PAGE高校項(xiàng)目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)高校項(xiàng)目檔案管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮項(xiàng)目檔案在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我校各類科研項(xiàng)目、教學(xué)改革項(xiàng)目、基本建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備購(gòu)置項(xiàng)目等的檔案管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)全校項(xiàng)目檔案的統(tǒng)籌管理；各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案的收集、整理和歸檔工作，并接受學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.完整準(zhǔn)確原則項(xiàng)目檔案應(yīng)全面反映項(xiàng)目從申請(qǐng)立項(xiàng)到驗(yàn)收結(jié)項(xiàng)全過程的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.同步管理原則項(xiàng)目檔案管理工作應(yīng)與項(xiàng)目實(shí)施過程同步進(jìn)行，做到項(xiàng)目進(jìn)展到哪里，檔案管理工作就跟進(jìn)到哪里。4.安全保密原則確保項(xiàng)目檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、管理職責(zé)（一）學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校項(xiàng)目檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)全校項(xiàng)目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查。3.集中統(tǒng)一管理全校重要項(xiàng)目檔案，提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。4.組織開展項(xiàng)目檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高項(xiàng)目檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。5.參與項(xiàng)目驗(yàn)收工作，對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案工作的組織、協(xié)調(diào)和實(shí)施，確保項(xiàng)目檔案管理工作與項(xiàng)目進(jìn)展同步。2.按照檔案管理要求，及時(shí)收集、整理本項(xiàng)目在研究、建設(shè)、實(shí)施過程中形成的各種文件材料，并進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等初步整理工作。3.對(duì)本項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，在項(xiàng)目驗(yàn)收前將整理好的項(xiàng)目檔案提交學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)審核歸檔。4.配合學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)做好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收、鑒定、銷毀等工作。（三）項(xiàng)目檔案管理人員職責(zé)1.協(xié)助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人做好項(xiàng)目檔案的收集、整理和歸檔工作，提供檔案管理方面的咨詢和指導(dǎo)。2.對(duì)接收的項(xiàng)目檔案進(jìn)行詳細(xì)核對(duì)、登記，確保檔案的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。3.按照檔案管理規(guī)范，對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、編目、上架等整理工作，建立健全項(xiàng)目檔案檢索體系。4.負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的保管、保護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全。5.為學(xué)校各部門和師生提供項(xiàng)目檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。三、項(xiàng)目文件材料的形成與收集（一）形成要求1.項(xiàng)目文件材料應(yīng)真實(shí)反映項(xiàng)目研究、建設(shè)、實(shí)施的全過程，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。2.文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。3.采用電子文件形式的，應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（二）收集范圍1.項(xiàng)目立項(xiàng)階段包括項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)文件、任務(wù)書、合同等。2.項(xiàng)目研究與實(shí)施階段（1）科研項(xiàng)目：研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、調(diào)研資料、會(huì)議記錄、學(xué)術(shù)論文、著作、專利申請(qǐng)文件等。（2）教學(xué)改革項(xiàng)目：教學(xué)改革方案、課程建設(shè)資料、教材編寫資料、教學(xué)成果總結(jié)等。（3）基本建設(shè)項(xiàng)目：項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、工程預(yù)算書、招投標(biāo)文件、施工圖紙、施工過程中的各項(xiàng)技術(shù)文件、工程竣工驗(yàn)收文件等。（4）設(shè)備購(gòu)置項(xiàng)目：設(shè)備采購(gòu)合同、技術(shù)協(xié)議、設(shè)備驗(yàn)收文件、設(shè)備使用說明書等。3.項(xiàng)目驗(yàn)收階段項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、驗(yàn)收意見、驗(yàn)收證書、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。（三）收集時(shí)間1.項(xiàng)目文件材料應(yīng)隨項(xiàng)目進(jìn)展及時(shí)收集，確保文件材料的時(shí)效性和完整性。2.在項(xiàng)目重要節(jié)點(diǎn)或階段性工作完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將形成的文件材料收集整理歸檔。3.項(xiàng)目驗(yàn)收前，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)完成全部項(xiàng)目文件材料的收集整理工作，并提交學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)審核。四、項(xiàng)目檔案的整理（一）整理原則1.遵循項(xiàng)目文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于項(xiàng)目檔案的保管、查閱和利用。（二）分類方法1.科研項(xiàng)目檔案按照項(xiàng)目研究領(lǐng)域、研究階段等進(jìn)行分類，可分為基礎(chǔ)研究項(xiàng)目檔案、應(yīng)用研究項(xiàng)目檔案、開發(fā)研究項(xiàng)目檔案等，每個(gè)類別下再根據(jù)項(xiàng)目研究?jī)?nèi)容進(jìn)一步細(xì)分。2.