PAGE保管學(xué)生學(xué)籍檔案制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)學(xué)生學(xué)籍檔案的管理，確保學(xué)籍檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本校全體學(xué)生的學(xué)籍檔案管理工作，包括從學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)全過(guò)程中所產(chǎn)生的各類學(xué)籍信息資料。3.基本原則學(xué)籍檔案管理遵循真實(shí)性、完整性、保密性、規(guī)范性和服務(wù)性原則。確保檔案內(nèi)容真實(shí)反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活及成長(zhǎng)歷程；全面收集和整理各類相關(guān)資料，不遺漏重要信息；嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生個(gè)人隱私，防止檔案信息泄露；按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，保證檔案管理工作有序開展；以服務(wù)學(xué)校教學(xué)、管理及學(xué)生發(fā)展為宗旨，為相關(guān)工作提供有力支持。二、檔案內(nèi)容及分類1.學(xué)生基本信息檔案包括學(xué)生入學(xué)時(shí)提交的個(gè)人身份證明、戶籍信息、家庭情況等原始資料。記載學(xué)生的姓名、性別、出生日期、民族、身份證號(hào)碼、家庭住址、聯(lián)系電話、父母姓名及職業(yè)等基本情況。2.招生錄取檔案涵蓋招生部門留存的學(xué)生報(bào)考信息、錄取通知書存根、錄取審批表等。詳細(xì)記錄學(xué)生報(bào)考的學(xué)校、專業(yè)、考試成績(jī)、錄取批次及錄取時(shí)間等關(guān)鍵信息。3.學(xué)習(xí)成績(jī)檔案包含學(xué)生每學(xué)期的課程考試成績(jī)、補(bǔ)考成績(jī)、重修成績(jī)等。按照課程類別、學(xué)期順序進(jìn)行整理歸檔，反映學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)的變化情況。4.獎(jiǎng)懲檔案收集學(xué)生在校期間獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)證書及受到的紀(jì)律處分文件。獎(jiǎng)勵(lì)包括獎(jiǎng)學(xué)金、榮譽(yù)稱號(hào)、競(jìng)賽獲獎(jiǎng)等；處分包括警告、嚴(yán)重警告、記過(guò)、留校察看、開除學(xué)籍等，明確記錄獎(jiǎng)懲原因、時(shí)間及相關(guān)決定。5.學(xué)籍異動(dòng)檔案涉及學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍變動(dòng)的相關(guān)申請(qǐng)材料、審批文件及情況說(shuō)明。完整記錄學(xué)籍異動(dòng)的原因、時(shí)間、經(jīng)過(guò)及最終結(jié)果，確保學(xué)籍狀態(tài)準(zhǔn)確無(wú)誤。6.畢業(yè)檔案包括畢業(yè)生登記表、畢業(yè)鑒定、學(xué)位授予決定、畢業(yè)證書及學(xué)位證書復(fù)印件等。全面反映學(xué)生完成學(xué)業(yè)情況，為畢業(yè)生就業(yè)、升學(xué)及人事檔案轉(zhuǎn)接提供依據(jù)。三、檔案建立與收集1.入學(xué)檔案建立新生入學(xué)時(shí)，學(xué)校招生部門負(fù)責(zé)組織學(xué)生填寫入學(xué)登記表，并要求學(xué)生提交個(gè)人基本信息證明材料。招生工作人員對(duì)學(xué)生提交的材料進(jìn)行審核，確保信息真實(shí)準(zhǔn)確后，按照規(guī)定格式錄入系統(tǒng)，并整理成冊(cè)，建立新生入學(xué)檔案。2.學(xué)習(xí)過(guò)程檔案收集各教學(xué)單位負(fù)責(zé)組織教師及時(shí)錄入學(xué)生課程成績(jī)，并將成績(jī)報(bào)告單提交至學(xué)籍管理部門。學(xué)生處、教務(wù)處等相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集學(xué)生在各類活動(dòng)中獲得的獎(jiǎng)勵(lì)證書及受到的處分文件，并定期移交學(xué)籍檔案管理部門。對(duì)于學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)情況，相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將申請(qǐng)材料及審批結(jié)果整理歸檔，確保檔案信息的連貫性和完整性。3.畢業(yè)檔案整理在學(xué)生畢業(yè)前，教務(wù)處負(fù)責(zé)組織填寫畢業(yè)生登記表，各學(xué)院對(duì)學(xué)生在校期間的表現(xiàn)進(jìn)行綜合鑒定。學(xué)位評(píng)定委員會(huì)作出學(xué)位授予決定后，學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)將畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件等材料整理歸入畢業(yè)檔案。畢業(yè)檔案整理完成后，經(jīng)審核無(wú)誤，按照規(guī)定流程進(jìn)行封存保管。四、檔案保管1.保管場(chǎng)所設(shè)立專門的學(xué)籍檔案保管室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全適宜。保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合檔案保管要求。2.保管方式采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案按照類別和學(xué)年順序進(jìn)行分類裝訂，存放于檔案柜中；電子檔案采用光盤刻錄備份，并存儲(chǔ)于專用服務(wù)器中，同時(shí)建立電子檔案索引目錄，便于查詢和管理。