PAGE公司審計檔案保管制度一、總則（一）目的為了加強公司審計檔案的管理，確保審計檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部審計機構(gòu)及審計人員在審計工作中形成的各類審計檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：審計檔案由公司指定的專門部門或人員集中統(tǒng)一保管，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止審計檔案的丟失、損壞、泄露，確保檔案信息安全。3.有效利用原則：建立健全審計檔案的利用機制，方便公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和使用，充分發(fā)揮審計檔案的作用。二、審計檔案的歸檔范圍（一）審計項目類1.審計通知書、審計工作方案、審計計劃等審計項目前期文件。2.在審計過程中形成的審計證據(jù)、審計工作底稿、審計記錄、審計報告征求意見稿、被審計單位反饋意見及審計組的說明等。3.審計報告、審計決定書、審計移送處理書等審計項目終結(jié)文件。4.后續(xù)跟蹤審計形成的相關(guān)文件資料。（二）審計管理類1.審計機構(gòu)的設(shè)置、人員配備、職責(zé)分工等文件。2.審計工作制度、流程、規(guī)范等文件。3.審計人員培訓(xùn)、考核、獎懲等文件。4.審計項目統(tǒng)計報表、工作總結(jié)、年度計劃等文件。（三）其他相關(guān)類1.與審計工作相關(guān)的會議記錄、紀(jì)要。2.審計工作中涉及的重要文件、合同、協(xié)議等復(fù)印件。3.審計工作中形成的電子數(shù)據(jù)、影像資料等。三、審計檔案的整理（一）整理要求1.審計檔案應(yīng)按照審計項目進行分類整理，一個審計項目的文件材料應(yīng)集中在一起，不得分散。2.每份文件材料應(yīng)保持其完整性，不得擅自剪裁、涂改、抽取或銷毀。3.對破損或褪色的文件材料，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。（二）整理方法1.審計項目類文件材料按照審計程序的先后順序排列，同一審計程序中的文件材料按照重要程度或形成時間順序排列。2.審計管理類文件材料按照文件的性質(zhì)和內(nèi)容分類排列。3.其他相關(guān)類文件材料按照與審計項目的關(guān)聯(lián)程度或時間順序排列。4.每份文件材料應(yīng)編寫頁碼，頁碼應(yīng)標(biāo)注在有文字的頁面正面的右上角或背面的左上角。（三）裝訂要求1.審計檔案應(yīng)采用線裝或膠裝方式裝訂，不得使用金屬釘裝訂。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁，便于翻閱。3.裝訂時應(yīng)去除文件材料上的金屬物，對紙張規(guī)格不一致的文件材料，應(yīng)進行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。四、審計檔案的編目（一）編目內(nèi)容審計檔案編目應(yīng)包括案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷脊背等內(nèi)容。（二）案卷封面1.全宗名稱：填寫公司全稱。2.項目名稱：填寫審計項目的具體名稱。3.項目編號：填寫審計項目的編號。4.起止日期：填寫審計項目開始和結(jié)束的日期。5.保管期限：按照規(guī)定填寫審計檔案的保管期限。6.密級：按照規(guī)定填寫審計檔案的密級。7.頁數(shù)：填寫審計檔案的總頁數(shù)。8.歸檔日期：填寫審計檔案整理歸檔的日期。（三）卷內(nèi)目錄1.順序號：填寫文件材料在卷內(nèi)的排列順序號。2.文件編號：填寫文件材料的文號或編號。3.文件責(zé)任者：填寫文件材料的形成單位或個人。4.文件題名：填寫文件材料的標(biāo)題。5.日期：填寫文件材料的形成日期。6.頁號：填寫文件材料所在的頁碼。7.備注：填寫需要說明的事項。(四)備考表1.本卷情況說明：填寫本卷文件材料的缺損、修改、補充等情況。2.立卷人：填寫負責(zé)立卷的人員姓名。3.檢查人：填寫負責(zé)檢查立卷質(zhì)量的人員姓名。4.立卷日期：填寫立卷完成的日期。（五）案卷脊背1.全宗號：填寫公司檔案全宗號。2.目錄號：填寫審計檔案目錄號。3.案卷號：填寫審計檔案的案卷號。五、審計檔案的保管期限（一）永久保管1.涉及公司重大經(jīng)濟決策、重大經(jīng)濟案件、重要審計成果等具有長遠查考利用價值的審計檔案。2.公司年度審計工作報告、綜合性審計工作總結(jié)等反映公司審計工作全貌的檔案。（二）定期保管1.保管期限為30年的審計檔案：主要包括涉及公司重要經(jīng)濟業(yè)務(wù)、重要部門的審計項目檔案，以及對公司經(jīng)營管理有較大影響的審計項目檔案。2.保管期限為10年的審計檔案：一般包括一般性審計項目檔案，以及對公司經(jīng)營管理影響較小的審計項目檔案。六、審計檔案的保管（一）保管部門公司設(shè)立專門的審計檔案室，負責(zé)審計檔案的集中保管。