PAGE學生電子檔案保管制度一、總則（一）目的為了加強學生電子檔案的管理，確保學生電子檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和教育行業(yè)標準，結合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位所涉及的各類學生電子檔案的保管工作，包括但不限于全日制學生、非全日制學生、交換生等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和教育行業(yè)標準，確保學生電子檔案的管理工作合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施，保障學生電子檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。3.完整性原則：確保學生電子檔案內容的完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及學生個人隱私的信息嚴格保密，未經授權不得泄露。5.可追溯性原則：對學生電子檔案的操作和管理過程進行記錄，以便追溯和查詢。二、檔案內容與分類（一）學生基本信息包括學生姓名、性別、出生日期、身份證號碼、民族、政治面貌、家庭住址、聯(lián)系方式等。（二）學籍信息1.入學信息：錄取通知書、入學登記表、學籍注冊表等。2.在校學習信息：課程成績、考試記錄、學分情況、學籍異動記錄（休學、復學、轉學、退學等）。3.畢業(yè)信息：畢業(yè)證書編號、學位證書編號、畢業(yè)鑒定等。（三）獎懲信息1.校內獎勵：三好學生、優(yōu)秀學生干部、獎學金獲得者等相關獎勵文件和證書記錄。2.校內處分：違紀處分決定書、處分撤銷記錄等。3.校外獎勵與處分：獲得的校外榮譽及受到的校外處罰相關證明材料。（四）綜合素質評價1.思想道德素質評價：思想政治表現(xiàn)、道德品質等方面的評價記錄。2.學業(yè)水平評價：學習能力、專業(yè)知識掌握程度等評價。3.身心健康評價：體育成績、心理健康測評結果等。4.社會實踐與志愿服務評價：參與社會實踐活動、志愿服務的記錄與評價。（五）畢業(yè)生就業(yè)信息就業(yè)協(xié)議書、就業(yè)推薦表、就業(yè)派遣記錄、畢業(yè)生跟蹤調查反饋信息等。三、檔案收集與整理（一）收集渠道1.各教學部門負責收集學生的課程成績、學籍異動等教學相關信息，并及時提交至檔案管理部門。2.學生工作部門負責收集學生的獎懲信息、綜合素質評價、就業(yè)信息等，并按要求整理后移交檔案管理部門。3.招生部門負責收集學生的入學信息，并傳遞給檔案管理部門。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責學生電子檔案信息的收集工作，確保信息的準確性和完整性。2.收集的信息應真實可靠，來源渠道合法合規(guī)。3.對于重要信息，應要求提供原始證明材料，并進行核實和備份。（三）整理規(guī)范1.檔案管理部門按照檔案分類標準，對收集到的學生電子檔案信息進行分類整理。2.每份電子檔案應建立唯一的標識符，確保檔案的可識別性和檢索性。3.對電子檔案中的文件格式進行統(tǒng)一規(guī)范，確保各類軟件能夠正常讀取和顯示。4.建立電子檔案目錄，詳細記錄每份檔案的名稱、內容摘要、存儲位置、更新時間等信息，便于查詢和管理。四、檔案存儲與備份（一）存儲設備與環(huán)境1.采用專用的服務器存儲學生電子檔案，服務器應具備高性能、高可靠性和數(shù)據(jù)安全性。2.服務器存儲環(huán)境應保持穩(wěn)定，溫度、濕度適宜，具備防火、防潮、防塵、防盜等設施。3.定期對服務器進行維護和檢查，確保硬件設備的正常運行。（二）存儲方式1.按照檔案分類和學生類別，對電子檔案進行分區(qū)存儲，便于管理和查詢。2.采用磁盤陣列等存儲技術，提高數(shù)據(jù)存儲的可靠性和容量。3.對重要的電子檔案進行加密存儲，設置訪問權限，防止未經授權的訪問。（三）備份策略1.制定定期備份計劃，每天對學生電子檔案進行全量備份，每周進行一次增量備份。2.備份數(shù)據(jù)存儲在異地存儲設備上，如磁帶庫或云存儲，以防止本地存儲設備出現(xiàn)故障導致數(shù)據(jù)丟失。3.定期對備份數(shù)據(jù)進行檢查和恢復測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性和完整性。五、檔案訪問與使用（一）訪問權限設置1.根據(jù)工作需要，為不同部門和人員設置不同的檔案訪問權限。2.檔案管理人員具有全面的檔案管理權限，包括檔案的收集、整理、存儲、查詢、修改等。3.教學部門工作人員可根據(jù)教學工作需要，查詢學生的學籍信息、課程成績等相關檔案。4.學生工作部門工作人員可訪問學生的獎懲信息、綜合素質評價、就業(yè)信息等檔案。5.其他部門如需查詢學生電子檔案，應經檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的權限進行查詢。（二）使用流程1.用戶如需使用學生電子檔案，應填寫檔案使用申請表，注明使用目的、所需檔案內容等信息。2.申請表經所在部門負責人審核簽字后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)用戶權限，在確保信息安全的前提下，為用戶提供相應的電子檔案，并記錄使用情況。4.用戶應妥善保管所使用的電子檔案，不得擅自復制、傳播或用于其他非授權目的。（三）數(shù)據(jù)安全保護1.在檔案訪問和使用過程中，嚴格遵守信息安全規(guī)定，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.對涉及學生個人隱私的信息進行加密處理，在傳輸和存儲過程中確保數(shù)據(jù)的保密性。3.定期對檔案訪問系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞修復，防范網(wǎng)絡攻擊和惡意軟件入侵。六、檔案更新與維護（一）更新流程1.當學生的基本信息、學籍信息、獎懲信息等發(fā)生變更時，相關部門應及時將變更信息提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到變更信息后，對電子檔案進行相應的修改和更新，并做好記錄。3.對于重要信息的變更，應要求提供相關證明材料，并進行審核和備份。（二）維護措施1.定期對學生電子檔案進行清理，刪除已畢業(yè)學生的過期檔案信息，確保檔案存儲的有效性。2.對檔案存儲設備進行維護和保養(yǎng)，及時更換老化的存儲介質，確保數(shù)據(jù)的長期保存。3.關注國家法律法規(guī)和教育政策的變化，及時調整檔案管理制度和分類標準，確保檔案管理工作的適應性。七、檔案安全與保密（一）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，明確安全責任，加強對檔案管理人員的安全培訓。2.采取安全技術措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密等，保障檔案信息的網(wǎng)絡安全。3.制定應急預案，應對可能出現(xiàn)的自然災害、網(wǎng)絡故障、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件，確保能夠及時恢復檔案數(shù)據(jù)。（二）保密措施1.對涉及學生個人隱私的檔案信息嚴格保密，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。2.限制檔案管理人員對敏感信息的訪問權限，嚴格控制信息的傳播范圍。3.在檔案使用和傳遞過程中，采取加密、脫敏等技術手段，防止信息泄露。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.學生畢業(yè)離校后，按照規(guī)定的保管期限，對其電子檔案進行鑒定，確定是否可以銷毀。2.對于超過保管期限且無繼續(xù)保存價值的電子檔案，經檔案管理部門負責人批準后，予以銷毀。（二）銷毀流程1.制定檔案銷毀清單，詳細記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、存儲位置等信息。2.采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具，對電子檔案進行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復。3.在銷毀過程中，安排專人監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.銷毀完成后，在檔案銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單存檔。九、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對學生電子檔案的保管情況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.設立內部監(jiān)督舉報機制，鼓勵員工對檔案管理工作中的違規(guī)行為進行舉報，對舉報信息進行及時處理。（二）外部檢查1.