PAGE國企檔案制度宣貫講話一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。所屬各單位應(yīng)明確檔案管理機構(gòu)或人員，負責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管和利用等工作，并接受公司綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2.真實完整原則檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的歷史過程和實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性。任何單位和個人不得擅自篡改、偽造檔案。3.分類科學(xué)原則按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時間順序等因素進行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和檢索利用。4.安全保密原則加強檔案的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全。嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止失密、泄密事件發(fā)生。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）公司綜合管理部門1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，指導(dǎo)所屬各單位檔案管理工作。3.集中管理公司重要檔案，包括黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)等各類檔案。4.組織開展檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和利用等工作。5.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用和維護，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。6.加強檔案管理人員隊伍建設(shè)，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核工作。（二）所屬各單位檔案管理機構(gòu)或人員1.貫徹執(zhí)行公司檔案管理制度，負責(zé)本單位檔案工作的具體組織實施。2.負責(zé)收集、整理、保管本單位形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。3.按照公司統(tǒng)一要求，對本單位檔案進行分類、編號、編目等整理工作，并定期向公司綜合管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。4.積極開展檔案利用工作，為單位各項工作提供檔案信息支持。5.負責(zé)本單位檔案的安全保密工作，落實檔案安全防護措施。6.配合公司綜合管理部門做好檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、考核等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類包括黨組織建設(shè)、黨員管理、紀檢監(jiān)察、宣傳工作、工會工作、共青團工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類涵蓋公司行政事務(wù)管理、人力資源管理、財務(wù)管理、審計法務(wù)、物資采購、招投標(biāo)管理等工作中產(chǎn)生的各類文件。3.經(jīng)營管理類主要有市場營銷、企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、投資管理、合同管理、客戶關(guān)系管理等方面的檔案資料。4.生產(chǎn)技術(shù)類涉及公司生產(chǎn)運營、技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量管理、設(shè)備管理、安全環(huán)保等領(lǐng)域形成的數(shù)據(jù)、圖紙、報告等文件。5.其他類包括公司重大活動、外事往來、資質(zhì)榮譽、職工培訓(xùn)等方面的相關(guān)檔案。（二）收集要求1.各部門和單位應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、準確、完整地收集齊全。2.對形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求進行分類整理，做到字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)等一級類目，再根據(jù)具體情況設(shè)置二級及以下類目。例如，行政管理類可細分為公文管理、人力資源管理、財務(wù)管理等二級類目。2.編號對每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、保管期限等信息。編號應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性和實用性原則，便于檔案的管理和檢索。3.編目編制檔案目錄索引，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便快速查找和利用檔案。同時，對重要檔案應(yīng)編寫卷內(nèi)文件目錄，詳細記錄每份文件的題名、日期、頁號等信息。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂時，應(yīng)拆除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案整齊牢固。對于幅面過大的圖紙等檔案，應(yīng)折疊成A4規(guī)格并進行裝訂。四、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查檔案內(nèi)容、準確判定檔案價值、合理確定保管期限的原則，確保檔案鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由公司綜合管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各相關(guān)業(yè)務(wù)部門的檔案管理人員和檔案專家。鑒定工作小組負責(zé)對公司各類檔案進行定期鑒定。（三）保管期限劃分1.永久保管凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、公司發(fā)展規(guī)劃、重大決策文件、重要會議記錄、資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證明、重要合同協(xié)議等。2.定期保管定期保管的檔案分為30年和10年兩種期限。對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，如一般性會議文件、年度工作計劃與總結(jié)、一般業(yè)務(wù)合同等，列為30年保管；對于在較短時間內(nèi)需要查考利用的檔案，如短期的統(tǒng)計報表、一般性通知等，列為10年保管。（四）鑒定程序1.初步審查檔案管理人員對保管期滿的檔案進行初步審查，剔除已無保存價值的文件，并提出初步鑒定意見。2.小組審議檔案鑒定工作小組對初步審查意見進行審議，結(jié)合檔案的實際利用情況和公司發(fā)展需要，對檔案的保管期限進行最終確定。3.結(jié)果公示將鑒定結(jié)果在公司內(nèi)部進行公示，征求各部門和單位的意見，確保鑒定結(jié)果的公正性和合理性。4.審批備案經(jīng)公示無異議后，鑒定結(jié)果報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，并報上級主管部門備案。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，并定期進行檢查和維護。（二）檔案裝具1.采用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊有序，便于查找和利用。2.檔案裝具應(yīng)堅固耐用，能夠有效保護檔案實體安全。（三）檔案保管要求1.按照檔案的類別、保管期限等進行分類存放，建立檔案存放位置索引，便于快速查找檔案。2.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。3.定期對檔案進行清點核對，做到賬實相符。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施進行處理。4.加強對檔案庫房的安全管理，嚴格執(zhí)行庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用工作應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用過程合法合規(guī)。2.服務(wù)大局原則圍繞公司中心工作，積極主動地為公司各項業(yè)務(wù)活動提供檔案信息支持，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)保障作用。3.方便快捷原則優(yōu)化檔案利用流程和服務(wù)方式，提高檔案利用效率，為利用者提供便捷、高效的服務(wù)。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門和單位因工作需要查閱、借閱檔案的。2.公司員工因個人學(xué)習(xí)、工作等原因需要查閱與本人相關(guān)檔案的。3.外單位因工作需要，經(jīng)公司批準查閱、借閱檔案的。（三）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)制件。查閱檔案時，應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并對查閱過程進行監(jiān)督。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)對所借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（四）利用審批1.公司內(nèi)部查閱、借閱檔案的，由所在部門負責(zé)人審批。2.外單位查閱、借閱檔案的，應(yīng)經(jīng)公司綜合管理部門負責(zé)人審核，并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。（五）利用登記與統(tǒng)計1.建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、查閱或借閱時間、檔案內(nèi)容、歸還時間等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用動態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各部門和單位提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對公司各類紙質(zhì)檔案和電子檔案進行數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子圖像或文本信息，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計分析、安全保密等功能模塊。3.數(shù)據(jù)安全管理加強檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制、防火墻等技術(shù)措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，按照系統(tǒng)要求進行檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理。2.嚴格遵守檔案信息化系統(tǒng)的使用規(guī)定，規(guī)范操作流程，確保系統(tǒng)的正常運行。3.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行維護和升級，及時處理系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的問題，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。八、檔案的保密與安全（一）保密制度1.加強檔案保密教育，提高檔案管理人員和利用者的保密意識，明確保密責(zé)任。2.對涉及公司機密的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限定查閱和借閱范圍，采取加密存儲、專人保管等措施，防止失密、泄密事件發(fā)生。3.檔案管理人員在工作中應(yīng)嚴格遵守保密紀律，不得擅自泄露檔案機密信息。對違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。（二）安全制度1.建立健全檔案安全管理制度，加強檔案庫房、設(shè)備設(shè)施等的安全管理，確保檔案實體安全。防止火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、破壞等安全事故的發(fā)生。2