PAGE工程造價檔案控制制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程造價檔案管理，確保工程造價檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為公司工程造價管理提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程造價項目檔案的管理，包括項目前期文件、設(shè)計文件、招投標(biāo)文件、合同文件、變更文件、結(jié)算文件等。（三）基本原則1.真實性原則：工程造價檔案應(yīng)如實反映項目建設(shè)過程中的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋項目從立項到竣工全過程的各類文件資料，確保檔案的全面性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)計算、文字表述等應(yīng)符合規(guī)范。4.系統(tǒng)性原則：按照項目建設(shè)流程和檔案類別進(jìn)行科學(xué)分類、整理，便于查閱和利用。二、工程造價檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程造價檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司工程造價檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全存儲和有效利用。3.組織檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等工作，定期對檔案進(jìn)行清查和盤點。4.對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和管理能力。（二）項目部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工程造價項目文件資料的收集、整理和初步審核，確保文件資料的真實、完整和準(zhǔn)確。2.在項目建設(shè)過程中，及時將各類文件資料移交檔案管理部門，并配合檔案管理部門做好檔案的整理和歸檔工作。3.按照檔案管理部門的要求，提供檔案查閱和借閱服務(wù)，協(xié)助解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度，負(fù)責(zé)工程造價檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。2.對檔案進(jìn)行妥善保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。3.建立檔案查閱、借閱登記制度，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱和借閱手續(xù)，及時催還借出的檔案。4.定期對檔案進(jìn)行清理和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。三、工程造價檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目立項階段：項目建議書、可行性研究報告、項目立項批復(fù)等。2.設(shè)計階段：初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件、設(shè)計變更通知等。3.招投標(biāo)階段：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書等。4.合同簽訂階段：工程承包合同、監(jiān)理合同、材料設(shè)備采購合同等。5.項目實施階段：工程進(jìn)度報告、工程質(zhì)量檢驗報告、工程變更簽證、工程計量記錄、工程付款憑證等。6.竣工驗收階段：竣工驗收報告、竣工結(jié)算報告、工程決算審計報告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料及時、準(zhǔn)確、完整地收集。2.收集的文件資料應(yīng)原件齊全，如無法提供原件，應(yīng)提供清晰、完整的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.對收集的文件資料進(jìn)行初步審核，確保文件資料的真實性、合法性和有效性。（三）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件資料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照項目建設(shè)流程和檔案類別進(jìn)行分類整理，便于查閱和管理。3.同一類文件資料應(yīng)按照時間順序排列，編號清晰，標(biāo)識明確。（四）整理方法1.分類：將工程造價檔案分為項目前期文件、設(shè)計文件、招投標(biāo)文件、合同文件、變更文件、結(jié)算文件等類別。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序號等信息。3.裝訂：對紙張較多的文件資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容一致。四、工程造價檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)定期將整理好的工程造價檔案移交檔案管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行審核和驗收，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.歸檔的檔案應(yīng)一式兩份，一份紙質(zhì)檔案，一份電子檔案，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進(jìn)行備份存儲。（二）保管期限1.工程造價檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括項目立項批復(fù)、工程承包合同、工程決算審計報告等重要文件資料。3.長期保管的檔案包括項目建議書、可行性研究報告、初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括工程進(jìn)度報告、工程質(zhì)量檢驗報告、工程變更簽證等，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或光盤等存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置檔案架、檔案柜等存儲設(shè)備，按照檔案類別和編號順序存放檔案，便于查找和管理。（四）檔案清查與盤點1.檔案管理部門應(yīng)定期對工程造價檔案進(jìn)行清查和盤點，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存儲情況與檔案目錄一致。2.清查和盤點每年至少進(jìn)行一次，發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因，并采取措施進(jìn)行處理。3.對清查和盤點結(jié)果應(yīng)進(jìn)行記錄，形成檔案清查報告，報告應(yīng)包括檔案數(shù)量、質(zhì)量、存儲情況、存在問題及處理建議等內(nèi)容。五、工程造價檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱工程造價檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等，如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱工程造價檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容，如因保管不善造成檔案損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時查明原因，并要求借閱人員賠償。（三）外部單位查閱與借閱1.外部單位查閱或借閱工程造價檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱或借閱目的、查閱或借閱內(nèi)容等信息，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外部單位查閱或借閱檔案，應(yīng)按照公司規(guī)定的查閱或借閱程序進(jìn)行，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同查閱或借閱，并對查閱或借閱情況進(jìn)行記錄。3.外部單位如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印或摘錄手續(xù)，復(fù)印件或摘錄件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章。六、工程造價檔案的保密與安全（一）保密規(guī)定1.工程造價檔案涉及公司商業(yè)秘密和項目建設(shè)信息，檔案管理人員和查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及保密的檔案，應(yīng)在檔案封面和目錄上標(biāo)注“保密”字樣，并采取相應(yīng)的保密措施，如限制查閱范圍、加密存儲等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對保密檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施處理。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)工程造價檔案的安全管理，制定安全管理制度，明確安全責(zé)任，確保檔案的安全存儲和利用。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火器材、防潮設(shè)備、防蟲藥品、防盜報警裝置等，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。3.檔案管理人員應(yīng)增強(qiáng)安全意識，嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，如嚴(yán)禁在檔案庫房內(nèi)吸煙、使用明火等，防止發(fā)生安全事故。七、工程造價檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.工程造價檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素進(jìn)行綜合評估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織1.成立工程造價檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項目部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。2.鑒定小組應(yīng)定期召開會議，對擬銷毀的檔案進(jìn)行審查和鑒定，形成鑒定意見。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專