PAGE會計檔案管理制度附表一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、有序存放和方便查閱，根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及《會計檔案管理辦法》等相關法律法規(guī)，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理。（三）定義1.會計檔案：是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2.會計檔案管理：是指對會計檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等一系列工作的總稱。二、會計檔案的內容（一）會計憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據、入庫單、出庫單、報銷單等各種原始單據。2.記賬憑證：根據審核無誤的原始憑證編制的，記錄經濟業(yè)務的憑證。（二）會計賬簿1.總賬：按照總分類賬戶分類登記經濟業(yè)務的賬簿。2.明細賬：按照明細分類賬戶分類登記經濟業(yè)務的賬簿，如應收賬款明細賬、應付賬款明細賬等。3.日記賬：按照經濟業(yè)務發(fā)生時間的先后順序逐日逐筆登記的賬簿，如現金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿：如固定資產卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務會計報告1.月度財務會計報告：包括資產負債表、利潤表、現金流量表等。2.季度財務會計報告：在月度報告基礎上增加相關附注等內容。3.年度財務會計報告：全面反映公司年度財務狀況、經營成果和現金流量的報告，包括資產負債表、利潤表、現金流量表、所有者權益變動表以及附注等。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調節(jié)表：用于核對銀行存款日記賬與銀行對賬單之間的差異。2.銀行對賬單：銀行提供的公司銀行賬戶的收支明細記錄。3.納稅申報表：公司向稅務機關申報納稅情況的報表。4.會計檔案移交清冊：記錄會計檔案交接情況的清單。5.會計檔案保管清冊：詳細記錄會計檔案保管情況的清單。6.會計檔案銷毀清冊：記錄會計檔案銷毀情況的清單。三、會計檔案的收集與整理（一）收集要求1.各會計崗位應按照規(guī)定及時將本崗位形成的會計資料進行整理、歸類，并移交至檔案管理部門。2.對于外部取得的會計資料，如發(fā)票、銀行對賬單等，應確保其真實性、完整性，并按照規(guī)定進行簽收、登記。（二）整理方法1.會計憑證：按照記賬憑證的編號順序，將原始憑證附在相應記賬憑證后面，并折疊整齊，加具封面、封底，裝訂成冊。2.會計賬簿：按照賬簿種類分別整理，對于活頁式賬簿應去除空白頁，裝訂成冊，并加具封面。3.財務會計報告：按照月度、季度、年度分別整理，裝訂成冊，并加蓋單位公章。4.其他會計資料：按照類別進行整理，如銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單等應單獨裝訂成冊。（三）編號與標識1.對整理好的會計檔案應進行編號，編號應具有唯一性，便于查找和管理。2.在會計檔案上應加蓋清晰的標識，注明檔案名稱、年度、月份、保管期限等信息。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證：保管期限為30年。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等保管期限為30年，固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。3.財務會計報告：月度、季度財務會計報告保管期限為10年，年度財務會計報告永久保管。4.其他會計資料：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，會計檔案移交清冊保管期限為30年，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管地點1.公司應設立專門的會計檔案保管庫，確保保管庫具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.保管庫應保持清潔、干燥，溫度和濕度應符合檔案保管要求。（三）保管措施1.檔案管理部門應建立會計檔案保管臺賬，詳細記錄會計檔案的入庫時間、保管期限、存放位置等信息。2.定期對會計檔案進行檢查，如發(fā)現檔案有損壞、變質等情況，應及時采取措施進行修復或處理。3.嚴格限制非檔案管理人員進入保管庫，檔案管理人員應妥善保管鑰匙等，確保保管庫安全。五、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內部人員因工作需要查閱會計檔案，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員不得在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。3.查閱完畢后，查閱人員應及時將會計檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱會計檔案，應持單位介紹信，經公司主管領導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應對所借閱的會計檔案妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄會計檔案內容。4.返回時，借閱人員應確保會計檔案的完整性和安全性，檔案管理部門應對歸還的會計檔案進行認真檢查，如有損壞或丟失，應追究借閱人員的責任。六、會計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.公司應定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定。鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織財務部門、審計部門等相關人員共同進行。2.鑒定人員應根據會計檔案的保管期限、重要性等因素，對會計檔案進行逐一審查，確定其是否仍有保存價值。3.對于仍有保存價值的會計檔案，應繼續(xù)保管；對于確無保存價值的會計檔案，應編制《會計檔案銷毀清冊》。（二）銷毀1.《會計檔案銷毀清冊》應經公司主管領導批準后，方可進行銷毀。2.銷毀會計檔案時，應由檔案管理部門、財務部門等相關人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應在銷毀前認真核對會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度等內容，確保銷毀的會計檔案與《會計檔案銷毀清冊》一致。3.銷毀后，監(jiān)銷人員應在《會計檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司主管領導。七、會計檔案的信息化管理（一）電子會計檔案的形成與收集1.公司應積極推進會計檔案信息化管理，對于符合條件的電子會計資料應進行電子歸檔。2.電子會計檔案應來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸，并具備完整的元數據。（二）電子會計檔案的存儲與保管1.電子會計檔案應存儲在符合安全要求的存儲介質上，并定期進行備份。2.存儲電子會計檔案的服務器應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，同時應安裝必要的殺毒軟件和防火墻，確保電子會計檔案的安全。（三）電子會計檔案的查閱與利用1.公司應建立電子會計檔案查閱系統(tǒng)，方便內部人員查閱電子會計檔案。查閱時，應按照規(guī)定進行身份驗證和權限控制。2.對于外部單位或個人需要查閱電子會計檔案的，應按