PAGE編辦檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)編辦檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在機(jī)構(gòu)編制管理工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于編辦在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案，包括文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則編辦檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映機(jī)構(gòu)編制管理工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則全面收集編辦在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不得遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、工作秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，便于檔案的查閱、利用，為機(jī)構(gòu)編制管理工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)編辦檔案的日常管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施，確保檔案管理工作的正常開展。（二）檔案管理人員1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉機(jī)構(gòu)編制管理業(yè)務(wù)，經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)后上崗。2.檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等工作，嚴(yán)格遵守檔案管理工作制度，確保檔案管理工作的質(zhì)量和安全。3.檔案管理人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，如有人員變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)做好檔案交接工作，確保檔案管理工作的連續(xù)性。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與機(jī)構(gòu)編制管理工作相關(guān)的文件、通知、規(guī)定等。2.編辦在制定機(jī)構(gòu)編制政策、法規(guī)、規(guī)劃、方案等過程中形成的文件材料。3.機(jī)構(gòu)編制審批、備案、登記等業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的各類文件、報(bào)表、記錄等。4.編辦的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件材料。5.編辦工作人員的人事檔案、考核材料、培訓(xùn)記錄等。6.編辦的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告等文件材料。7.其他與機(jī)構(gòu)編制管理工作相關(guān)的文件、資料、圖表等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損毀、丟失。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止因意外情況導(dǎo)致文件丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同類別、年度、保管期限等，進(jìn)行科學(xué)分類整理。3.按照便于管理和利用的原則，對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂等處理。（四）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等分類方法進(jìn)行整理，編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等檢索工具。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)類型和流程，對(duì)機(jī)構(gòu)編制審批、備案、登記等業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。3.人事檔案按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)編辦工作人員的人事檔案進(jìn)行整理，確保檔案材料的齊全、完整、規(guī)范。4.財(cái)務(wù)檔案按照財(cái)務(wù)檔案管理的要求，對(duì)編辦的財(cái)務(wù)文件材料進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)，妥善保管。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)辦結(jié)后及時(shí)歸檔。3.人事檔案應(yīng)按照干部人事檔案管理規(guī)定的時(shí)間要求進(jìn)行歸檔。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門整理歸檔，移交檔案管理部門保管。（二）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目規(guī)范。2.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔目錄，注明檔案的名稱、年度、保管期限、檔號(hào)等信息。3.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸檔的檔案，確保檔案質(zhì)量符合要求。（三）保管期限1.編辦檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括機(jī)構(gòu)編制法規(guī)、政策文件、重要會(huì)議記錄、重大機(jī)構(gòu)編制調(diào)整文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案一般為16年至50年，主要包括一般性的機(jī)構(gòu)編制文件、業(yè)務(wù)檔案等。4.短期保管的檔案為5年以下，主要包括臨時(shí)性的文件材料、一般性的報(bào)表等。（四）保管方式1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件。2.檔案應(yīng)采用密集架、檔案柜等方式進(jìn)行存放，按照檔案的類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全。（五）檔案保管的檢查與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)檔案庫(kù)房的溫濕度、防火、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.編辦工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱編辦檔案的，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的和范圍，經(jīng)編辦分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及國(guó)家機(jī)密、工作秘密的檔案，須經(jīng)編辦主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。3.查閱人事檔案的，應(yīng)按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱紀(jì)律，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)印的檔案材料應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極為編辦各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。2.對(duì)涉及機(jī)構(gòu)編制歷史沿革、政策法規(guī)解讀等方面的咨詢，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真解答，提供準(zhǔn)確的信息和資料。3.鼓勵(lì)編辦工作人員充分利用檔案資源，開展機(jī)構(gòu)編制研究和業(yè)務(wù)創(chuàng)新，為提高機(jī)構(gòu)編制管理水平提供支持。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素進(jìn)行綜合考量。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行審查，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。2.查閱檔案的利用情況記錄，了解檔案的實(shí)際利用頻率和重要性。3.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合編辦的實(shí)際情況進(jìn)行鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)編辦分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)，防止檔案信息泄露。銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立編辦檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為機(jī)構(gòu)編制管理工作提供更加便捷、高效的服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)編辦現(xiàn)存的各類檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)字化掃描應(yīng)確保圖像清晰、完整，符合檔案管理的要求。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合編辦檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計(jì)等功能。3.信息化安全保障建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失、篡改等安全事故的發(fā)生。采取數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證、訪問控制、防火墻等技術(shù)手段，保障檔案信息化系統(tǒng)的安全運(yùn)行。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握