PAGE科研監(jiān)測(cè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司科研監(jiān)測(cè)檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在科研、監(jiān)測(cè)及公司發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及科研監(jiān)測(cè)項(xiàng)目的部門、團(tuán)隊(duì)及個(gè)人所形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司科研監(jiān)測(cè)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.完整準(zhǔn)確原則：檔案管理人員應(yīng)確?？蒲斜O(jiān)測(cè)檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確反映科研監(jiān)測(cè)活動(dòng)的全過程。3.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)科研監(jiān)測(cè)檔案的安全，防止檔案信息泄露，確保檔案的保密性。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于科研人員、監(jiān)測(cè)人員及相關(guān)部門查閱和使用檔案，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司科研監(jiān)測(cè)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司科研監(jiān)測(cè)檔案，包括收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。3.對(duì)各部門科研監(jiān)測(cè)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期開展檔案管理培訓(xùn)。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)科研監(jiān)測(cè)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案行政管理部門報(bào)送檔案管理情況。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目科研監(jiān)測(cè)檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確。2.在項(xiàng)目研究或監(jiān)測(cè)過程中，督促項(xiàng)目組成員及時(shí)將工作中形成的各類文件材料進(jìn)行整理、歸檔，明確歸檔范圍和保管期限。3.項(xiàng)目結(jié)束后，按照檔案管理要求，及時(shí)將項(xiàng)目檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。（三）項(xiàng)目組成員職責(zé)1.嚴(yán)格按照科研監(jiān)測(cè)方案和相關(guān)規(guī)范，認(rèn)真做好各項(xiàng)工作記錄，及時(shí)形成原始文件材料。2.對(duì)自己工作中形成的文件材料進(jìn)行分類整理，定期交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核，確保歸檔材料的質(zhì)量。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔和查詢利用等工作。三、檔案歸檔范圍與要求（一）科研項(xiàng)目檔案1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件：包括項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)文件等。2.研究方案與計(jì)劃：項(xiàng)目研究方案、年度研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)等。3.研究過程文件：實(shí)驗(yàn)記錄、測(cè)試報(bào)告、數(shù)據(jù)采集表、調(diào)查問卷、會(huì)議紀(jì)要、研究進(jìn)展報(bào)告等。4.研究成果文件：學(xué)術(shù)論文、著作、專利、技術(shù)報(bào)告、鑒定證書、獲獎(jiǎng)證書等。5.經(jīng)費(fèi)使用文件：經(jīng)費(fèi)預(yù)算、經(jīng)費(fèi)決算、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷憑證等。6.合作與交流文件：合作協(xié)議、合作研究成果、學(xué)術(shù)交流活動(dòng)資料等。（二）監(jiān)測(cè)項(xiàng)目檔案1.監(jiān)測(cè)方案：監(jiān)測(cè)項(xiàng)目方案、監(jiān)測(cè)點(diǎn)位布置圖、監(jiān)測(cè)頻率與方法等。2.監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)：監(jiān)測(cè)原始記錄、監(jiān)測(cè)報(bào)表、數(shù)據(jù)分析報(bào)告、質(zhì)量控制記錄等。3.監(jiān)測(cè)報(bào)告：監(jiān)測(cè)總結(jié)報(bào)告、專題報(bào)告、階段性報(bào)告等。4.儀器設(shè)備文件：監(jiān)測(cè)儀器設(shè)備的采購合同、使用說明書、校準(zhǔn)記錄、維修記錄等。5.環(huán)境與條件文件：監(jiān)測(cè)場(chǎng)地環(huán)境資料、氣象數(shù)據(jù)等。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔文件應(yīng)按照形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行分類整理，保持文件之間的歷史聯(lián)系。3.歸檔文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水書寫，紙張應(yīng)符合檔案用紙標(biāo)準(zhǔn)。4.電子文件歸檔應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。四、檔案整理與分類（一）整理原則遵循科研監(jiān)測(cè)活動(dòng)的規(guī)律和檔案的形成特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類方法1.按項(xiàng)目分類：將科研監(jiān)測(cè)項(xiàng)目作為分類的基本單元，每個(gè)項(xiàng)目下再按文件形成的階段、性質(zhì)等進(jìn)行二級(jí)分類。2.