案信息的安全。（五）檔案清查1.每年定期對檔案進行清查，確保檔案的數量、質量和保管狀況。2.清查內容包括檔案的完整性、準確性、存儲狀況等。3.對清查中發(fā)現的問題，應及時采取措施進行處理，并記錄清查結果。七、檔案利用（一）利用范圍1.機關內部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案，須經機關負責人批準。（二）利用方式1.查閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱檔案時，應填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人、查閱內容等信息。3.如需復印、摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。（三）利用審批1.機關內部人員查閱檔案，由所在部門負責人審批。2.外單位查閱檔案，須填寫《檔案查閱申請表》，經機關負責人批準后，方可查閱。（四）利用反饋1.利用檔案后，利用人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并反饋利用效果。2.檔案管理部門應定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考。八、檔案信息化建設（一）信息化規(guī)劃1.制定檔案信息化建設規(guī)劃，明確建設目標、任務和步驟。2.檔案信息化建設應與機關信息化建設相協調，實現檔案信息資源的共享。（二）數字化加工1.對紙質檔案進行數字化掃描，確保圖像清晰、完整。2.建立數字化檔案數據庫，對檔案信息進行分類存儲和管理。（三）信息系統(tǒng)建設1.根據檔案管理工作的需要，開發(fā)或選用檔案管理信息系統(tǒng)。2.檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計等功能。（四）安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，保障檔案信息的安全。2.采取數據備份、加密存儲、用戶認證等措施，防止檔案信息的泄露和丟失。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立檔案管理監(jiān)督機制，定期對檔案收集管理工作進行檢查。2.檔案管理部門應定期向機關負責人匯報檔案工作情況，接受監(jiān)督指導。（二）檢查內容1.檔案收集