PAGE江蘇檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案管理制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存公司/組織在各個(gè)階段形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的綜合管理工作。（二）部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度。2.制定和完善公司/組織檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。3.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。4.建立和維護(hù)公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。5.開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。6.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的收集、整理和移交工作。2.明確一名檔案兼職管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理和協(xié)助檔案管理部門做好相關(guān)工作。3.嚴(yán)格遵守公司/組織檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料。2.公司/組織各類會(huì)議形成的文件、記錄、紀(jì)要等。3.公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、報(bào)表、報(bào)告等文件材料。4.公司/組織人事管理工作中形成的員工檔案、考核材料、獎(jiǎng)懲記錄等。5.公司/組織財(cái)務(wù)管理工作中形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)檔案。6.公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目、科研項(xiàng)目等形成的項(xiàng)目檔案。7.公司/組織對(duì)外宣傳、交流活動(dòng)中形成的宣傳資料、接待記錄等。8.其他與公司/組織工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，并定期移交檔案管理部門。2.檔案兼職管理員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，確保本部門檔案收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。3.對(duì)重要文件材料，應(yīng)采取多種方式進(jìn)行收集，確保檔案的真實(shí)性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，進(jìn)行科學(xué)分類和整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類。2.科技檔案：按照項(xiàng)目專業(yè)分類。3.人事檔案：按照員工類別檔案內(nèi)容分類。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度類別分類。5.聲像檔案：按照載體形式內(nèi)容分類。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書檔案編號(hào)：采用“年度+保管期限+流水號(hào)”的形式，如“2023永久001”。2.科技檔案編號(hào)：采用“項(xiàng)目編號(hào)+專業(yè)代碼+流水號(hào)”的形式，如“KJ20230101001”。3.人事檔案編號(hào)：采用“員工編號(hào)+檔案類別代碼+流水號(hào)”的形式，如“RS20230101001”。4.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：采用“會(huì)計(jì)年度+類別代碼+流水號(hào)”的形式，如“202301001”。5.聲像檔案編號(hào)：采用“載體形式代碼+內(nèi)容代碼+流水號(hào)”的形式，如“SJ01001”。五、檔案的保管期限（一）保管期限劃分1.永久保管：反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.定期保管：分為30年、10年。（二）確定原則1.對(duì)公司/組織具有重要?dú)v史意義和查考利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.對(duì)公司/組織在一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（三）保管期限的調(diào)整1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值和利用情況，及時(shí)調(diào)整保管期限。2.對(duì)于保管期限已滿且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。六、檔案的存儲(chǔ)與保護(hù)（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：采用檔案柜存放，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案：存儲(chǔ)在專門的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。（二）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。（三）保護(hù)措施1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)破損、霉變等情況及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行殺毒、維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。3.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確保檔案的保密性。七、檔案的借閱與利用（一）借閱范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱程序1.填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、用途、借閱時(shí)間等信息。2.經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批情況，辦理借閱手續(xù)，借閱人簽字確認(rèn)。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱人的需求，提供相應(yīng)的檔案進(jìn)行查閱。2.復(fù)?。喝缧鑿?fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.摘錄：借閱人可以摘錄檔案中的相關(guān)內(nèi)容，但不得擅自更改檔案內(nèi)容。（四）借閱紀(jì)律1.借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。2.借閱人不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司/組織。3.借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，予以銷毀。3.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行處理。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.檔案管理部門根據(jù)鑒定意見，編制檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)長(zhǎng)期保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化加工，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息錄入：將檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保信息的準(zhǔn)確和完整。3.檔案檢索：通過檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的快速檢索和查詢。4.檔案利用：利用檔案管理信息系統(tǒng)，為公司/組織內(nèi)部員工提供檔案在線查閱、下載等服務(wù)。（三）信息化安全管理1.建立檔案管理信息系統(tǒng)安全管理