PAGE考勤制度屬于哪類檔案考勤制度檔案管理規(guī)范一、總則（一）目的本規(guī)范旨在明確考勤制度在公司檔案管理體系中的分類歸屬，確?？记谥贫认嚓P(guān)檔案得到妥善、規(guī)范的管理，為公司的人力資源管理、運(yùn)營決策等提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)，同時符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司全體員工的考勤制度檔案管理工作，包括考勤記錄、考勤報表、考勤相關(guān)規(guī)定文件等各類與考勤制度相關(guān)的資料。（三）基本原則1.合法性原則：考勤制度檔案管理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，如《中華人民共和國勞動法》《勞動合同法》等中關(guān)于工作時間、休息休假、工資計算等與考勤相關(guān)的規(guī)定，確保公司考勤管理活動合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：考勤記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整地反映員工的出勤情況，相關(guān)檔案資料的整理、歸檔要確保信息無誤，為后續(xù)的統(tǒng)計分析和決策提供可靠數(shù)據(jù)支持。3.完整性原則：涵蓋考勤制度從制定、執(zhí)行到監(jiān)督等全過程所產(chǎn)生的各類文件、記錄，保證檔案體系的完整性，以便全面追溯和查詢考勤管理的相關(guān)信息。4.保密性原則：涉及員工個人考勤信息屬于敏感信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露，保護(hù)員工隱私。二、考勤制度檔案的分類（一）考勤規(guī)定文件類1.公司考勤管理制度包括公司正式發(fā)布的考勤管理辦法、規(guī)定、細(xì)則等文件，明確考勤的基本規(guī)則，如正常工作時間、加班規(guī)定、請假流程、遲到早退及曠工處理等內(nèi)容。此類文件是公司考勤管理的核心依據(jù)，應(yīng)作為重要檔案長期保存。例如：[公司名稱]考勤管理辦法，規(guī)定員工每周工作五天，每天工作時間為[具體時長]，加班需提前申請并經(jīng)上級批準(zhǔn)等。2.相關(guān)法律法規(guī)及政策文件收集國家及地方政府有關(guān)勞動用工、考勤管理方面的法律法規(guī)、政策文件，如勞動工時規(guī)定、帶薪年休假條例等，作為公司考勤制度制定和執(zhí)行的外部依據(jù)參考檔案。例如：《國務(wù)院關(guān)于職工工作時間的規(guī)定》《職工帶薪年休假條例》等文件，公司在制定考勤制度時需確保與之相符，并在日常管理中以此為遵循。3.部門考勤補(bǔ)充規(guī)定各部門根據(jù)自身工作特點(diǎn)和實際需求，在公司統(tǒng)一考勤制度基礎(chǔ)上制定的補(bǔ)充規(guī)定，如針對特殊崗位的考勤彈性措施、部門內(nèi)部加班審批流程優(yōu)化等。這些規(guī)定經(jīng)公司審批后納入考勤制度檔案體系。例如：研發(fā)部門因項目任務(wù)緊急，制定的在項目關(guān)鍵階段允許適當(dāng)靈活調(diào)整工作時間的補(bǔ)充規(guī)定，但需提前報備人力資源部門備案。（二）考勤記錄類1.員工日常考勤表記錄員工每日出勤情況，包括上下班時間、遲到早退、曠工、請假類別及時長等詳細(xì)信息。通常以月度為周期進(jìn)行匯總整理，形成月度考勤報表。例如：員工[姓名]在[具體日期]上班遲到[X]分鐘，[具體日期]因病假請假[X]天等記錄均詳細(xì)記錄在考勤表中。2.加班記錄針對員工加班情況的專門記錄，涵蓋加班日期、加班時長、加班事由、審批情況等內(nèi)容。加班記錄對于核算員工加班工資、統(tǒng)計部門加班情況等具有重要意義。例如：員工[姓名]在[加班日期]因[項目任務(wù)]加班[X]小時，加班申請經(jīng)[上級領(lǐng)導(dǎo)姓名]批準(zhǔn)，記錄清晰可查。3.請假審批單員工請假時填寫的申請單據(jù)，詳細(xì)說明請假原因、請假起止時間、預(yù)計銷假時間等信息，并經(jīng)各級審批簽字確認(rèn)。請假審批單是員工請假流程的重要憑證，也是考勤記錄的重要組成部分。例如：員工[姓名]于[申請日期]提交病假請假審批單，說明因身體不適需請假[X]天，從[請假開始日期]至[請假結(jié)束日期]，依次經(jīng)部門主管、人力資源部門審核批準(zhǔn)。（三）考勤統(tǒng)計報表類1.