PAGE檔案保管制度條例一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度條例。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司/組織在各項(xiàng)工作中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司/組織的各項(xiàng)工作實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個(gè)工作環(huán)節(jié)形成的檔案，保證檔案的完整無缺。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司/組織的利益。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司/組織檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理流程和操作規(guī)范。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全存放，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。4.對檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問題。5.負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化錄入和管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案檢索和利用效率。6.為公司/組織各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。7.參與檔案鑒定工作，對已到保管期限的檔案提出鑒定意見。8.負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)各類檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，定期向檔案管理部門移交檔案。2.協(xié)助檔案管理部門開展檔案整理、編目、數(shù)字化等工作。3.對本部門員工進(jìn)行檔案管理知識宣傳和培訓(xùn)，提高員工的檔案意識。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作，及時(shí)歸還檔案。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成1.公司/組織內(nèi)各部門及員工在各項(xiàng)工作中應(yīng)及時(shí)形成檔案，確保檔案的原始性和完整性。2.檔案形成過程中應(yīng)使用規(guī)范的書寫材料和記錄工具，保證檔案字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、聲像資料完整。（二）檔案收集1.各部門兼職檔案員應(yīng)按照檔案管理部門的要求，定期收集本部門形成的檔案，并進(jìn)行初步整理。2.對于重要會議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集整理，并移交檔案管理部門。3.員工離職或調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)將個(gè)人保管的屬于公司/組織的檔案資料全部移交所在部門，由部門兼職檔案員統(tǒng)一整理后移交檔案管理部門。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.對收集到的檔案進(jìn)行分類，按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行區(qū)分。2.對每份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。（三）分類方案公司/組織檔案分類采用[具體分類方案名稱]，主要分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織的行政文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等檔案。2.業(yè)務(wù)管理類：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)等各類業(yè)務(wù)檔案。3.項(xiàng)目檔案類：針對公司/組織的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目實(shí)施過程中的文件資料、項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告等檔案。4.財(cái)務(wù)檔案類：包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等檔案。5.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等檔案，記錄公司/組織的重要活動(dòng)、事件、人物等。6.電子檔案類：包括公司/組織在信息化建設(shè)過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站信息等檔案。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防盜等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備和安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案的安全。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，按照分類順序排列，便于查找和管理。2.聲像檔案應(yīng)根據(jù)載體形式分別存放，照片應(yīng)沖印或掃描后進(jìn)行歸檔，錄音、錄像帶應(yīng)標(biāo)注清楚相關(guān)信息，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全和可用。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：保管期限為[X]年的檔案，主要是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)期內(nèi)對公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為[X]年的檔案，主要是反映公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對公司/組織有參考價(jià)值的檔案。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、泄密等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告上級領(lǐng)導(dǎo)。3.清查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。六、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、規(guī)范的原則，確保檔案信息的安全和合理使用。2.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足公司/組織內(nèi)部工作需要，為公司/組織的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供支持。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：對于確需復(fù)制的檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明用途。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、利用目的、查閱檔案名稱及數(shù)量、借閱檔案期限等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。（四）歸還與注銷借閱檔案到期后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況應(yīng)及時(shí)處理，并追究借閱人的責(zé)任。借閱申請注銷后，檔案管理部門應(yīng)將相關(guān)信息進(jìn)行整理歸檔保存。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、發(fā)展眼光、效益原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，確定檔案的存毀。2.綜合分析：結(jié)合公司/組織的發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務(wù)重點(diǎn)、工作需求等因素，對檔案進(jìn)行綜合分析，判斷檔案的現(xiàn)實(shí)和歷史價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的數(shù)據(jù)，由檔案鑒定工作小組編制《檔案銷毀清冊》，清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將銷毀情況報(bào)告公司/組織領(lǐng)導(dǎo)?！稒n案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：按照檔案目錄信息，將檔案的題名、日期、保管期限等內(nèi)容錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。4.掛接存儲：將處理后的圖像文件與檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行掛接存儲，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的批量錄入、修改、刪除等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和完整。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，提高借閱工作效率和管理水平。4.統(tǒng)計(jì)分析：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保檔案信息的安全，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。（四）數(shù)據(jù)備份與維護(hù)1.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.建立數(shù)據(jù)維護(hù)機(jī)制，定