PAGE招標(biāo)采購檔案評(píng)審制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司招標(biāo)采購檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，提高招標(biāo)采購工作的質(zhì)量和效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本評(píng)審制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有招標(biāo)采購項(xiàng)目檔案的評(píng)審工作，包括但不限于貨物采購、工程建設(shè)、服務(wù)招標(biāo)等各類項(xiàng)目。（三）基本原則1.合法性原則：評(píng)審工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保招標(biāo)采購活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映招標(biāo)采購項(xiàng)目的全過程，不得虛假記錄或篡改。3.完整性原則：涵蓋招標(biāo)采購項(xiàng)目從前期準(zhǔn)備到合同履行完畢的各個(gè)環(huán)節(jié)的文件資料，保證檔案的全面性。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、歸檔應(yīng)符合統(tǒng)一的格式和要求，便于查閱和管理。二、評(píng)審機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）評(píng)審小組組成成立招標(biāo)采購檔案評(píng)審小組，成員包括公司內(nèi)部具有豐富招標(biāo)采購經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員、法務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員等。評(píng)審小組設(shè)組長(zhǎng)一名，由公司分管招標(biāo)采購工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任。（二）評(píng)審小組職責(zé)1.組長(zhǎng)職責(zé)全面負(fù)責(zé)評(píng)審小組的工作，組織制定評(píng)審計(jì)劃和評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)。協(xié)調(diào)解決評(píng)審過程中出現(xiàn)的重大問題，對(duì)評(píng)審結(jié)果進(jìn)行最終審定。2.專業(yè)人員職責(zé)依據(jù)評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)招標(biāo)采購檔案的內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)審查，包括文件的完整性、準(zhǔn)確性、邏輯性等。對(duì)檔案中涉及的技術(shù)條款、商務(wù)條款等進(jìn)行專業(yè)判斷，提出評(píng)審意見。3.法務(wù)人員職責(zé)審查招標(biāo)采購檔案中涉及的法律文件、合同條款等是否符合法律法規(guī)要求，有無法律風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)采購活動(dòng)的合法性進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)估，提供法律專業(yè)意見。4.財(cái)務(wù)人員職責(zé)審核檔案中與資金相關(guān)的文件，如預(yù)算編制、資金支付等，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。對(duì)采購成本的合理性進(jìn)行分析，提出成本控制方面的建議。三、評(píng)審內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)（一）項(xiàng)目前期文件1.采購申請(qǐng)?jiān)u審內(nèi)容：采購申請(qǐng)是否明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等基本信息，是否經(jīng)過相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審批。評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)：采購申請(qǐng)信息完整、準(zhǔn)確，審批流程合規(guī)，簽字蓋章齊全。2.需求調(diào)研評(píng)審內(nèi)容：是否有對(duì)采購項(xiàng)目需求的詳細(xì)調(diào)研記錄，包括用戶需求、技術(shù)要求等，調(diào)研過程是否充分。評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)：需求調(diào)研記錄詳實(shí)，能夠準(zhǔn)確反映項(xiàng)目需求，調(diào)研過程有相關(guān)參與人員簽字確認(rèn)。（二）招標(biāo)采購文件1.招標(biāo)文件評(píng)審內(nèi)容：招標(biāo)文件的編制是否符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容是否完整，包括招標(biāo)公告、投標(biāo)人資格要求、技術(shù)規(guī)格、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等。評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)：招標(biāo)文件編制規(guī)范，內(nèi)容清晰明確，無歧義，各項(xiàng)條款合法合規(guī)，評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)合理。2.投標(biāo)文件評(píng)審內(nèi)容：投標(biāo)文件是否按照招標(biāo)文件要求編制，內(nèi)容是否完整，包括投標(biāo)函、商務(wù)條款偏離表、技術(shù)方案、價(jià)格清單等。評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)：投標(biāo)文件響應(yīng)招標(biāo)文件要求，內(nèi)容完整，簽字蓋章齊全，商務(wù)和技術(shù)條款無重大偏離。（三）開標(biāo)、評(píng)標(biāo)文件1.開標(biāo)記錄評(píng)審內(nèi)容：開標(biāo)記錄是否真實(shí)、準(zhǔn)確，包括開標(biāo)時(shí)間、地點(diǎn)、投標(biāo)人名稱、投標(biāo)報(bào)價(jià)等信息。評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)：開標(biāo)記錄內(nèi)容完整，與實(shí)際開標(biāo)情況一致，有開標(biāo)主持人和記錄人簽字。2.