科研項(xiàng)目可分為項(xiàng)目立項(xiàng)、研究過程、研究成果等類別；監(jiān)測(cè)項(xiàng)目可分為監(jiān)測(cè)方案、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、監(jiān)測(cè)報(bào)告等類別。（三）編號(hào)規(guī)則1.項(xiàng)目編號(hào)：采用統(tǒng)一的項(xiàng)目編號(hào)規(guī)則，由項(xiàng)目主管部門負(fù)責(zé)編制，確保項(xiàng)目編號(hào)的唯一性。2.檔案編號(hào)：在項(xiàng)目編號(hào)后，按照檔案分類順序依次編制檔案編號(hào)，便于檔案的識(shí)別和管理。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管期限1.科研監(jiān)測(cè)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括具有重要?dú)v史價(jià)值、科學(xué)價(jià)值或?qū)景l(fā)展有重大影響的文件材料，如重大科研成果、重要監(jiān)測(cè)報(bào)告等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為15年至50年，主要包括一般性科研監(jiān)測(cè)項(xiàng)目的重要文件材料。4.短期保管的檔案保管期限為5年至（此處可根據(jù)實(shí)際情況補(bǔ)充具體年限），主要包括一般性文件材料和時(shí)效性較強(qiáng)的文件。（三）檔案保管措施1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類上架存放，排列有序，便于查找。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用異地備份等方式，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立檔案保管賬目，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到賬物相符。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。六、檔案利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和安全性。2.檔案利用應(yīng)遵循方便快捷、服務(wù)科研監(jiān)測(cè)工作的原則，提高檔案的利用效率。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部科研人員、監(jiān)測(cè)人員因科研、監(jiān)測(cè)工作需要查閱、借閱檔案。2.公司相關(guān)部門因工作需要查閱、借閱與業(yè)務(wù)相關(guān)的科研監(jiān)測(cè)檔案。3.外單位因合作研究、技術(shù)交流等需要查閱、借閱公司科研監(jiān)測(cè)檔案，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，需提交單位介紹信、查閱或借閱申請(qǐng)函，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并辦理查閱登記手續(xù)。借閱檔案的，還需簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、歸還時(shí)間、保密責(zé)任等事項(xiàng)。3.查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，如需帶出檔案管理部門，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并限期歸還。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用者姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量、利用時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和技術(shù)秘密的科研監(jiān)測(cè)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等保密措施。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。對(duì)接觸保密檔案的人員，應(yīng)進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。3.查閱、借閱保密檔案應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，在符合保密要求的場(chǎng)所進(jìn)行，嚴(yán)禁在互聯(lián)網(wǎng)等公共網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳輸保密檔案信息。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保庫房24小時(shí)有人值守。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案損壞或丟失。3.做好檔案防火、防潮、防蟲、防盜等工作，制定應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司科研監(jiān)測(cè)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化加工，將檔案信息錄入信息化管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司科研監(jiān)測(cè)檔案管理的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查詢、統(tǒng)計(jì)、利用等功能的信息化管理。3.電子檔案管理：對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)、備份管理、權(quán)限控制等，確保電子檔案的安全和有效利用。（三）信息化管理要求1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，具備良好的兼容性和擴(kuò)展性。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。3.加強(qiáng)電子檔案的元數(shù)據(jù)管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的保管期限是否準(zhǔn)確，是否符合公司檔案保管期限的規(guī)定。2.檔案的內(nèi)容是否已失去保存價(jià)值，是否已被其他文件材料替代。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，是否存在缺頁、損壞等情況。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價(jià)值的檔案