PAGE檔案開放審核制度制定總則目的為了規(guī)范本公司/組織檔案開放審核工作，確保檔案信息的合理利用與安全保密，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各類檔案的開放審核工作，包括但不限于文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案開放審核工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在保障檔案信息合理利用的同時(shí)，確保檔案信息不被泄露、篡改或非法使用，維護(hù)公司/組織的信息安全。3.分級(jí)分類原則：根據(jù)檔案的重要性、敏感性等因素進(jìn)行分級(jí)分類，實(shí)施差異化的審核流程，提高審核工作的效率與針對(duì)性。4.公正透明原則：審核過程應(yīng)公正、公平、公開，審核結(jié)果應(yīng)明確、可查，確保檔案利用者的合法權(quán)益。檔案分級(jí)分類標(biāo)準(zhǔn)檔案分級(jí)1.一級(jí)檔案：涉及公司/組織核心機(jī)密、重大決策、商業(yè)秘密等，對(duì)公司/組織的生存與發(fā)展具有關(guān)鍵影響的檔案。2.二級(jí)檔案：重要業(yè)務(wù)信息、重要人事資料、重要財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等，對(duì)公司/組織的正常運(yùn)營(yíng)有較大影響的檔案。3.三級(jí)檔案：一般性業(yè)務(wù)檔案、普通人事檔案、常規(guī)財(cái)務(wù)檔案等，對(duì)公司/組織運(yùn)營(yíng)有一定參考價(jià)值的檔案。檔案分類1.文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報(bào)告、決議等。2.人事檔案：?jiǎn)T工個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)、薪資福利等相關(guān)檔案。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)相關(guān)資料。4.業(yè)務(wù)檔案：與公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔、客戶資料等。開放審核流程申請(qǐng)受理1.檔案利用者需填寫《檔案開放利用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明利用檔案的目的、內(nèi)容、范圍等信息。2.申請(qǐng)表提交至檔案管理部門，由檔案管理人員進(jìn)行初步審核，檢查申請(qǐng)表填寫是否完整、準(zhǔn)確，利用目的是否合理合規(guī)。初審1.檔案管理部門根據(jù)檔案分級(jí)分類標(biāo)準(zhǔn)，確定申請(qǐng)利用檔案的級(jí)別與類別。2.對(duì)于一級(jí)檔案，初審由檔案管理部門負(fù)責(zé)人組織，相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)人員等參與，重點(diǎn)審核檔案利用可能涉及的安全風(fēng)險(xiǎn)、法律合規(guī)性等。3.對(duì)于二級(jí)檔案，由檔案管理部門指定專人進(jìn)行初審，審核檔案利用是否符合公司/組織內(nèi)部規(guī)定及業(yè)務(wù)需求。4.對(duì)于三級(jí)檔案，由檔案管理人員直接進(jìn)行初審，主要檢查申請(qǐng)內(nèi)容與檔案級(jí)別、類別是否匹配。審核評(píng)估1.根據(jù)初審結(jié)果，對(duì)于需要進(jìn)一步審核評(píng)估的檔案，組織相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行深入審查。2.審核評(píng)估內(nèi)容包括檔案信息的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，以及檔案利用可能對(duì)公司/組織造成的影響，如商業(yè)秘密泄露風(fēng)險(xiǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等。3.對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)或敏感信息的檔案，可邀請(qǐng)外部專家或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行評(píng)估。審批決定1.根據(jù)審核評(píng)估結(jié)果，由檔案管理部門提出審批意見，報(bào)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.一級(jí)檔案的開放利用需經(jīng)公司/組織最高管理層審批；二級(jí)檔案的開放利用由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；三級(jí)檔案的開放利用由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.審批通過的，檔案管理部門向檔案利用者出具《檔案開放利用批準(zhǔn)書》，明確檔案利用的范圍、期限、方式等要求；審批未通過的，向檔案利用者說明原因。利用實(shí)施1.檔案利用者憑《檔案開放利用批準(zhǔn)書》到檔案管理部門辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。2.檔案管理人員按照批準(zhǔn)書要求，為檔案利用者提供相應(yīng)的檔案服務(wù)，如查閱檔案原件、提供復(fù)印件等。3.在檔案利用過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督檔案利用者的行為，確保檔案不被損壞、丟失，不被超范圍使用。歸還注銷1.檔案利用期限屆滿，檔案利用者應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。