教學(xué)改革項(xiàng)目檔案按照教學(xué)改革項(xiàng)目的類型進(jìn)行分類，如課程改革項(xiàng)目檔案、實(shí)踐教學(xué)改革項(xiàng)目檔案、教學(xué)模式改革項(xiàng)目檔案等，每個(gè)類別下再根據(jù)項(xiàng)目具體情況進(jìn)行細(xì)分。3.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案按照基本建設(shè)項(xiàng)目的工程類別進(jìn)行分類，如建筑工程檔案、市政工程檔案、設(shè)備安裝工程檔案等，每個(gè)類別下再按照工程建設(shè)階段進(jìn)行細(xì)分，包括項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等。4.設(shè)備購(gòu)置項(xiàng)目檔案按照設(shè)備的類別進(jìn)行分類，如教學(xué)設(shè)備檔案、科研設(shè)備檔案、辦公設(shè)備檔案等，每個(gè)類別下再根據(jù)設(shè)備購(gòu)置合同、驗(yàn)收文件等進(jìn)行細(xì)分。（三）編號(hào)規(guī)則1.項(xiàng)目檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。2.編號(hào)可采用項(xiàng)目編號(hào)+檔案分類號(hào)+流水號(hào)的形式。例如：科研項(xiàng)目[項(xiàng)目編號(hào)]KY[檔案分類號(hào)][流水號(hào)]教學(xué)改革項(xiàng)目[項(xiàng)目編號(hào)]JG[檔案分類號(hào)][流水號(hào)]基本建設(shè)項(xiàng)目[項(xiàng)目編號(hào)]JS[檔案分類號(hào)][流水號(hào)]設(shè)備購(gòu)置項(xiàng)目[項(xiàng)目編號(hào)]SB[檔案分類號(hào)][流水號(hào)]（四）編目要求1.編制項(xiàng)目檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案題名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件材料的主要內(nèi)容，簡(jiǎn)潔明了。3.日期應(yīng)填寫文件材料的形成日期。4.保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校實(shí)際情況確定，分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。五、項(xiàng)目檔案的歸檔與移交（一）歸檔要求1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收前，將整理好的項(xiàng)目檔案提交學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)審核。2.審核通過的項(xiàng)目檔案應(yīng)按照檔案管理機(jī)構(gòu)的要求進(jìn)行裝訂、編目、裝盒等整理工作，并編制檔案移交清單。3.檔案移交清單應(yīng)一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。（二）移交流程1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將審核通過的項(xiàng)目檔案及檔案移交清單一并提交學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)。2.檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)接收的項(xiàng)目檔案進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，確認(rèn)無誤后辦理簽收手續(xù)。3.檔案管理機(jī)構(gòu)將項(xiàng)目檔案按照分類上架存放，建立項(xiàng)目檔案檢索體系。六、項(xiàng)目檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。（二）保管期限1.永久保管的項(xiàng)目檔案（1）具有重要?dú)v史價(jià)值和科學(xué)研究?jī)r(jià)值的項(xiàng)目檔案。（2）涉及學(xué)校重大決策、重要事件的項(xiàng)目檔案。（3）上級(jí)主管部門要求永久保管的項(xiàng)目檔案。2.長(zhǎng)期保管的項(xiàng)目檔案（1）在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的項(xiàng)目檔案。（2）項(xiàng)目研究成果具有一定影響力，但不屬于永久保管范圍的項(xiàng)目檔案。3.短期保管的項(xiàng)目檔案（1）保存期限較短，對(duì)學(xué)校工作參考價(jià)值不大的項(xiàng)目檔案。（2）根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況確定為短期保管的項(xiàng)目檔案。（三）保管措施1.建立健全項(xiàng)目檔案保管制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止電子檔案丟失或損壞。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，確保檔案的安全。七、項(xiàng)目檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門因教學(xué)、科研、管理等工作需要查閱項(xiàng)目檔案。2.校外單位因合作研究、項(xiàng)目評(píng)估等需要查閱項(xiàng)目檔案，須經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.個(gè)人因?qū)W術(shù)研究、工作需要查閱本人作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或參與人員的項(xiàng)目檔案，須經(jīng)學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱查閱項(xiàng)目檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或?qū)W校檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的陪同下到檔案庫(kù)房查閱。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借或損毀檔案。2.借閱借閱項(xiàng)目檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或?qū)W校檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)制檔案。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）利用登記檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立項(xiàng)目檔案利用登記制度，對(duì)查閱、借閱項(xiàng)目檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容、用途等進(jìn)行詳細(xì)登記，以便對(duì)項(xiàng)目檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。八、項(xiàng)目檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合項(xiàng)目檔案的實(shí)際情況，對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定項(xiàng)目檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織學(xué)校成立項(xiàng)目檔案鑒定小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期的項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員應(yīng)逐件審查項(xiàng)目檔案，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.分析比較法通過對(duì)同類項(xiàng)目檔案的分析比較，確定不同項(xiàng)目檔案的保存價(jià)值差異。（四）銷毀程序1.鑒定小組對(duì)到期的項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷毀