PAGE項(xiàng)目材料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目材料檔案管理，確保項(xiàng)目材料檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于項(xiàng)目材料的查詢(xún)、利用和追溯，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項(xiàng)目材料檔案的管理，包括項(xiàng)目前期文件、施工過(guò)程文件、竣工文件等各類(lèi)與項(xiàng)目材料相關(guān)的資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：項(xiàng)目材料檔案應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋項(xiàng)目從策劃到竣工全過(guò)程中形成的各類(lèi)材料，保證檔案資料的全面性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案記錄應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、文字等信息應(yīng)清晰、規(guī)范。4.系統(tǒng)性原則：按照項(xiàng)目建設(shè)的流程和內(nèi)在邏輯，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、整理和歸檔，使其具有系統(tǒng)性。5.安全性原則：采取有效措施確保項(xiàng)目材料檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。（四）職責(zé)分工1.項(xiàng)目管理部門(mén)負(fù)責(zé)項(xiàng)目材料檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。督促項(xiàng)目各參建單位及時(shí)整理、歸檔項(xiàng)目材料檔案。對(duì)項(xiàng)目材料檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。2.項(xiàng)目檔案管理人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目材料檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、存儲(chǔ)等具體工作。建立項(xiàng)目材料檔案臺(tái)賬，記錄檔案的出入庫(kù)情況。對(duì)項(xiàng)目材料檔案進(jìn)行日常維護(hù)和保管，確保檔案安全。3.項(xiàng)目各參建單位負(fù)責(zé)本單位在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的材料檔案的收集、整理和歸檔工作，并按要求向項(xiàng)目管理部門(mén)移交。配合項(xiàng)目管理部門(mén)和檔案管理人員做好項(xiàng)目材料檔案的管理工作。二、項(xiàng)目材料檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)文件，包括總體規(guī)劃、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。項(xiàng)目招投標(biāo)文件，如招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)等。2.施工過(guò)程文件施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底記錄等。工程原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件，如質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、合格證等。施工過(guò)程中的各項(xiàng)記錄，如施工日志、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。工程變更文件，包括變更通知、變更圖紙、變更洽商記錄等。工程進(jìn)度文件，如進(jìn)度計(jì)劃報(bào)表、進(jìn)度報(bào)告等。工程質(zhì)量事故處理文件，包括事故報(bào)告、處理方案、處理結(jié)果等。3.竣工文件竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專(zhuān)業(yè)竣工圖。工程竣工驗(yàn)收文件，如竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收備案表等。工程結(jié)算文件，包括工程結(jié)算書(shū)、結(jié)算審核報(bào)告等。項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告，包括項(xiàng)目建設(shè)總結(jié)、技術(shù)總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)等。（二）收集要求1.項(xiàng)目各參建單位應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)項(xiàng)目材料檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集。2.收集的項(xiàng)目材料檔案應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。（三）整理要求1.對(duì)收集到的項(xiàng)目材料檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，按照檔案的形成階段、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行合理劃分。2.同一類(lèi)別的檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查詢(xún)和管理。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容相符。三、項(xiàng)目材料檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)方法1.按項(xiàng)目階段分類(lèi)：分為項(xiàng)目前期文件、施工過(guò)程文件、竣工文件三大類(lèi)。2.按專(zhuān)業(yè)分類(lèi)：在施工過(guò)程文件和竣工文件中，可進(jìn)一步按照建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水、暖通等專(zhuān)業(yè)進(jìn)行細(xì)分。3.按文件性質(zhì)分類(lèi)：如分為審批文件、技術(shù)文件、質(zhì)量文件、進(jìn)度文件、結(jié)算文件等。（二）編號(hào)規(guī)則1.項(xiàng)目材料檔案編號(hào)采用“項(xiàng)目代碼+檔案類(lèi)別代碼+順序號(hào)”的形式。2.項(xiàng)目代碼：由公司統(tǒng)一規(guī)定，用于標(biāo)識(shí)具體項(xiàng)目。3.