PAGE水務(wù)局檔案查借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)水務(wù)局檔案的管理，規(guī)范檔案的查借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合水務(wù)局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于水務(wù)局機(jī)關(guān)各科室、下屬各單位及相關(guān)工作人員在檔案查借閱過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，依法管理檔案查借閱工作。2.確保檔案的安全與保密，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。3.遵循方便利用、提高效率的原則，在保證檔案安全的前提下，為查借閱人員提供便捷服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)水務(wù)局各類(lèi)檔案的收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。2.制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各科室、下屬單位的檔案管理工作。3.負(fù)責(zé)檔案查借閱的登記、審核、審批和歸還等工作，對(duì)查借閱情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)分析。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題。（二）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案材料的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，做好檔案的分類(lèi)、編號(hào)和編目等工作，便于檔案的管理和利用。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查借閱工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）查借閱人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案查借閱制度，按照規(guī)定的程序和要求辦理查借閱手續(xù)。2.愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換、標(biāo)注、污損檔案材料。3.不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出規(guī)定的查閱場(chǎng)所，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意。4.查借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)。三、檔案的查閱（一）查閱范圍1.本局工作人員因工作需要查閱與其工作職責(zé)相關(guān)的檔案資料。2.外單位因工作需要查閱本局檔案資料，須經(jīng)本局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的檔案，查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行。（二）查閱程序1.查閱人員需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱(chēng)、文號(hào)、日期、查閱目的等信息。2.將申請(qǐng)表提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，如涉及多個(gè)部門(mén)的檔案，需分別經(jīng)各部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。3.申請(qǐng)表經(jīng)審核通過(guò)后，提交檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱內(nèi)容和檔案的密級(jí)等情況進(jìn)行審批，如涉及重要檔案或機(jī)密檔案，需報(bào)水務(wù)局分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審批通過(guò)后，查閱人員持《檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案資料。5.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案查閱規(guī)定。（三）查閱限制1.查閱時(shí)間限制：一般檔案查閱時(shí)間不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)查閱時(shí)間，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)并說(shuō)明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.查閱方式限制：查閱人員只能查閱檔案原件，不得擅自復(fù)制、拍照、錄像或摘抄檔案內(nèi)容。如因工作需要確需復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)按照本制度的相關(guān)規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。3.特殊檔案查閱限制：對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的檔案，查閱人員必須嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向任何單位或個(gè)人透露檔案內(nèi)容。四、檔案的借閱（一）借閱范圍1.本局工作人員因工作需要借閱與其工作職責(zé)相關(guān)的檔案資料，且借閱時(shí)間較長(zhǎng)或需帶出查閱場(chǎng)所的情況。2.外單位因工作需要借閱本局檔案資料，須經(jīng)本局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照本制度的規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）借閱程序1.借閱人員需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱(chēng)、文號(hào)、日期、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.將申請(qǐng)表提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，如涉及多個(gè)部門(mén)的檔案，需分別經(jīng)各部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。3.申請(qǐng)表經(jīng)審核通過(guò)后，提交檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)借閱內(nèi)容和檔案的密級(jí)等情況進(jìn)行審批，如涉及重要檔案或機(jī)密檔案，需報(bào)水務(wù)局分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審批通過(guò)后，借閱人員持《檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案資料。5.借閱人員應(yīng)在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取檔案資料，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求歸還檔案。（三）借閱期限1.一般檔案借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)并說(shuō)明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.特殊檔案借閱期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和保密要求另行確定，借閱人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的期限歸還檔案。（四）借閱歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)說(shuō)明情況并申請(qǐng)延期。2.借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的完整和整潔，如有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。3.檔案管理人員在接收歸還的檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容和完整性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通解決。五、檔案的復(fù)制（一）復(fù)制范圍1.本局工作人員因工作需要復(fù)制與其工作職責(zé)相關(guān)的檔案資料，但不得涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私。2.外單位因工作需要復(fù)制本局檔案資料，須經(jīng)本局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照本制度的規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。（二）復(fù)制程序1.復(fù)制人員需填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明復(fù)制檔案的名稱(chēng)、文號(hào)、日期、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)、復(fù)制用途等信息。2.將申請(qǐng)表提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，如涉及多個(gè)部門(mén)的檔案，需分別經(jīng)各部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。3.申請(qǐng)表經(jīng)審核通過(guò)后，提交檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)復(fù)制內(nèi)容和檔案的密級(jí)等情況進(jìn)行審批，如涉及重要檔案或機(jī)密檔案，需報(bào)水務(wù)局分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審批通過(guò)后，復(fù)制人員持《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》到檔案管理部門(mén)辦理復(fù)制手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋“水務(wù)局檔案復(fù)制專(zhuān)用章”。5.復(fù)制人員應(yīng)在《檔案復(fù)制登記表》上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取復(fù)制件，并按照規(guī)定的用途使用復(fù)制件。（三）復(fù)制要求1.復(fù)制檔案應(yīng)使用符合檔案管理要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件的質(zhì)量和清晰度。2.復(fù)制人員不得擅自更改檔案內(nèi)容，如因工作需要對(duì)復(fù)制件進(jìn)行編輯或處理時(shí)，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并確保編輯或處理后的內(nèi)容符合檔案管理要求。3.復(fù)制件應(yīng)與原件具有同等的法律效力，復(fù)制人員應(yīng)妥善保管復(fù)制件，不得擅自傳播或泄露復(fù)制件的內(nèi)容。六、檔案查借閱的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案查借閱制度的執(zhí)行情況，包括查借閱手續(xù)的辦理、查閱場(chǎng)所的管理、檔案的歸還等情況。2.檔案管理人員的工作情況，包括檔案的整理、保管、統(tǒng)計(jì)等工作是否規(guī)范。3.查借閱人員的行為規(guī)范，包括是否遵守檔案查借閱制度、是否愛(ài)護(hù)檔案等情況。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案查借閱情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括查借閱登記記錄、檔案歸還情況、檔案保管狀況等。2.不定期抽查：水務(wù)局領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門(mén)不定期對(duì)檔案查借閱情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案查借閱制度的執(zhí)行情況和檔案的安全保密情況。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查：根據(jù)工作需要，對(duì)涉及重要檔案或機(jī)密檔案的查借閱情況進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)檢查，確保檔案的安全與保密。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于在檔案查借閱過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄，并向相關(guān)部門(mén)或人員發(fā)出整改通知，要求限期整改。2.對(duì)于違反檔案查借閱制度的行為，檔案管理部門(mén)應(yīng)視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理措施；如造成檔案損壞、丟失或泄露等嚴(yán)重后果的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案查借閱的保密管理措施（一）保密教育1.對(duì)檔案管理人員和查借閱人員進(jìn)行保密教育，提高保密意識(shí)，使其熟悉國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和檔案管理的保密規(guī)定。2.定期組織保密培訓(xùn)，學(xué)習(xí)保密知識(shí)和技能，不斷增強(qiáng)保密意識(shí)和防范能力。（二）保密措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)柜保管，并嚴(yán)格限制查閱范圍和查閱人員。3.在檔案查借閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無(wú)關(guān)人員透露檔案內(nèi)容；查借閱人員不得擅自將檔案帶出規(guī)定的查閱場(chǎng)所，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。4.對(duì)檔案查借閱過(guò)程中產(chǎn)生的廢紙、復(fù)印件等廢棄物，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行妥善處理，防止檔案信息泄露。（三）保密監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案保密情況進(jìn)行檢查，發(fā)