PAGE基層法院檔案管理制度一、總則（一）制定目的為加強(qiáng)基層法院檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在審判工作、司法政務(wù)及其他各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《人民法院檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本院各部門在工作中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案，包括但不限于訴訟檔案、文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本院檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)全院檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則各部門應(yīng)確保所形成檔案的真實(shí)性和完整性，如實(shí)反映工作過程和實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.方便利用原則檔案管理工作應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案查詢和利用效率，為審判工作和其他各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的服務(wù)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本院設(shè)立專門的檔案管理辦公室，作為全院檔案管理工作的職能部門，歸口管理本院各類檔案。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本院檔案管理工作的規(guī)章制度并組織實(shí)施負(fù)責(zé)宣傳檔案法律法規(guī)，提高全院干警的檔案意識(shí)，確保檔案管理工作依法依規(guī)進(jìn)行。2.負(fù)責(zé)全院檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作按照檔案管理的規(guī)范要求，對(duì)各部門移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)工作，確保檔案的安全配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案庫房、防火防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化處理工作，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描和存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和遠(yuǎn)程利用，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)檔案的開發(fā)利用工作，為本院審判工作和其他各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)根據(jù)工作需要，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案查閱服務(wù)，積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策、案件審理、歷史研究等提供依據(jù)。6.負(fù)責(zé)對(duì)本院各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高各部門兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平，對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督和定期檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.訴訟檔案包括各類案件的立案材料、庭審記錄、證據(jù)材料、裁判文書、執(zhí)行卷宗等，全面反映案件的審理過程和結(jié)果。2.文書檔案涵蓋本院制發(fā)的各類文件、請(qǐng)示報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等，體現(xiàn)本院的行政管理和業(yè)務(wù)工作情況。3.人事檔案包含干警的履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、培訓(xùn)等方面的材料，是對(duì)干警個(gè)人情況的全面記錄。4.財(cái)務(wù)檔案涉及本院的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等資料，反映本院的財(cái)務(wù)收支狀況和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況。5.基建檔案包括本院基本建設(shè)項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過程形成的文件材料，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.設(shè)備檔案記錄本院購置的各類設(shè)備儀器的技術(shù)資料、使用說明書、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄等，為設(shè)備的管理和維護(hù)提供依據(jù)。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地移交檔案管理部門兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行清理和整理，按照檔案管理部門的要求，將應(yīng)歸檔的檔案及時(shí)移交。2.檔案收集應(yīng)遵循歸檔范圍和保管期限的規(guī)定，確保收集的檔案具有保存價(jià)值對(duì)于不符合歸檔要求或已超過保管期限的文件材料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行妥善處理，不得隨意銷毀。3.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性和完整性，不得擅自涂改、剪裁、抽取或銷毀檔案內(nèi)容確保檔案的真實(shí)性和可靠性，為后續(xù)的整理和利用工作提供良好的基礎(chǔ)。（三）檔案整理方法1.分類標(biāo)準(zhǔn)采用年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類法對(duì)檔案進(jìn)行分類。即先按年度將檔案分為不同類別，再根據(jù)保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三類，最后按機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行細(xì)分。例如，訴訟檔案按案件年度分類，文書檔案按發(fā)文年度分類，人事檔案按人員類別分類等。2.整理步驟裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修補(bǔ)和裱糊，去除金屬物，采用三孔一線或縫紉機(jī)等方式進(jìn)行裝訂，確保文件整齊牢固。編頁號(hào)：在每份文件的右上角或左上角編寫頁號(hào)，以便于統(tǒng)計(jì)和查找。編目：填寫卷內(nèi)文件目錄，包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目，準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容和排列順序。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止卷號(hào)等信息，便于檔案的存放和檢索。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)符合安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求庫房選址應(yīng)遠(yuǎn)離火源、水源和污染源，具備良好的通風(fēng)和采光條件。安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備滅火器材和防蟲、防霉藥品等。2.檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理編目區(qū)、查閱接待區(qū)等確保檔案管理工作流程順暢，避免相互干擾。檔案存放區(qū)應(yīng)設(shè)置密集架或檔案柜，按照檔案分類順序排列存放檔案。3.