PAGE檔案資料管理制度牌子一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案資料的管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在公司/組織各項工作中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案資料形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織的檔案資料實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責(zé)檔案資料的收集、整理、保管和利用等工作，確保檔案資料管理的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則檔案資料應(yīng)如實反映公司/組織各項工作的實際情況，確保檔案資料的真實性和完整性。在檔案資料的形成過程中，各部門及員工應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序和要求進行操作，保證檔案資料內(nèi)容的準確無誤。3.安全保密原則加強檔案資料的安全保密工作，采取必要的安全防護措施，防止檔案資料的損壞、丟失和泄露。對涉及公司/組織機密的檔案資料，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，確保公司/組織的商業(yè)秘密和敏感信息得到妥善保護。4.方便利用原則在確保檔案資料安全保密的前提下，應(yīng)充分考慮檔案資料利用的便利性，建立科學(xué)合理的檔案資料檢索和利用體系，提高檔案資料的利用效率，為公司/組織的各項工作提供有力支持。二、檔案資料管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案資料管理制度并組織實施。2.負責(zé)公司/組織各類檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案資料的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案資料的保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)備，對檔案資料進行妥善保管，定期對檔案資料進行檢查和維護，確保檔案資料的安全完整。4.負責(zé)檔案資料的信息化建設(shè)，建立檔案資料數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資料的電子化管理和檢索利用，提高檔案資料管理的效率和水平。5.按照規(guī)定的范圍和程序，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案資料查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案資料利用登記工作，確保檔案資料的合理使用。6.負責(zé)對公司/組織各部門檔案資料管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案資料管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司/組織檔案資料管理整體水平。7.做好檔案資料的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案資料，按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀，確保檔案資料的時效性和有效性。8.負責(zé)與上級主管部門、檔案行政管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系，及時報送檔案工作情況和統(tǒng)計報表。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和保管工作，確保本部門檔案資料的及時形成和完整歸檔。2.按照公司/組織檔案資料管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案資料移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.在檔案資料的形成過程中嚴格遵守相關(guān)規(guī)定，確保檔案資料的質(zhì)量，對不符合要求的檔案資料及時進行整改。4.配合檔案管理部門做好檔案資料的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)，不得擅自擴大檔案資料的查閱、借閱范圍。5.加強對本部門員工的檔案資料管理意識教育，提高員工對檔案資料管理工作重要性的認識，確保檔案資料管理工作在本部門得到有效落實。（三）員工職責(zé)1.員工應(yīng)自覺遵守公司/組織檔案資料管理制度，在工作中及時形成、收集和整理個人工作中產(chǎn)生的各類檔案資料，并按照規(guī)定移交至所在部門。2.對涉及公司/組織機密的檔案資料，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得私自復(fù)制、傳播或泄露。3.在查閱、借閱檔案資料時，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)，妥善保管檔案資料，不得擅自涂改、損壞或丟失。4.積極配合公司/組織檔案資料管理工作，對檔案管理部門提出的意見和建議應(yīng)認真聽取并及時改進。三、檔案資料的分類與編號（一）檔案資料分類1.行政檔案類包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、規(guī)定等，股東會、董事會、監(jiān)事會會議記錄及決議，行政公文、函件、通知等，人事檔案、勞動合同、薪酬福利文件等，行政事務(wù)管理文件，如辦公設(shè)備采購、辦公用品管理、車輛管理等文件。2.財務(wù)檔案類包括會計憑證、賬簿、報表，財務(wù)預(yù)算、決算文件，審計報告、稅務(wù)資料，資金管理文件，如資金申請、審批、使用記錄等，財務(wù)制度、流程文件。3.業(yè)務(wù)檔案類根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍不同進行分類，如銷售業(yè)務(wù)檔案，包括銷售合同、訂單、客戶資料、市場調(diào)研報告等；采購業(yè)務(wù)檔案，包括采購合同、供應(yīng)商資料、采購訂單等；生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案，包括生產(chǎn)計劃、工藝文件、質(zhì)量檢驗報告等；研發(fā)業(yè)務(wù)檔案，包括研發(fā)項目立項文件、研究報告、技術(shù)資料等。4.項目檔案類針對公司/組織開展的各類項目，按照項目類別進行分類，如工程項目檔案，包括項目可行性研究報告、項目設(shè)計文件、施工圖紙、工程變更記錄、竣工驗收報告等；科研項目檔案，包括項目申報書、研究計劃、實驗數(shù)據(jù)、科研成果鑒定文件等。5.合同檔案類涵蓋公司/組織簽訂的各類合同，如買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等，按照合同類別和簽訂時間進行分類管理。6.資質(zhì)證書檔案類包括公司/組織獲得的各類資質(zhì)證書、榮譽證書、許可證等文件，按照證書類別和頒發(fā)時間進行分類歸檔。7.其他檔案類除上述各類檔案外，公司/組織在經(jīng)營管理活動中形成的其他具有保存價值的文件資料，如會議紀要、工作匯報、調(diào)研報告、培訓(xùn)資料等，按照文件性質(zhì)和時間順序進行分類管理。（二）檔案資料編號1.檔案資料編號采用“分類號+年度+流水號”的形式，確保檔案資料編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.分類號按照檔案資料分類標準進行編制，用大寫字母表示各類檔案資料的類別，如“A”表示行政檔案類，“B”表示財務(wù)檔案類等。3.年度用四位阿拉伯數(shù)字表示，如“2023”表示檔案資料形成的年份。4.流水號按照檔案資料形成的先后順序依次編制，用五位阿拉伯數(shù)字表示，如“00001”。5.