2.檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案完整無損、未被超范圍使用后，辦理注銷手續(xù)。3.對(duì)于檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案損壞、信息泄露等，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。審核人員職責(zé)檔案管理部門人員職責(zé)1.檔案管理人員負(fù)責(zé)受理檔案開放利用申請(qǐng)，進(jìn)行初步審核。按照分級(jí)分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行整理、保管，確保檔案的安全與完整。為檔案利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并監(jiān)督利用過程。參與檔案審核評(píng)估工作，提供檔案相關(guān)信息與專業(yè)意見。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人組織制定檔案開放審核制度及流程，確保制度的有效執(zhí)行。審核一級(jí)檔案的開放利用申請(qǐng)，協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行審核評(píng)估。定期檢查檔案管理工作，對(duì)檔案管理部門人員進(jìn)行考核與培訓(xùn)。相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員職責(zé)1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人參與一級(jí)檔案開放利用的初審與審核評(píng)估工作，從業(yè)務(wù)角度提供專業(yè)意見。對(duì)涉及本部門業(yè)務(wù)的檔案利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保利用行為符合業(yè)務(wù)需求與公司/組織規(guī)定。配合檔案管理部門做好檔案利用過程中的相關(guān)工作，如提供業(yè)務(wù)背景信息、協(xié)助解答利用者疑問等。2.業(yè)務(wù)人員根據(jù)工作需要，提出檔案開放利用申請(qǐng)，并如實(shí)填寫申請(qǐng)表。在檔案利用過程中，嚴(yán)格按照批準(zhǔn)書要求使用檔案，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或泄露檔案信息。法務(wù)人員職責(zé)1.參與一級(jí)檔案開放利用的初審與審核評(píng)估工作，從法律角度審查檔案利用的合法性、合規(guī)性。2.對(duì)檔案開放審核制度及流程進(jìn)行法律審查，確保制度符合法律法規(guī)要求。3.為檔案利用過程中涉及的法律問題提供咨詢與指導(dǎo)，協(xié)助處理法律糾紛。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對(duì)檔案開放審核工作進(jìn)行自查，檢查審核流程是否規(guī)范、審核結(jié)果是否準(zhǔn)確、檔案利用行為是否合規(guī)等。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案開放審核工作進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查檔案管理部門的工作質(zhì)量、審核人員的履職情況、檔案信息的安全保密等。外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門以及相關(guān)行業(yè)協(xié)會(huì)的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料與信息。2.根據(jù)外部監(jiān)督意見，及時(shí)整改檔案開放審核工作中存在的問題，并將整改情況向上級(jí)主管部門報(bào)告。責(zé)任追究檔案利用者責(zé)任1.檔案利用者如違反本制度規(guī)定，擅自擴(kuò)大檔案利用范圍、泄露檔案信息、損壞或丟失檔案等，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任與經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。2.情節(jié)嚴(yán)重的，公司/組織將視情況給予警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等處罰，并依法追究其刑事責(zé)任。審核人員責(zé)任1.審核人員如在檔案開放審核工作中存在玩忽職守、徇私舞弊行為，導(dǎo)致檔案信息泄露或不合理利用的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的行政責(zé)任。2.給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)承擔(dān)經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任；情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究其刑事責(zé)任。檔案管理部門責(zé)任1.檔案管理部門如因管理不善、制度執(zhí)行不力等原因，導(dǎo)致檔案開放審核工作出現(xiàn)問題的，公司/組織將視情況對(duì)檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行誡勉談話、責(zé)令整改等處理。2.給公司/組織造成重大損失的，對(duì)檔案管理部門進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。附則解釋權(quán)本制度由本公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。