月度考勤匯總表每月對員工日?？记诒磉M(jìn)行匯總統(tǒng)計形成的報表，直觀呈現(xiàn)每個員工當(dāng)月的出勤天數(shù)、遲到早退次數(shù)、曠工天數(shù)、請假天數(shù)及請假類別分布等情況。方便公司整體掌握員工月度考勤狀況。例如：月度考勤匯總表顯示，[部門名稱]本月遲到人數(shù)為[X]人，請假總天數(shù)為[X]天，其中病假[X]天，事假[X]天等。2.年度考勤分析報告基于全年考勤數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析的報告，內(nèi)容包括年度出勤趨勢分析、各部門考勤對比、不同崗位考勤特點(diǎn)、請假規(guī)律總結(jié)等。通過分析為公司優(yōu)化考勤制度、人力資源規(guī)劃等提供決策依據(jù)。例如：年度考勤分析報告指出，公司整體出勤率在下半年有所下降，部分業(yè)務(wù)部門加班頻率較高，某些崗位員工病假集中在特定季節(jié)等問題，并提出相應(yīng)改進(jìn)建議。3.特殊考勤情況統(tǒng)計報表針對公司內(nèi)出現(xiàn)的特殊考勤情況，如長期病假、連續(xù)曠工、頻繁遲到等進(jìn)行專項統(tǒng)計形成的報表。有助于及時發(fā)現(xiàn)和處理異常考勤情況，加強(qiáng)考勤管理的針對性。例如：特殊考勤情況統(tǒng)計報表顯示，員工[姓名]連續(xù)曠工[X]天，已按照公司規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)處理，并對其曠工原因進(jìn)行跟蹤記錄。三、考勤制度檔案的收集與整理（一）收集要求1.明確責(zé)任主體人力資源部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌考勤制度檔案的收集工作，明確各部門在考勤記錄報送、文件提交等方面的職責(zé)。例如，各部門指定專人負(fù)責(zé)每月按時提交本部門員工考勤表，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。2.規(guī)定收集時間對于日?？记谟涗?，如考勤表、請假審批單等，每月[具體日期]前各部門完成收集整理并報送至人力資源部門。加班記錄應(yīng)在加班發(fā)生后[規(guī)定時長]內(nèi)提交審批及備案。3.規(guī)范收集方式考勤記錄可通過紙質(zhì)文檔或電子文檔形式提交，電子文檔應(yīng)統(tǒng)一格式，如Excel表格，便于后續(xù)整理和數(shù)據(jù)分析。提交的文檔需附帶相關(guān)審批簽字頁，確保資料的真實性和有效性。（二）整理方法1.分類整理根據(jù)考勤制度檔案的分類，將收集到的各類資料進(jìn)行分類存放。例如，將考勤規(guī)定文件類按照文件性質(zhì)、發(fā)布時間等順序排列，考勤記錄類按照員工姓名、月份等進(jìn)行歸檔，考勤統(tǒng)計報表類按照報表類型、時間周期等整理。2.編號標(biāo)識為便于檔案的查找和管理，對每一份考勤制度檔案進(jìn)行編號標(biāo)識。編號可采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，如“KQGD[年份][序號]”表示考勤規(guī)定文件類，“KQJL[員工姓名首字母][月份][年份]”表示員工考勤記錄等。同時，建立編號與檔案內(nèi)容的對應(yīng)索引表，方便快速查詢。3.裝訂成冊對于紙質(zhì)的考勤記錄、審批單等資料，按照月份或年度進(jìn)行裝訂成冊，并在封面標(biāo)注檔案名稱、時間段、編號等信息。裝訂應(yīng)整齊、牢固，確保檔案的完整性和可讀性。四、考勤制度檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案存儲設(shè)立專門的檔案柜存放紙質(zhì)考勤制度檔案，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能。按照檔案類別和編號順序依次排列存放，便于查找和取用。例如：將考勤規(guī)定文件類存放在一個檔案柜的特定區(qū)域，每個文件盒按照文件年份和類別進(jìn)行標(biāo)識；考勤記錄類和統(tǒng)計報表類分別存放在不同檔案柜中，按照月份或年度順序排列。2.電子檔案存儲建立電子檔案庫，將考勤制度相關(guān)的電子文件進(jìn)行分類存儲。電子檔案應(yīng)定期備份，存儲在不同的存儲介質(zhì)上，如硬盤、光盤等，并分別存放于不同地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。