PAGE檔案需要專人管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門及員工涉及的各類檔案管理工作。（三）定義1.檔案：指公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。2.專人管理：指指定專門人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、借閱、銷毀等工作，確保檔案管理工作的專業(yè)性和規(guī)范性。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全防護(hù)，嚴(yán)格保密制度，防止檔案泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司/組織內(nèi)部人員查閱利用檔案。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全存儲(chǔ)。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、復(fù)印等利用服務(wù)工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，做好登記和記錄。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和清理，按照規(guī)定程序做好檔案的銷毀工作。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的信息化水平。7.對(duì)公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。8.收集、整理和保管與公司/組織有關(guān)的外部檔案資料，如政府文件、行業(yè)動(dòng)態(tài)等，為公司/組織決策提供參考依據(jù)。三、檔案管理人員職責(zé)（一）基本要求檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉公司/組織業(yè)務(wù)流程，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，具有良好的保密意識(shí)和職業(yè)道德。（二）具體職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案管理部門的日常工作，按照檔案管理制度和工作流程，做好檔案的各項(xiàng)管理工作。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和存放位置，確保檔案賬實(shí)相符。3.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化錄入和維護(hù)工作，保證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息的準(zhǔn)確、完整和及時(shí)更新。4.對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)向檔案管理部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)檔案利用動(dòng)態(tài)，為公司/組織決策提供數(shù)據(jù)支持。5.協(xié)助檔案管理部門負(fù)責(zé)人開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，對(duì)違反檔案管理制度的行為及時(shí)進(jìn)行制止和糾正，并向上級(jí)報(bào)告。7.完成檔案管理部門負(fù)責(zé)人交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在日常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、函件等紙質(zhì)和電子文件。2.公司/組織召開的各類會(huì)議形成的會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。3.公司/組織開展的各類項(xiàng)目、工程形成的項(xiàng)目文件、技術(shù)資料、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.公司/組織的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案等各類專門檔案。5.公司/組織的證照、印章、資質(zhì)證書等重要文件資料。6.公司/組織的宣傳資料、廣告策劃、市場(chǎng)調(diào)研等資料。7.公司/組織與外部單位往來的文件、信函、合同等。8.其他具有保存價(jià)值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集各類文件資料，并定期移交至檔案管理部門。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的原則，確保檔案內(nèi)容的完整性和真實(shí)性。對(duì)于重要文件資料，應(yīng)同時(shí)收集紙質(zhì)和電子版本，并保證兩者內(nèi)容一致。3.檔案收集過程中，應(yīng)注意對(duì)文件資料的原始性和完整性進(jìn)行保護(hù)，不得擅自涂改、損毀、丟失文件資料。（三）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理。3.對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄索引，便于快速查找和利用檔案。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和用途，將檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的標(biāo)識(shí)和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、來源等信息，確保檔案目錄準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。5.上架：將整理好后的檔案按照編號(hào)順序上架存放，便于檔案的保管和查閱。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等，確保檔案的安全性。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要文件、合同、協(xié)議、章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等具有重要?dú)v史價(jià)值和法律意義的文件資料。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括公司/組織的一般性文件、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案等，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括公司/組織的臨時(shí)性文件、資料等，保管期限一般為1年至5年。5.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的保存價(jià)值得到充分體現(xiàn)。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、存放位置、保管期限等，確保檔案賬實(shí)相符。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如檔案丟失、損壞、霉變等，應(yīng)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并向上級(jí)報(bào)告。4.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司/組織外部單位因業(yè)務(wù)往來、合作項(xiàng)目等需要查閱、借閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案、執(zhí)法等需要查閱、借閱檔案。（二）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.堅(jiān)持保密原則，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍，防止檔案泄露。3.方便利用原則，優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案利用效率，為公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)提供有力支持。（三）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，注明查閱/借閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合規(guī)定的，予以辦理查閱/借閱手續(xù)，并提供相應(yīng)的檔案資料。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.借閱檔案一般不得超過規(guī)定期限，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損毀檔案。5.公司/組織外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交單位介紹信、查閱/借閱申請(qǐng)表等材料，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理部門按照規(guī)定辦理查閱/借閱手續(xù)。6.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等查閱、借閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)公司/組織法律顧問審核后，由檔案管理部門按照規(guī)定辦理查閱/借閱手續(xù)。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括查閱/借閱日期、查閱/借閱人姓名、所在部門、查閱/借閱檔案名稱、用途、查閱/借閱期限等信息。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織檔案管理制度，結(jié)合檔案的形成規(guī)律和實(shí)際利用情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行綜合評(píng)估。（二）鑒定組織1.公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作，對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定。2.對(duì)于保管期限已滿且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見；對(duì)于保管期限未滿但已失去利用價(jià)值的檔案，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行降密或提前銷毀處理。3.鑒定過程中，應(yīng)充分聽取相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，確保鑒定結(jié)果符合公司/組織實(shí)際情況和業(yè)務(wù)需求。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定工作小組審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的安全、徹底。4.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上注明銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)?！稒n案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和整合，為公司/組織內(nèi)部各部門提供便捷的檔案查詢和利用服務(wù)，支持公司/組織業(yè)務(wù)決策和管理創(chuàng)新。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案的電子化錄入，支持多種格式文件的上傳，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整錄入。2.檔案檢索：提供靈活多樣的檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、保管期限等進(jìn)行檢索，快速定位所需檔案。3.檔案借閱：實(shí)現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)，提高借閱效率和管理水平。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密，只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案數(shù)據(jù)。5.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案利用情況、檔案數(shù)量變化等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性，同時(shí)具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)據(jù)安全與保密1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.建立嚴(yán)格的用戶認(rèn)證和權(quán)限管理制度，對(duì)系統(tǒng)操作人員進(jìn)行身份驗(yàn)證和權(quán)限分配，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作檔案數(shù)據(jù)。3.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。4.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案數(shù)據(jù)，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，確保數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和傳輸過程中的安全性。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檔案管理部門應(yīng)配合審計(jì)部門的工作，提供相關(guān)檔案資料和信息。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案管理部門的工作流程和操作規(guī)范是否健全，檔案管理人員的職責(zé)履行情況是否到位。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、安全性等方面。4.檔案保管場(chǎng)所的安全防護(hù)措施是否落實(shí)，檔案的存儲(chǔ)環(huán)境是否符合要求。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：審計(jì)部門每年至少對(duì)檔案管理工作進(jìn)行一次全面檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案管理部門工作情況、檔案信息化管理系統(tǒng)運(yùn)行情況等。2.不定期抽查：審計(jì)部門根據(jù)工作需要，不定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要檔案。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理工作中的突出問題或重要事項(xiàng)，審計(jì)部門可開展專項(xiàng)檢查，深入調(diào)查分析問題原因，提出整改建議和措施。（四）問題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審