PAGE海綿城市檔案室制度牌一、總則（一）目的為加強海綿城市檔案室的管理，確保檔案資料的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。本制度適用于海綿城市建設(shè)過程中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于規(guī)劃設(shè)計文件、工程建設(shè)資料、監(jiān)測數(shù)據(jù)、科研成果等。（二）適用范圍本制度適用于參與海綿城市建設(shè)的所有部門和人員，包括項目業(yè)主、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位以及相關(guān)政府部門等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則海綿城市檔案室對各類檔案資料實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案資料應真實反映海綿城市建設(shè)的全過程，不得篡改、偽造。3.安全保密原則加強檔案的安全保密工作，防止檔案資料的泄露、丟失和損壞。4.有效利用原則充分發(fā)揮檔案資料的作用，為海綿城市建設(shè)的決策、管理、科研等提供依據(jù)。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善海綿城市檔案室的各項管理制度。2.負責收集、整理、保管海綿城市建設(shè)過程中形成的各類檔案資料，確保檔案的完整、準確、安全。3.對檔案資料進行分類、編目、上架，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定進行銷毀。5.開展檔案信息化建設(shè)工作，提高檔案管理的效率和水平。6.組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。（二）各部門職責1.負責本部門在海綿城市建設(shè)過程中形成的檔案資料的收集、整理和移交工作。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案資料的及時歸檔和安全保管。3.配合檔案室做好檔案資料的查詢、利用等工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.海綿城市建設(shè)項目的規(guī)劃設(shè)計文件，包括規(guī)劃文本、設(shè)計圖紙、可行性研究報告等。2.工程建設(shè)資料，包括施工圖紙、施工組織設(shè)計、工程變更通知、工程質(zhì)量驗收記錄等。3.監(jiān)測數(shù)據(jù)，包括氣象數(shù)據(jù)、水文數(shù)據(jù)、水質(zhì)數(shù)據(jù)、土壤數(shù)據(jù)等。4.科研成果，包括研究報告、論文、專利等。5.其他與海綿城市建設(shè)相關(guān)的文件資料，如會議紀要、工作簡報、合同協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門應按照檔案管理的要求，及時收集本部門在海綿城市建設(shè)過程中形成的檔案資料，并進行初步整理。2.檔案資料應齊全、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對電子文件，應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進行備份存儲。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類，一般可分為綜合類、規(guī)劃設(shè)計類、工程建設(shè)類、監(jiān)測數(shù)據(jù)類、科研成果類等。2.對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，目錄應包括檔案的編號、名稱、日期、來源等信息。4.對檔案資料進行裝訂、編頁，確保檔案的整齊美觀。四、檔案保管（一）保管場所1.海綿城市檔案室應具備專門的檔案保管場所，保管場所應符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光等要求。2.檔案保管場所應配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管方式1.檔案應按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對電子檔案，應存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并進行備份存儲。備份存儲應采用異地存儲的方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）保管期限1.海綿城市建設(shè)項目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括項目的規(guī)劃設(shè)計文件、重要的工程建設(shè)資料、科研成果等。3.長期保管的檔案主要包括一般的工程建設(shè)資料、監(jiān)測數(shù)據(jù)等，保管期限一般為10年至30年。4.短期保管的檔案主要包括一般性的文件資料，保管期限一般為5年以下。五、檔案利用（一）利用范圍1.海綿城市建設(shè)項目的決策、管理、科研等工作需要查閱檔案資料的。2.相關(guān)政府部門、企事業(yè)單位等因工作需要查閱檔案資料的。3.法律法規(guī)規(guī)定可以查閱檔案資料的其他情形下。（二）利用程序1.查閱檔案資料應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案室審核。3.檔案室審核通過后，為查閱人員提供檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱登記應包括查閱日期、查閱人員姓名、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。4.查閱人員應在指定的場所查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出檔案室。如需復印或摘錄檔案資料，應經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案資料，未經(jīng)批準不得查閱和利用。2.檔案資料的利用應遵循保密原則，查閱人員不得泄露檔案資料的內(nèi)容。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應遵循全面審查、歷史觀點、辯證分析的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。2.對檔案資料的鑒定，應從檔案的內(nèi)容、來源、時間、保管狀況等方面進行綜合分析。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負責對檔案資料進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）銷毀程序1.對已失去保存價值的檔案資料，檔案鑒定小組應填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案室審核。3.檔案室審核通過后，報單位主管領(lǐng)導審批。4.經(jīng)單位主管領(lǐng)導批準后，由檔案室組織實施檔案銷毀工作。檔案銷毀應采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案資料的徹底銷毀。5.檔案銷毀過程中應指定專人負責監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應包括銷毀日期、銷毀檔案的編號、名稱、數(shù)量等信息。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立海綿城市檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和水平，為海綿城市建設(shè)提供更加便捷、高效的檔案服務。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工，對紙質(zhì)檔案資料進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等，形成電子檔案。2.建立檔案信息管理系統(tǒng)，包括檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能模塊。3.加強檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息的準確錄入和及時更新。2.嚴格遵守檔案信息安全管理制度，不得擅自泄露檔案信息。3.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。八、檔案統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案室應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。2.檔案統(tǒng)計報表應準確、及時、完整，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案移交1.海綿城市建設(shè)項目竣工驗收后，各部門應將項目檔案資料及時移交檔案室。2