審計檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.審計檔案應(yīng)分類存放，按照保管期限、審計項目類別等進行排列，便于查找和利用。2.對電子審計檔案，應(yīng)進行備份存儲，并定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.審計檔案室應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。4.嚴格限制非檔案管理人員進入審計檔案室，確需查閱檔案的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行查閱。（三）檔案的清點與核對1.每年定期對審計檔案進行清點，核對檔案的數(shù)量、保管期限、密級等是否準(zhǔn)確無誤。2.發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。七、審計檔案保密（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的審計檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，采取加密存儲、限制訪問等措施，防止檔案信息泄露。2.審計人員應(yīng)嚴格遵守保密紀(jì)律，不得擅自向無關(guān)人員透露審計檔案內(nèi)容。3.查閱、借閱審計檔案的人員，應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案信息。（二）保密期限審計檔案的保密期限應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容的敏感程度和公司規(guī)定確定，一般與檔案的保管期限相同。（三）解密與公開1.審計檔案在保密期限屆滿后，如不再具有保密價值，經(jīng)公司批準(zhǔn)，可以解密并按照規(guī)定進行公開。2.因工作需要，確需提前解密審計檔案的，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)審批手續(xù)。八、審計檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員因工作需要查閱審計檔案的，應(yīng)填寫《審計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報審計機構(gòu)負責(zé)人審批。2.審計機構(gòu)負責(zé)人審批通過后，檔案管理人員應(yīng)按照申請表的要求提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取或銷毀檔案內(nèi)容，并應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案。3.查閱審計檔案一般應(yīng)在審計檔案室進行，如因特殊情況需要帶出檔案室查閱的，應(yīng)經(jīng)審計機構(gòu)負責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。（二）借閱1.外部單位或個人因工作需要借閱審計檔案的，應(yīng)填寫《審計檔案借閱申請表》，注明借閱單位或個人名稱、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，報審計機構(gòu)負責(zé)人審批。2.審計機構(gòu)負責(zé)人審批通過后，檔案管理人員應(yīng)與借閱單位或個人簽訂《審計檔案借閱承諾書》，明確借閱雙方責(zé)任，并按照承諾書的要求提供檔案。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管審計檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、泄露檔案信息，并應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人員責(zé)任。九、審計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.審計檔案保管期限屆滿，且已失去查考利用價值的。2.審計檔案因保管不善等原因造成損壞、變質(zhì)，無法修復(fù)或復(fù)制，且已失去查考利用價值的。3.經(jīng)公司批準(zhǔn)，需要銷毀的其他審計檔案。（二）銷毀程序1.審計機構(gòu)應(yīng)定期對保管期限屆滿的審計檔案進行清理，提出銷毀意見，并填寫《審計檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、保管期限、銷毀原因等，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，審計機構(gòu)應(yīng)組織檔案管理人員及相關(guān)人員對擬銷毀的審計檔案進行清點、核對，確保檔案信息準(zhǔn)確無誤。3.對擬銷毀的審計檔案，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，并由檔案管理人員及相關(guān)人