檔案類(lèi)別代碼：根據(jù)檔案分類(lèi)方法，用兩位字母或數(shù)字表示，如“QJ”表示項(xiàng)目前期文件，“SG”表示施工過(guò)程文件，“JG”表示竣工文件等。4.順序號(hào)：按照檔案整理順序依次編寫(xiě)，用四位數(shù)字表示。例如，某項(xiàng)目的一份施工過(guò)程中的建筑專(zhuān)業(yè)技術(shù)交底記錄，其編號(hào)為：XM001SG010001，其中“XM001”為項(xiàng)目代碼，“SG01”表示施工過(guò)程文件中的建筑專(zhuān)業(yè)技術(shù)文件類(lèi)別，“0001”為該類(lèi)文件的順序號(hào)。四、項(xiàng)目材料檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.項(xiàng)目各參建單位應(yīng)在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中及時(shí)將整理好的項(xiàng)目材料檔案移交項(xiàng)目管理部門(mén)。2.項(xiàng)目管理部門(mén)應(yīng)在收到檔案后進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案及時(shí)退回原單位進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.審核通過(guò)的項(xiàng)目材料檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序進(jìn)行裝訂成冊(cè)，并填寫(xiě)檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。4.將裝訂好的檔案存入專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，建立檔案臺(tái)賬，記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、編號(hào)、題名、保管期限等信息。（二）保管期限1.項(xiàng)目前期文件、竣工文件中的重要文件，如立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等永久保存。2.施工過(guò)程中的一般性文件，如施工日志、技術(shù)交底記錄等保存期限為[X]年。3.工程原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件等保存期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。（三）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。3.檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案架或檔案柜中，排列整齊，便于查找和利用。（四）檔案的日常維護(hù)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、褪色等情況，如有問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份介質(zhì)應(yīng)妥善保管，與原始數(shù)據(jù)分開(kāi)存放。3.保持檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。五、項(xiàng)目材料檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱項(xiàng)目材料檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《項(xiàng)目材料檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到項(xiàng)目管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.涉及項(xiàng)目機(jī)密或重要信息的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱項(xiàng)目材料檔案的，應(yīng)提交書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由項(xiàng)目管理部門(mén)安排專(zhuān)人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人提交《項(xiàng)目材料檔案查閱申請(qǐng)表》。2.項(xiàng)目管理部門(mén)檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，查找相應(yīng)檔案，并進(jìn)行登記。3.查閱人員在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.項(xiàng)目材料檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，不得用于商業(yè)目的或泄露公司機(jī)密。2.如需對(duì)項(xiàng)目材料檔案進(jìn)行復(fù)制、摘錄或引用，應(yīng)注明出處，并經(jīng)檔案管理人員審核。3.因項(xiàng)目建設(shè)、審計(jì)、評(píng)估等工作需要使用項(xiàng)目材料檔案數(shù)據(jù)的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。六、項(xiàng)目材料檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.保管期限已滿(mǎn)且確無(wú)保存價(jià)值的項(xiàng)目材料檔案。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞，無(wú)法修復(fù)且無(wú)保存必要的檔案。3.按照法律法規(guī)和公司規(guī)定需要銷(xiāo)毀的檔案。（二）銷(xiāo)毀程序1.鑒定：由項(xiàng)目管理部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行鑒定，填寫(xiě)《項(xiàng)目材料檔案銷(xiāo)毀鑒定表》，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.審批：經(jīng)鑒定確需銷(xiāo)毀的檔案，《項(xiàng)目材料檔案銷(xiāo)毀鑒定表》應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷(xiāo)毀：審批通過(guò)后，由項(xiàng)目管理部門(mén)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。4.監(jiān)銷(xiāo)：銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)至少有兩名監(jiān)銷(xiāo)人員在場(chǎng)，確保銷(xiāo)毀工作徹底、真實(shí)。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀記錄上簽字確認(rèn)。（三）銷(xiāo)毀記錄