PAGE農(nóng)村財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案制度一、總則（一）目的農(nóng)村財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案制度旨在規(guī)范農(nóng)村財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為農(nóng)村經(jīng)濟(jì)管理、決策及監(jiān)督提供可靠依據(jù)，促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)健康有序發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于農(nóng)村集體經(jīng)濟(jì)組織、村民委員會(huì)及其他相關(guān)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)管理主體在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)活動(dòng)中形成的各類檔案資料。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》以及國家有關(guān)農(nóng)村財(cái)務(wù)管理的法律法規(guī)和政策制定。二、檔案管理職責(zé)（一）管理部門及職責(zé)1.農(nóng)村財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌農(nóng)村財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作，制定檔案管理制度和流程，組織檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、銷毀等工作。定期對(duì)檔案管理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保檔案管理工作規(guī)范有序。2.會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料的日常收集、整理和初步分類，按照規(guī)定及時(shí)移交檔案管理機(jī)構(gòu)。在檔案管理過程中，協(xié)助檔案管理人員進(jìn)行檔案的查閱、核對(duì)等工作，確保提供準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息。3.檔案管理人員具體承擔(dān)檔案的整理、裝訂、編目、上架、保管等工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案的安全和完整。負(fù)責(zé)建立檔案查閱登記臺(tái)賬，對(duì)查閱檔案的人員、內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行詳細(xì)記錄。（二）人員要求1.檔案管理人員應(yīng)具備一定的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)知識(shí)和檔案管理技能，熟悉檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)流程。2.檔案管理人員應(yīng)保持工作的穩(wěn)定性，避免頻繁更換，確需更換時(shí)，應(yīng)做好交接工作，確保檔案管理工作的連續(xù)性。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證如發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、出入庫單等；記賬憑證應(yīng)按照編號(hào)順序整理，附齊全套原始憑證。2.會(huì)計(jì)賬簿，如總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片等。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及相關(guān)文字分析說明。4.其他會(huì)計(jì)資料，如銀行對(duì)賬單、余額調(diào)節(jié)表、納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算及決算資料等。5.財(cái)務(wù)審批文件，如財(cái)務(wù)收支審批單、重大財(cái)務(wù)事項(xiàng)決策文件等。6.與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)相關(guān)的合同協(xié)議，如經(jīng)濟(jì)合同、租賃合同、借款合同等。（二）收集要求1.會(huì)計(jì)人員應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，及時(shí)將各類財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料收集齊全，整理分類，按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理機(jī)構(gòu)。2.對(duì)于零散的原始憑證，應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生后及時(shí)粘貼、整理，確保憑證的完整性和真實(shí)性。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，不得有涂改、挖補(bǔ)等情況。（三）整理方法1.分類按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等類別進(jìn)行一級(jí)分類。會(huì)計(jì)憑證可按照月份或季度進(jìn)行二級(jí)分類，每本憑證應(yīng)編號(hào)連續(xù)，封面注明年度、月份、憑證起止號(hào)等信息。會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按照總賬、明細(xì)賬、日記賬等類別分別整理，每本賬簿應(yīng)注明賬簿名稱、年度、啟用日期、截止日期等信息。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按照月度、季度、年度分別整理，每份報(bào)告應(yīng)加蓋單位公章、編制人員及審核人員印章。其他會(huì)計(jì)資料按照資料性質(zhì)進(jìn)行分類整理，如銀行對(duì)賬單可按照月份或年度裝訂成冊(cè)。2.編號(hào)對(duì)整理好的各類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用數(shù)字編碼方式，如會(huì)計(jì)憑證編號(hào)為“KJ年份月份憑證序號(hào)”，會(huì)計(jì)賬簿編號(hào)為“ZB年份賬簿類別編號(hào)”等。通過編號(hào)便于檔案的查找和管理。3.裝訂會(huì)計(jì)憑證應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的憑證封面和封底進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固整齊，不得有掉頁、缺頁現(xiàn)象。會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)使用硬殼封面裝訂，確保賬簿的平整和牢固。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告及其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)按照順序整理后，采用訂書釘或膠裝等方式裝訂成冊(cè)。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員在接收會(huì)計(jì)人員移交的檔案資料時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的種類、數(shù)量、完整性等，對(duì)不符合要求的檔案資料應(yīng)及時(shí)退回，要求補(bǔ)充或更正。2.對(duì)核對(duì)無誤的檔案資料，按照整理方法進(jìn)行再次整理和編號(hào)，填寫檔案歸檔登記表，詳細(xì)記錄檔案的類別、編號(hào)、名稱、年度、保管期限等信息。3.將整理好的檔案資料裝入檔案盒或檔案柜，在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息，按照檔案存放順序上架保管。（二）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿中總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告中月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料中銀行對(duì)賬單、余額調(diào)節(jié)表保管期限為10年，納稅申報(bào)表保管期限為10年，財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算及決算資料、財(cái)務(wù)審批文件、合同協(xié)議等根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，重要的應(yīng)永久保管。（三）保管要求1.檔案保管應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。4.對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同時(shí)保管，并建立電子會(huì)計(jì)檔案索引，便于查找和利用。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.農(nóng)村集體經(jīng)濟(jì)組織內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.外部單位因工作需要查閱檔案的，如審計(jì)部門、稅務(wù)部門等，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)農(nóng)村財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換等。3.涉及農(nóng)村集體經(jīng)濟(jì)組織商業(yè)秘密或其他不宜公開的財(cái)務(wù)信息的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和對(duì)外提供。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、年度、查閱目的等信息。申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，交檔案管理人員辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，查找并提供相應(yīng)的檔案資料，同時(shí)在檔案查閱登記臺(tái)賬上記錄查閱人員姓名、單位、查閱日期、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得損壞、丟失檔案。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理人員，并在查閱登記臺(tái)賬上簽字確認(rèn)。（三）利用方式1.檔案資料可用于農(nóng)村經(jīng)濟(jì)管理決策分析，如通過財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告了解農(nóng)村經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況，為制定發(fā)展規(guī)劃、調(diào)整產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)等提供依據(jù)。2.在農(nóng)村財(cái)務(wù)審計(jì)、監(jiān)督檢查中，檔案資料作為重要的證據(jù)和參考，用于核實(shí)財(cái)務(wù)收支情況、發(fā)現(xiàn)問題線索等。3.為農(nóng)村集體經(jīng)濟(jì)組織成員提供財(cái)務(wù)信息查詢服務(wù)，保障成員的知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)，促進(jìn)民主理財(cái)。六、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，按照規(guī)定可以銷毀的，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。2.對(duì)于保管期滿但涉及未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，不得銷毀。（二）銷毀程序1.由農(nóng)村財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)提出檔案銷毀意見，編制檔案銷毀清冊(cè)，列明擬銷毀檔案的名稱、年度、編號(hào)、保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)農(nóng)村集體經(jīng)濟(jì)組織負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等簽字確認(rèn)。3.按照檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容，對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，無誤后組織銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)由檔案管理人員和會(huì)計(jì)人員共同監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字注明銷毀日期、方式等信息。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.農(nóng)村集體經(jīng)濟(jì)組織應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行自查。自查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定，檔案資料是否完整、準(zhǔn)確、安全等。2.對(duì)自查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）外部監(jiān)督1.財(cái)政部門、農(nóng)業(yè)農(nóng)村部門等相關(guān)政府部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)農(nóng)村財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)