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理庫房設(shè)施設(shè)備存在的問題檢查檔案的保管狀況，如發(fā)現(xiàn)檔案有霉變、蟲蛀、破損等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和處理。（二）檔案保管期限劃分1.永久保管的檔案凡是反映本院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本院工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如本院重要的法規(guī)性文件、年度綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表、機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。2.長(zhǎng)期保管的檔案凡是反映本院一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本院工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為30年。如本院一般性的業(yè)務(wù)文件、會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.短期保管的檔案凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本院工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為10年。如本院臨時(shí)性的工作文件、一般性的事務(wù)性文件材料等。（三）檔案的定期清查與統(tǒng)計(jì)1.每年定期對(duì)檔案進(jìn)行全面清查，核對(duì)檔案數(shù)量、保管狀況等，確保檔案賬實(shí)相符清查工作應(yīng)制定詳細(xì)的計(jì)劃，明確清查人員、范圍、方法和時(shí)間安排。對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行記錄和處理，如檔案丟失、損壞等情況要查明原因，追究責(zé)任，并采取補(bǔ)救措施。2.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析定期向上級(jí)檔案管理部門和本院領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。通過統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，及時(shí)調(diào)整工作策略和方法。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和本院檔案管理制度的規(guī)定，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.服務(wù)審判原則檔案利用工作應(yīng)緊密圍繞審判工作中心，優(yōu)先滿足案件審理、執(zhí)行等工作對(duì)檔案的需求，為公正司法提供有力支持。3.方便快捷原則簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案查詢和借閱效率，為利用者提供方便快捷的服務(wù)。（二）利用方式1.查閱本院干警因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)?zhí)峁┫鄳?yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案安全。2.借閱外單位因工作需要借閱本院檔案的，應(yīng)持單位介紹信，注明借閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)本院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，并應(yīng)按時(shí)歸還。借閱期間不得擅自轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換和批注，確保檔案的完整和安全。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案材料的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案材料應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。（三）利用登記與反饋1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、復(fù)制內(nèi)容等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和管理。2.定期收集利用者對(duì)檔案利用工作的反饋意見，及時(shí)改進(jìn)檔案管理和服務(wù)工作通過設(shè)置意見箱、發(fā)放調(diào)查問卷、召開座談會(huì)等方式，廣泛征求利用者的意見和建議，不斷提高檔案利用工作的質(zhì)量和水平。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計(jì)劃，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定審查檔案的內(nèi)容是否仍具有查考利用價(jià)值，是否涉及重要的歷史事件、法律問題或本院工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)等。2.考慮檔案的現(xiàn)實(shí)利用需求，對(duì)于當(dāng)前仍頻繁使用或可能在今后工作中發(fā)揮作用的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限確保檔案資源的有效留存，為本院各項(xiàng)工作提供持續(xù)的支持。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊(cè)》清冊(cè)應(yīng)詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.報(bào)本院分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的徹底和安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告本院分管領(lǐng)導(dǎo)。3.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案管理部門的檔案登記薄上注銷，并將銷毀清冊(cè)永久保存以便日后查閱和審計(jì)，保證檔案銷毀工作的可追溯性。七、檔案信息化建設(shè)（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為本院干警提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，與本院其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)接，為審判工作和司法政務(wù)提供有力支持打破信息壁壘，促進(jìn)信息流通，提升本院整體工作效能。（二）數(shù)字化處理流程1.檔案掃描按照檔案整理的要求，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案存儲(chǔ)和利用的要求，一般不低于[X]dpi。掃描后的圖像應(yīng)清晰、完整，色彩還原準(zhǔn)確。2.圖像處理對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、去黑邊等處理，確保圖像質(zhì)量。同時(shí)，對(duì)圖像進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)的電子目錄。3.數(shù)據(jù)掛接將處理后的檔案圖像數(shù)據(jù)與檔案管理系統(tǒng)中的目錄信息進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索。（三）信息安全保障1.建立健全檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)設(shè)置用戶權(quán)限管理，嚴(yán)格控制對(duì)檔案信息的訪問，防止信息泄露。定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)，安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)設(shè)備。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息安全培訓(xùn)，提高安