PAGE人事檔案信息通報(bào)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人事檔案管理，規(guī)范人事檔案信息通報(bào)工作，確保人事檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，保障公司和員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案信息通報(bào)管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案信息通報(bào)工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：保證人事檔案信息的準(zhǔn)確性，及時(shí)通報(bào)相關(guān)信息，不得延誤或隱瞞重要信息。3.保密安全原則：對(duì)人事檔案信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露，確保信息安全。4.規(guī)范有序原則：明確信息通報(bào)流程和職責(zé)，使人事檔案信息通報(bào)工作規(guī)范有序進(jìn)行。二、人事檔案信息管理職責(zé)（一）人力資源部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司人事檔案的建立、收集、整理、保管和維護(hù)工作。2.按照本制度規(guī)定，及時(shí)準(zhǔn)確地進(jìn)行人事檔案信息通報(bào)，確保相關(guān)部門(mén)和人員能夠及時(shí)獲取所需信息。3.對(duì)人事檔案信息進(jìn)行審核，保證信息的真實(shí)性、完整性和合法性。4.負(fù)責(zé)制定和完善人事檔案信息通報(bào)相關(guān)的工作流程和表單。（二）各部門(mén)職責(zé)1.配合人力資源部門(mén)做好本部門(mén)員工人事檔案信息的收集和更新工作。2.根據(jù)工作需要，及時(shí)向人力資源部門(mén)提出人事檔案信息通報(bào)的需求。3.對(duì)獲取的人事檔案信息進(jìn)行妥善保管和使用，不得擅自泄露或用于非工作目的。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保人事檔案的安全與完整。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、歸檔、借閱、歸還等。3.協(xié)助人力資源部門(mén)進(jìn)行人事檔案信息的通報(bào)工作，提供準(zhǔn)確的檔案資料。4.對(duì)檔案信息的查閱、借閱情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。三、人事檔案信息內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。（二）學(xué)歷學(xué)位信息記錄員工的學(xué)歷層次、畢業(yè)院校、所學(xué)專(zhuān)業(yè)、學(xué)位證書(shū)編號(hào)等。（三）工作經(jīng)歷詳細(xì)記載員工的入職時(shí)間、離職時(shí)間、工作單位、擔(dān)任職務(wù)等工作經(jīng)歷。（四）培訓(xùn)經(jīng)歷包括參加的各類(lèi)培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等信息。（五）薪酬福利信息記錄員工的工資待遇、獎(jiǎng)金發(fā)放、社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金等薪酬福利情況。（六）績(jī)效考核信息包含員工的績(jī)效考核結(jié)果、考核周期、考核指標(biāo)完成情況等。（七）獎(jiǎng)懲情況記錄員工獲得的獎(jiǎng)勵(lì)和受到的處罰情況，包括獎(jiǎng)勵(lì)名稱(chēng)、獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)間、處罰原因、處罰時(shí)間等。（八）職業(yè)資格證書(shū)信息如員工擁有的專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格證書(shū)、職業(yè)技能等級(jí)證書(shū)等相關(guān)信息。四、人事檔案信息通報(bào)流程（一）內(nèi)部通報(bào)1.人力資源部門(mén)定期（每季度）對(duì)人事檔案信息進(jìn)行更新和梳理，形成人事檔案信息通報(bào)文件。2.將人事檔案信息通報(bào)文件發(fā)送至公司內(nèi)部各部門(mén)負(fù)責(zé)人，供其查閱了解本部門(mén)員工的人事檔案信息變化情況。3.各部門(mén)負(fù)責(zé)人如有疑問(wèn)或需要進(jìn)一步了解相關(guān)信息，可及時(shí)與人力資源部門(mén)溝通。（二）特殊情況通報(bào)1.當(dāng)員工的人事檔案信息發(fā)生重大變化，如職位晉升、降職、離職、獎(jiǎng)懲變動(dòng)等，人力資源部門(mén)應(yīng)在信息變動(dòng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，以書(shū)面形式向相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行通報(bào)。2.通報(bào)內(nèi)容應(yīng)包括信息變動(dòng)的具體情況、變動(dòng)原因及相關(guān)依據(jù)等。3.接收通報(bào)的部門(mén)和人員應(yīng)在收到通報(bào)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行確認(rèn)，并反饋是否有異議。（三）外部通報(bào)1.在符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的前提下，如因工作需要向外部機(jī)構(gòu)或單位提供人事檔案信息，人力資源部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行申請(qǐng)。2.申請(qǐng)獲批后，由檔案管理人員按照要求提供相關(guān)信息，并做好信息提供的記錄和備案工作。3.外部機(jī)構(gòu)或單位接收信息后，應(yīng)出具接收證明，并對(duì)信息的使用情況負(fù)責(zé)。五、人事檔案信息查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱人事檔案信息，需填寫(xiě)《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，審批通過(guò)后，檔案管理人員方可提供查閱服務(wù)。3.一般員工查閱本人人事檔案信息，由所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；部門(mén)負(fù)責(zé)人查閱本部門(mén)員工人事檔案信息，由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；其他人員查閱人事檔案信息，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱人事檔案的，必須填寫(xiě)《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限、借閱范圍等。2.借閱申請(qǐng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查閱與借閱要求1.查閱和借閱人事檔案時(shí)，必須在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。2.查閱和借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)人事檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱和借閱結(jié)束后，查閱和借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追查責(zé)任。六、人事檔案信息保密與安全（一）保密措施1.對(duì)人事檔案信息實(shí)行嚴(yán)格的保密制度，檔案管理人員和涉及人事檔案信息管理的工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的人事檔案保管場(chǎng)所，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全存放。3.限制非授權(quán)人員進(jìn)入人事檔案保管場(chǎng)所，對(duì)檔案的查閱、借閱等情況進(jìn)行嚴(yán)格登記，防止信息泄露。（二）安全管理1.定期對(duì)人事檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性和可讀性。對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.建立人事檔案信息備份制度，定期將人事檔案信息備份至電子存儲(chǔ)設(shè)備，并異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案信息丟失。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力，制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的檔案安全事故。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部設(shè)立人事檔案信息通報(bào)工作監(jiān)督小組，由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門(mén)代表。2.監(jiān)督小組定期對(duì)人事檔案信息通報(bào)工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保信息通報(bào)工作符合本制度規(guī)定。3.接受員工對(duì)人事檔案信息通報(bào)工作的監(jiān)督和投訴，對(duì)員工反映的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理。（二）考核辦法1.將人事檔案信息通報(bào)工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)人力資源部門(mén)及相關(guān)責(zé)任人員進(jìn)行考核。2.考核內(nèi)容包括人事檔案信息的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、完整性，信息通報(bào)流程的執(zhí)行情況，檔案查閱與借閱管理情況，信息保密與安全措施落實(shí)情況等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反制度規(guī)定的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)教育，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。八、附則（一）解釋權(quán)本