PAGE林業(yè)天保檔案管理制度一、總則（一）目的為加強林業(yè)天保工程檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在林業(yè)天保工程建設(shè)、管理、監(jiān)督和決策中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在林業(yè)天保工程實施過程中形成的各類檔案的管理，包括但不限于工程規(guī)劃、作業(yè)設(shè)計、施工記錄、檢查驗收、資金使用、人員管理等方面的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則。林業(yè)天保工程檔案由本公司/組織統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則。檔案應(yīng)如實反映林業(yè)天保工程建設(shè)的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.安全保密原則。加強檔案的安全保護措施，確保檔案的安全，同時嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善林業(yè)天保工程檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理林業(yè)天保工程檔案，對檔案進行分類、整理、編目、裝訂、存儲等工作。3.建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門在林業(yè)天保工程實施過程中形成檔案的收集、整理、歸檔工作，并按規(guī)定及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識和技能，認真履行檔案管理職責(zé)。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、裝訂、存儲、查閱、利用等。3.對檔案進行定期檢查和維護，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案信息。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.林業(yè)天保工程規(guī)劃、計劃、實施方案等文件。2.作業(yè)設(shè)計文件，包括造林作業(yè)設(shè)計、森林撫育作業(yè)設(shè)計、封山育林作業(yè)設(shè)計等。3.施工過程中的各類文件，如施工日志、質(zhì)量檢驗報告、安全檢查記錄等。4.檢查驗收文件，包括自查報告、上級檢查驗收報告、驗收證書等。5.資金使用文件，如資金預(yù)算、撥款憑證、財務(wù)報表等。6.人員管理文件，如人員花名冊、培訓(xùn)記錄、考核檔案等。7.其他與林業(yè)天保工程相關(guān)的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時、完整。2.檔案收集應(yīng)遵循真實、準確、完整的原則，不得遺漏重要文件和資料。3.對收集到的檔案應(yīng)進行初步審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。（三）整理方法1.分類。按照檔案的形成領(lǐng)域、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般可分為綜合類、工程規(guī)劃類、作業(yè)設(shè)計類、施工類、檢查驗收類資金使用類、人員管理類等。2.編號。對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目。編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。4.裝訂。對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。5.裝盒。將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案編號、題名等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門在檔案整理完畢后，應(yīng)及時向檔案管理部門移交。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，審核合格后辦理歸檔手續(xù)。3.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔清單，雙方簽字確認。（二）保管期限1.林業(yè)天保工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括林業(yè)天保工程規(guī)劃、計劃、實施方案等重要文件，以及涉及重大決策、重要事件的檔案。3.長期保管的檔案主要包括作業(yè)設(shè)計文件、施工記錄、檢查驗收報告等，保管期限一般為10年至30年。4.短期保管的檔案主要包括一般性文件、資料等，保管期限一般為5年以下。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上，定期進行檢查和維護。4.建立檔案保管臺賬，對檔案的入庫、出庫、保管情況等進行詳細記錄。5.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案保管臺賬一致。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本公司/組織檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，方可查閱。查閱重要檔案的，還應(yīng)經(jīng)本公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感檔案的查閱，應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)本公司/組織保密部門批準后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。3.查閱人員如需復(fù)印、拍照檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害本公司/組織的利益和聲譽。2.檔案管理部門應(yīng)積極為檔案利用提供服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時提供檔案資料。3.對檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行處理，并做好記錄。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、檔案管理人員等組成，負責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行鑒定。2.對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。3.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進行鑒定和處理，不得擅自銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見。2.經(jīng)本公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，編制《檔案銷毀清單》。3.檔案銷毀應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同負責(zé)實施。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀情況報告本公司/組織檔案管理部門負責(zé)人。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立林業(yè)天保工程檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱和利用，為林業(yè)天保工程建設(shè)和管理提供有力支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化。對紙質(zhì)檔案進行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)開發(fā)。開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.安全保障。建立檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護體系，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的信息化設(shè)備，如計算機、服務(wù)器、掃描儀、存儲設(shè)備等，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，嚴格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進行檔案管理。3.加強對檔案管理信息系統(tǒng)的維護和管理，定期進行數(shù)據(jù)備份，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)安全。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門本公司/組織的紀檢監(jiān)察部門負責(zé)對林業(yè)天保工程檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案鑒定與銷毀工作情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。每年定期對檔案管理工作進行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.不定期抽查。根據(jù)工作需要，不定期對檔案管理工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項檢查。針對檔案管