定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整；對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.檔案借閱嚴(yán)格限定檔案借閱范圍，本校教職工因工作需要查閱學(xué)籍檔案的，須填寫《學(xué)籍檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)籍檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。外單位人員查閱學(xué)籍檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，不得擅自將檔案帶出保管室或轉(zhuǎn)借他人。借閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換或銷毀檔案材料，借閱完畢后應(yīng)及時(shí)歸還。4.檔案移交學(xué)生畢業(yè)離校后，按照國(guó)家檔案管理規(guī)定和學(xué)校相關(guān)要求，將畢業(yè)生學(xué)籍檔案及時(shí)移交至學(xué)校檔案館或?qū)W生就業(yè)單位檔案管理部門。辦理檔案移交手續(xù)時(shí)，應(yīng)填寫《學(xué)籍檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案移交過(guò)程清晰、準(zhǔn)確。五、檔案保密與安全1.保密措施加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理人員的保密教育，簽訂保密責(zé)任書，明確保密責(zé)任和義務(wù)。嚴(yán)格控制檔案查閱權(quán)限，對(duì)涉及學(xué)生個(gè)人隱私的信息嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。在檔案管理工作中，采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等技術(shù)手段，保障電子檔案信息安全。2.安全管理建立健全檔案安全管理制度，制定安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行安全檢查和隱患排查。加強(qiáng)對(duì)檔案保管場(chǎng)所的安全防范，安裝監(jiān)控設(shè)備，配備消防器材，確保檔案保管環(huán)境安全無(wú)事故。如發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告。六、檔案信息化管理1.系統(tǒng)建設(shè)建立完善的學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析、存儲(chǔ)等功能自動(dòng)化。系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、安全審計(jì)等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.數(shù)據(jù)維護(hù)安排專人負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和數(shù)據(jù)更新工作，及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題。定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失；根據(jù)檔案管理工作實(shí)際需求，對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，提高管理效率和服務(wù)質(zhì)量。3.信息安全加強(qiáng)學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，嚴(yán)格控制不同人員對(duì)系統(tǒng)功能的訪問(wèn)級(jí)別。采用防火墻、入侵檢測(cè)、防病毒等技術(shù)手段，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)，確保系統(tǒng)運(yùn)行安全穩(wěn)定。七、檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員基本要求具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉教育行業(yè)相關(guān)法律法規(guī)和學(xué)籍檔案管理業(yè)務(wù)流程。工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，具有較強(qiáng)的保密意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。2.具體工作職責(zé)負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的收集、整理、分類、裝訂、保管及借閱登記等日常管理工作。按照規(guī)定流程和標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)準(zhǔn)確地錄入、更新檔案信息，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。協(xié)助學(xué)校相關(guān)部門做好學(xué)籍檔案的查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等工作，為學(xué)校教學(xué)、管理及學(xué)生發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持。嚴(yán)格遵守檔案保密制度和安全管理制度，保障檔案信息安全。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督學(xué)校設(shè)立學(xué)籍檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。學(xué)籍檔案管理部門應(yīng)定期開展自查自糾工作，對(duì)檔案管理過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面梳理，確保工作規(guī)范有序。2.外部監(jiān)督主動(dòng)接受教育行政部門、檔案管理部門等上級(jí)主管單位的監(jiān)督檢查，