PAGE檔案管理部門制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.完整性原則檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項(xiàng)工作的過程和結(jié)果，保證檔案的完整性。4.保密性原則對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門主要職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范有序管理。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)公司檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全與完整。5.定期對(duì)公司檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。6.積極開展檔案利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息支持，做好檔案查閱、借閱、復(fù)印等服務(wù)工作。7.組織開展公司檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。8.負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)報(bào)送檔案工作情況和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議等文件，公司內(nèi)部管理制度、工作流程、崗位職責(zé)等文件，公司行政辦公會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，公司行政事務(wù)處理文件，公司資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等文件。2.黨群工作類包括公司黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作等方面的文件，公司工會(huì)組織建設(shè)、工會(huì)活動(dòng)等方面的文件，公司共青團(tuán)組織建設(shè)、共青團(tuán)活動(dòng)等方面的文件。3.經(jīng)營管理類包括公司市場(chǎng)調(diào)研、市場(chǎng)營銷、客戶關(guān)系管理等方面的文件，公司財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算、審計(jì)監(jiān)督等方面的文件，公司人力資源管理、招聘、培訓(xùn)、績效考核、薪酬福利等方面文件，公司物資采購、庫存管理、設(shè)備管理等方面文件，公司生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)等方面文件，公司項(xiàng)目管理、合同管理、招投標(biāo)管理等方面文件。4.生產(chǎn)技術(shù)類包括公司生產(chǎn)工藝、操作規(guī)程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件等方面文件，公司技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、成果鑒定等方面文件，公司技術(shù)創(chuàng)新、技術(shù)改造等方面文件，公司設(shè)備圖紙、設(shè)備說明書、設(shè)備維修記錄等文件。5.產(chǎn)品銷售類包括公司產(chǎn)品銷售合同、銷售訂單、銷售發(fā)票等文件，公司產(chǎn)品市場(chǎng)推廣、廣告宣傳等方面文件，公司客戶反饋、售后服務(wù)等方面文件。6.財(cái)務(wù)管理類包括公司財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)決算、財(cái)務(wù)報(bào)表等文件，公司資金管理、成本核算、稅務(wù)籌劃等方面文件，公司財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等文件。7.人力資源類包括公司員工檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄、薪酬福利記錄等文件，公司人力資源規(guī)劃、招聘計(jì)劃、培訓(xùn)計(jì)劃、績效考核方案、薪酬福利方案等文件。8.法務(wù)合規(guī)類包括公司法律事務(wù)處理文件，公司合同審查、風(fēng)險(xiǎn)防控等方面文件，公司合規(guī)管理制度、合規(guī)檢查報(bào)告等文件。9.信息化管理類包括公司信息化建設(shè)規(guī)劃、信息化項(xiàng)目立項(xiàng)、信息化系統(tǒng)運(yùn)維等方面文件，公司信息安全管理制度、信息安全檢查報(bào)告等文件，公司信息化設(shè)備采購、使用、維護(hù)等方面文件。10.其他類包括公司各類臨時(shí)性、階段性工作形成的文件，公司與外部單位簽訂的合作協(xié)議、合作項(xiàng)目文件，公司收到的上級(jí)主管部門、政府部門等下發(fā)的各類文件，公司其他未歸入上述類別的文件。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的方式進(jìn)行編制。1.年度：采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類，每類檔案賦予一個(gè)兩位數(shù)字代碼，具體如下：行政管理類：01黨群工作類：02經(jīng)營管理類：03生產(chǎn)技術(shù)類：04產(chǎn)品銷售類：05財(cái)務(wù)管理類：06人力資源類：07法務(wù)合規(guī)類：08信息化管理類：09其他類：103.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號(hào)。例如，2023年形成的行政管理類第5份檔案編號(hào)為“202301005”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在文件辦理完畢后，按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將相關(guān)文件材料整理齊全，移交檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清楚，簽署完備，日期準(zhǔn)確。3.歸檔文件應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一事由的文件應(yīng)集中排列在一起。4.歸檔文件應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范有序管理。5.檔案整理過程中，應(yīng)編制檔案目錄，檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案上架排列1.檔案應(yīng)按照檔案編號(hào)順序上架排列，便于查找和管理。2.檔案架應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度等信息，以便于識(shí)別和定位。3.檔案應(yīng)分類存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和密級(jí)。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，確定檔案的保管期限和密級(jí)。4.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。5.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。六、檔案利用（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱（編號(hào)）、查閱目的、查閱時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案供查閱人員查閱，并做好查閱登記工作。查閱登記應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱（編號(hào)）、查閱目的等內(nèi)容。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。4.查閱人員如需復(fù)印檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)印申請(qǐng)表，注明復(fù)印檔案的名稱（編號(hào)）、復(fù)印內(nèi)容、復(fù)印份數(shù)等內(nèi)容，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)印手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定收取復(fù)印費(fèi)用，并開具發(fā)票。（二）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱（編號(hào)）借閱目的、借閱時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)檔案的密級(jí)、保管期限等因素，對(duì)檔案借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審批。對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的借閱，應(yīng)嚴(yán)格控制，并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案借閱申請(qǐng)表經(jīng)審批同意后，借閱人員應(yīng)到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，注明借閱日期、借閱人姓名、所在部門、借閱檔案名稱（編號(hào)）、借閱期限等內(nèi)容。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定收取借閱押金，并開具收據(jù)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還，并按照規(guī)定收取逾期費(fèi)用。（三）檔案利用的保密要求1.查閱、借閱檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的查閱、借閱，應(yīng)在檔案管理部門指定地點(diǎn)進(jìn)行，并由檔案管理人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。3.查閱、借閱人員不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。七、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容應(yīng)包括檔案數(shù)量、檔案類別、檔案保管期限、檔案利用情況等。3.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定向上級(jí)主管部門和檔案行政管理部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，確保檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、