例如：在電子檔案庫中創(chuàng)建“考勤規(guī)定”“考勤記錄”“考勤報表”等文件夾，每個文件夾下再按照具體內(nèi)容細(xì)分子文件夾，如“考勤規(guī)定”文件夾下按照年份存放公司考勤管理制度文件及相關(guān)法律法規(guī)文件等。（二）保管期限1.考勤規(guī)定文件類公司正式發(fā)布的考勤管理制度等核心文件長期保管，以確保公司考勤管理的連續(xù)性和穩(wěn)定性。相關(guān)法律法規(guī)及政策文件按照其有效期限及與公司考勤管理相關(guān)的時效進(jìn)行保管，一般保存[規(guī)定時長]。例如：公司現(xiàn)行的考勤管理辦法自發(fā)布之日起長期保存；新修訂的《職工帶薪年休假條例》在公司依據(jù)其執(zhí)行期間保存，直至有新的法規(guī)替代或公司不再適用該法規(guī)后，保存[規(guī)定時長]。2.考勤記錄類員工日?？记诒怼⒓影嘤涗?、請假審批單等考勤記錄保存期限為[規(guī)定時長]?？紤]到勞動糾紛等可能涉及的追溯需求，該期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)要求。例如：一般保存[X]年，以便在需要時能夠查詢員工過去的考勤情況，作為處理勞動爭議等問題的依據(jù)。3.考勤統(tǒng)計報表類月度考勤匯總表保存[規(guī)定時長]年，年度考勤分析報告等長期保存。統(tǒng)計報表作為公司考勤管理數(shù)據(jù)的重要呈現(xiàn)形式，對于分析公司考勤狀況、制定管理策略具有重要參考價值，故不同報表保存期限有所不同。例如：月度考勤匯總表保存[X]年，年度考勤分析報告自生成之日起長期保存，以便隨時查閱公司不同時期的考勤統(tǒng)計情況。（三）保管責(zé)任1.指定專人負(fù)責(zé)人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)考勤制度檔案的保管工作，明確其職責(zé)和權(quán)限。保管人員應(yīng)具備一定的檔案管理知識和技能，熟悉考勤制度相關(guān)業(yè)務(wù)流程。例如：[保管人員姓名]負(fù)責(zé)考勤制度檔案的日常保管、借閱登記、定期盤點(diǎn)等工作，確保檔案的安全和完整。2.定期檢查維護(hù)保管人員定期對考勤制度檔案進(jìn)行檢查，包括紙質(zhì)檔案的完整性、電子檔案的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性及存儲介質(zhì)的狀態(tài)等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或數(shù)據(jù)異常等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。例如：每月對紙質(zhì)檔案進(jìn)行外觀檢查，每季度對電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)完整性校驗，每年對存儲介質(zhì)進(jìn)行全面檢查，如有問題及時更換存儲介質(zhì)并備份數(shù)據(jù)。3.安全防護(hù)措施加強(qiáng)檔案存儲場所的安全防護(hù)，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備。對電子檔案庫設(shè)置訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和篡改數(shù)據(jù)。例如：檔案柜配備鎖具，檔案存儲房間安裝監(jiān)控攝像頭、煙霧報警器、除濕機(jī)、防蟲藥劑等；電子檔案庫設(shè)置不同級別的用戶權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的檔案文件。五、考勤制度檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部因工作需要查閱考勤制度檔案的，需填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到人力資源部門辦理查閱手續(xù)。例如：人力資源部門員工因進(jìn)行考勤數(shù)據(jù)分析需要查閱員工考勤記錄，需填寫查閱申請表，經(jīng)部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，在人力資源部門指定地點(diǎn)查閱相關(guān)檔案。2.外部查閱因勞動糾紛、政府監(jiān)管檢查等特殊情況需要對外提供考勤制度檔案查閱的，必須經(jīng)過公司高層審批，并按照法律法規(guī)要求辦理相關(guān)手續(xù)。