例如，一份行政檔案類中2023年形成的第5份文件，其編號為“A202300005”。四、檔案資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門及員工應(yīng)按照檔案資料管理制度的規(guī)定，及時收集本部門及個人工作中形成的各類檔案資料，確保檔案資料的完整性和及時性。2.檔案資料應(yīng)收集原件，如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.對重要的檔案資料，應(yīng)同時收集相關(guān)的背景資料、補充材料等，以豐富檔案資料的內(nèi)容。4.在收集檔案資料過程中，應(yīng)注意對檔案資料的真實性和準確性進行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時進行核實和糾正。（二）整理要求1.檔案管理部門負責(zé)對收集到的檔案資料進行統(tǒng)一整理，并按照檔案資料分類標準進行分類。2.對每份檔案資料應(yīng)進行編號、編目，編制檔案資料目錄，注明檔案資料的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，以便于查閱和管理。3.檔案資料應(yīng)按照一定的順序進行排列，如按照時間順序、重要程度等進行排列，確保檔案資料的系統(tǒng)性和邏輯性。4.對破損或褪色的檔案資料，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案資料的可讀性和完整性。5.整理后的檔案資料應(yīng)進行裝訂，采用統(tǒng)一的裝訂方式，確保檔案資料的整齊、牢固。五、檔案資料的保管（一）保管場所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案資料。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品、除濕設(shè)備等，保證檔案資料保管環(huán)境的適宜性。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類別的檔案資料，并設(shè)置明顯的標識牌，便于查找和管理。（二）保管期限1.檔案資料的保管期限根據(jù)其重要程度、性質(zhì)和作用等因素確定，分為永久、長期和短期三種。2.永久保管反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠利用價值的檔案資料，如公司章程、制度、重要會議記錄、重大決策文件、財務(wù)審計報告等，應(yīng)永久保管。3.長期保管在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案資料，保管期限一般為15年至50年，如一般性業(yè)務(wù)合同、項目中期文件、重要人事檔案等。4.短期保管在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有參考價值的檔案資料，保管期限一般為5年以下，如一般性行政文件、臨時性業(yè)務(wù)資料等。（三）保管措施1.建立健全檔案資料保管制度，明確檔案資料保管人員的職責(zé)，定期對檔案資料進行檢查和盤點，確保檔案資料的安全完整。2.對檔案資料的出入庫進行嚴格登記，詳細記錄檔案資料的名稱、編號、數(shù)量、出入庫時間、借閱人等信息，做到賬物相符。3.加強對檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入檔案庫房。檔案庫房鑰匙應(yīng)由專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。4.定期對檔案資料進行清查核對，發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失、損壞或霉變等情況，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)的補救措施。5.按照檔案資料保管期限的要求，定期對到期檔案資料進行鑒定，對已失去保存價值的檔案資料，按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。六、檔案資料的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可以查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案資料。2.外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案資料的，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)公司/組織批準后方可查閱。3.涉及公司/組織機密的檔案資料，未經(jīng)公司/組織授權(quán)，不得對外提供查閱、借閱。（二）利用程序1.查閱程序查閱人應(yīng)填寫《檔案資料查閱申請表》，注明查閱檔案資料的名稱、編號、查閱目的等信息。將申請表提交所在部門負責(zé)人審核，經(jīng)批準后，持申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案資料，查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行查閱，不得擅自將檔案資料帶出指定地點。查閱人查閱檔案資料時，應(yīng)保持檔案資料的整潔完整，不得擅自涂改、損壞或抽取檔案資料中的內(nèi)容。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。2.借閱程序借閱人應(yīng)填寫《檔案資料借閱申請表》，注明借閱檔案資料的名稱、編號、借閱期限等信息。將申請表提交所在部門負責(zé)人審核，經(jīng)批準后，持申請表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案資料，并與借閱人簽訂《檔案資料借閱承諾書》，明確借閱人應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)。借閱人應(yīng)按照承諾書中規(guī)定的期限及時歸還檔案資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。逾期未歸還的，檔案管理部門有權(quán)督促其歸還，并按照規(guī)定收取逾期費用。借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露檔案資料的內(nèi)容。如因保管不善造成檔案資料損壞、丟失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案資料利用登記制度，對檔案資料的查閱、借閱情況進行詳細記錄。2.利用登記記錄應(yīng)包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案資料的名稱和編號、歸還日期等信息。3.定期對檔案資料利用登記記錄進行整理和統(tǒng)計分析，以便及時掌握檔案資料的利用情況，為檔案資料管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.成立檔案資料鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各相關(guān)部門的業(yè)務(wù)骨干和檔案管理人員。2.鑒定工作小組負責(zé)對到期檔案資料進行鑒定，確定檔案資料的存毀價值。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案資料的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，綜合判斷檔案資料是否已失去保存價值。2.對已失去保存價值的檔案資料，應(yīng)予以銷毀；對仍有保存價值的檔案資料，應(yīng)繼續(xù)保管。（三）銷毀程序1.檔案管理部門定期對到期檔案資料進行清理，編制《檔案資料銷毀清單》，詳細列出擬銷毀檔案資料的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.將《檔案資料銷毀清單》提交檔案資料鑒定工作小組進行審核，經(jīng)鑒定工作小