評(píng)標(biāo)報(bào)告評(píng)審內(nèi)容：評(píng)標(biāo)報(bào)告是否按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行編寫，評(píng)標(biāo)過程是否公正、公平，推薦的中標(biāo)候選人是否合理。評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)：評(píng)標(biāo)報(bào)告內(nèi)容詳實(shí)，評(píng)標(biāo)過程記錄清晰，評(píng)標(biāo)結(jié)論合理，有評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員簽字。（四）合同文件1.采購合同評(píng)審內(nèi)容：采購合同的簽訂是否符合法律法規(guī)要求，合同條款是否完整，包括標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、付款方式、違約責(zé)任等。評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)：采購合同簽訂程序合規(guī)，條款明確具體，權(quán)利義務(wù)對(duì)等，無明顯法律風(fēng)險(xiǎn)。2.合同變更文件評(píng)審內(nèi)容：合同變更是否有正當(dāng)理由，變更程序是否合規(guī)，變更文件是否齊全。評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)：合同變更理由充分，程序符合合同約定，變更文件有雙方簽字確認(rèn)。（五）驗(yàn)收文件1.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告評(píng)審內(nèi)容：驗(yàn)收?qǐng)?bào)告是否真實(shí)反映項(xiàng)目驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收時(shí)間、地點(diǎn)、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收結(jié)論等。評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)：驗(yàn)收?qǐng)?bào)告內(nèi)容完整，驗(yàn)收結(jié)論明確，驗(yàn)收人員簽字齊全。2.質(zhì)量證明文件：評(píng)審內(nèi)容：是否有供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量證明文件，如合格證、檢驗(yàn)報(bào)告等。評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)：質(zhì)量證明文件齊全有效，與采購合同要求相符。四、評(píng)審流程（一）項(xiàng)目歸檔招標(biāo)采購項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將項(xiàng)目檔案進(jìn)行整理歸檔，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。歸檔資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件和電子文件，電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。<二）初審評(píng)審小組收到歸檔的招標(biāo)采購項(xiàng)目檔案后，首先由專業(yè)人員進(jìn)行初審。初審人員按照評(píng)審內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案資料進(jìn)行逐份審查，填寫初審意見表，記錄發(fā)現(xiàn)的問題和不足之處。初審時(shí)間一般為[X]個(gè)工作日。（三）會(huì)審初審結(jié)束后，評(píng)審小組召開會(huì)審會(huì)議。由初審人員匯報(bào)初審情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行討論分析。會(huì)審過程中，各成員應(yīng)充分發(fā)表意見，依據(jù)評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估。會(huì)審會(huì)議應(yīng)形成會(huì)議紀(jì)要，記錄討論結(jié)果和評(píng)審意見。會(huì)審時(shí)間一般為[X]個(gè)工作日。（四）終審會(huì)審?fù)ㄟ^的檔案，由評(píng)審小組組長(zhǎng)進(jìn)行終審。組長(zhǎng)對(duì)評(píng)審結(jié)果進(jìn)行最終審定，簽署終審意見。終審意見應(yīng)明確檔案是否通過評(píng)審，如存在問題，應(yīng)提出整改要求和期限。終審時(shí)間一般為[X]個(gè)工作日。（五）反饋與整改評(píng)審小組將評(píng)審意見反饋給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)評(píng)審意見及時(shí)組織整改，對(duì)檔案資料進(jìn)行補(bǔ)充、完善或修正。整改完成后，將整改情況提交評(píng)審小組進(jìn)行復(fù)查。復(fù)查通過后，檔案評(píng)審工作結(jié)束。五、檔案保管與查閱（一）檔案保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)備，確保招標(biāo)采購檔案的安全存儲(chǔ)。2.檔案應(yīng)按照項(xiàng)目類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失或泄密。（二）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱招標(biāo)采購檔案的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管場(chǎng)所，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或損壞。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)招標(biāo)采購檔案評(píng)審制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保評(píng)審工作的公正、公平、公開。2.設(shè)立舉報(bào)信箱和舉報(bào)電話，接受公司員工對(duì)招標(biāo)采購檔案管理中違規(guī)行為的舉報(bào)。對(duì)舉報(bào)事項(xiàng)進(jìn)行及時(shí)調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給舉報(bào)人。（二）考核辦法1.將招標(biāo)采購檔案評(píng)審工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)評(píng)審小組成員和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。