同時，對查閱范圍、查閱方式等進(jìn)行嚴(yán)格限定，確保公司信息安全。例如：勞動仲裁機(jī)構(gòu)要求查閱公司員工考勤記錄時，公司需經(jīng)高層審批同意后，由人力資源部門專人陪同查閱，僅提供與仲裁事項相關(guān)的考勤資料，并做好查閱記錄。（二）使用規(guī)范1.不得擅自復(fù)制未經(jīng)檔案保管部門同意，查閱人員不得擅自復(fù)制考勤制度檔案資料。如確有需要復(fù)制的，需另行填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)審批后按照規(guī)定的復(fù)制流程進(jìn)行操作。例如：某部門因工作匯報需要復(fù)制部分員工考勤記錄，需填寫復(fù)制申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案保管人員進(jìn)行復(fù)制，并對復(fù)制件進(jìn)行編號登記。2.保證檔案完整查閱人員在查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得隨意涂改、損壞、抽取或丟失檔案內(nèi)容。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案保管部門，并由保管人員進(jìn)行核對檢查，確保檔案完整無損。例如：查閱人員查閱完畢后，將考勤記錄等檔案資料如數(shù)歸還檔案柜，并由保管人員檢查檔案頁碼是否完整、有無損壞跡象等。3.做好查閱記錄檔案保管部門對每次查閱考勤制度檔案的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱目的及查閱結(jié)果等信息。查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查詢和追溯。例如：查閱記錄簿中記錄，[查閱日期]，[查閱人員姓名]，因[查閱目的]查閱了[員工姓名]的[考勤記錄時間段]考勤記錄，查閱過程未發(fā)現(xiàn)異常情況等。六、考勤制度檔案的銷毀（一）銷毀條件1.達(dá)到保管期限考勤制度檔案在達(dá)到規(guī)定保管期限后，經(jīng)檔案保管部門審核，確認(rèn)無繼續(xù)保存價值的，可以申請銷毀。例如，員工[具體年份]的考勤記錄在保存[規(guī)定時長]年后，可進(jìn)行銷毀申請。2.檔案損壞無法修復(fù)因不可抗力或其他原因?qū)е驴记谥贫葯n案損壞嚴(yán)重，無法通過修復(fù)等手段恢復(fù)其完整性和可讀性的，經(jīng)相關(guān)部門鑒定后可予以銷毀。例如：紙質(zhì)考勤檔案因水災(zāi)浸泡，字跡模糊無法辨認(rèn)，經(jīng)專業(yè)鑒定人員評估后，認(rèn)定無法修復(fù)，可申請銷毀。（二）銷毀流程1.提出申請檔案保管人員根據(jù)考勤制度檔案的保管期限和實際狀況，填寫檔案銷毀申請表，詳細(xì)說明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。例如：申請表中注明擬銷毀[具體年份]員工日常考勤表[X]份，保管期限已滿[規(guī)定時長]年，因無繼續(xù)保存必要申請銷毀。2.審批確認(rèn)申請表經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。人力資源部門負(fù)責(zé)人根據(jù)公司檔案管理規(guī)定和實際情況進(jìn)行審批，如涉及重要檔案或可能存在法律風(fēng)險的檔案，需報公司高層審批。例如：人力資源部門負(fù)責(zé)人審核后，認(rèn)為該申請符合規(guī)定，簽字批準(zhǔn)；若涉及某些特殊崗位員工考勤記錄，可能影響勞動糾紛處理等情況，則需報公司高層進(jìn)一步審批。3.銷毀實施經(jīng)審批同意銷毀的考勤制度檔案，由檔案保管部門指定專人負(fù)責(zé)實施銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。例如：將紙質(zhì)考勤記錄通過碎紙機(jī)粉碎后，裝入專門的垃圾袋密封，運(yùn)至指定地點(diǎn)進(jìn)行統(tǒng)一處理；對于電子檔案，采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行多次覆蓋擦除，確保數(shù)據(jù)徹底清除。4.記錄備案銷毀過程中，安排專人負(fù)責(zé)記錄銷毀時間、地點(diǎn)、銷毀方式、銷毀檔案明細(xì)等信息，并形成銷毀記錄清單。銷毀記錄清單由檔案保管部門留存?zhèn)浒福?/p>