PAGE工程檔案管理上墻制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本制度。工程檔案是工程項目建設(shè)全過程的真實記錄，是評定工程質(zhì)量等級、進(jìn)行工程竣工驗收、維護(hù)工程權(quán)益以及后續(xù)工程維護(hù)、改造、擴(kuò)建等工作的重要依據(jù)。通過建立科學(xué)規(guī)范的工程檔案管理上墻制度，使全體員工明確工程檔案管理的職責(zé)和要求，確保工程檔案管理工作有序開展，為公司的發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項目的檔案管理，包括新建、改建、擴(kuò)建、裝修等各類工程項目從項目策劃、可行性研究、設(shè)計、施工、調(diào)試到竣工驗收等全過程形成的各類文件材料。（三）基本原則1.真實性原則：工程檔案應(yīng)如實反映工程建設(shè)的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集工程項目各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料，保證檔案的完整性，不得遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案記錄應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字表述等應(yīng)符合規(guī)范要求，避免出現(xiàn)錯誤或歧義。4.系統(tǒng)性原則：對工程檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和利用。5.及時性原則：工程文件材料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步收集、整理，及時歸檔，確保檔案的時效性。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.對工程檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，指導(dǎo)各部門做好工程文件材料的收集、整理和歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理公司所有工程項目檔案，建立健全檔案保管、利用等各項工作流程。4.組織對工程檔案進(jìn)行定期檢查和鑒定，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)工程檔案的數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平，方便檔案的查閱和利用。（二）項目建設(shè)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工程項目文件材料的形成、積累和整理工作，并按規(guī)定及時移交檔案管理部門。2.明確本部門工程文件材料的收集、整理責(zé)任人，確保文件材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。3.在項目建設(shè)過程中，配合檔案管理部門做好工程檔案的階段性檢查和驗收工作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時整改。4.負(fù)責(zé)向檔案管理部門提供工程建設(shè)相關(guān)信息，協(xié)助檔案管理部門對工程檔案進(jìn)行分類、編目等工作。（三）各參建單位職責(zé)1.按照合同要求，負(fù)責(zé)本單位承擔(dān)工程項目范圍內(nèi)文件材料的收集、整理和歸檔工作，并向建設(shè)單位移交完整、合格的工程檔案。2.接受建設(shè)單位和檔案管理部門的監(jiān)督、檢查，對提出的整改意見及時落實。3.配合建設(shè)單位做好工程檔案的竣工驗收工作，提供相關(guān)證明材料和說明。（四）相關(guān)人員職責(zé)1.項目負(fù)責(zé)人：全面負(fù)責(zé)工程項目檔案管理工作，協(xié)調(diào)各部門關(guān)系，確保檔案管理工作與工程建設(shè)同步推進(jìn)。2.文件材料收集整理人員：負(fù)責(zé)具體工程項目文件材料的日常收集、整理工作，按照檔案管理要求分類存放，及時移交檔案管理部門。3.檔案管理人員：認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的接收、整理、保管、利用等工作，確保檔案的安全和有效利用。三、工程文件材料的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件：包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目立項批復(fù)等。2.設(shè)計文件：初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更通知等。3.施工文件：施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、施工日志等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.竣工驗收文件：工程竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。6.其他文件：與工程建設(shè)相關(guān)的會議紀(jì)要、來往函件、工程照片及聲像資料等。（二）收集要求1.各部門和參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)工程文件材料的收集工作，確保文件材料隨工程進(jìn)度同步形成，及時收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，嚴(yán)禁使用易褪色的書寫材料。3.對工程建設(shè)過程中形成的電子文件，應(yīng)采用有效的存儲格式和載體，進(jìn)行規(guī)范整理和保存，確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照工程項目的不同階段和文件類別進(jìn)行分類整理，同一類文件應(yīng)集中排列，有序存放。3.對每份文件材料進(jìn)行編號、編目，編制清晰的檢索標(biāo)識，便于查找和識別。（四）整理方法1.分類：按照工程項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等類別進(jìn)行一級分類，在每一類別下再根據(jù)文件的具體內(nèi)容進(jìn)行二級分類，如施工文件可分為建筑工程、安裝工程等。2.組卷：將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組成案卷，案卷厚度應(yīng)適中，一般不超過20mm。不同載體的文件材料應(yīng)分別組卷。3.編目：對每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號、備注等項目；同時編制案卷封面，注明工程名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限等信息；并填寫案卷脊背，注明檔號、案卷題名、保管期限、密級等內(nèi)容。四、工程檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.項目建設(shè)部門應(yīng)在工程項目竣工驗收后[X]個月內(nèi)，將整理好的工程檔案移交檔案管理部門歸檔。2.移交的工程檔案應(yīng)符合檔案整理規(guī)范要求，檔案數(shù)量齊全、內(nèi)容完整、編目準(zhǔn)確，載體質(zhì)量符合要求。3.檔案管理部門對接收的工程檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，對不符合要求的檔案，應(yīng)及時退回項目建設(shè)部門進(jìn)行補充或整改。（二）保管期限根據(jù)工程檔案的重要性和保存價值，確定不同檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。如工程項目的立項批復(fù)、可行性研究報告、竣工驗收報告等。2.長期保管：對公司在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為[X]年。如工程設(shè)計文件、施工過程中的重要文件等。3.短期保管：對公司短期具有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為[X]年。如一般性的施工記錄、監(jiān)理月報等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用專用檔案柜存放，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類排列，便于查找和管理。檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.電子檔案：存儲在專用的存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并進(jìn)行備份。建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進(jìn)行分類編目，方便檢索和利用。同時，定期對電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和備份更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.聲像檔案：對工程建設(shè)過程中的照片、錄像等聲像檔案，應(yīng)進(jìn)行分類整理，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，并刻錄成光盤或存儲在專用設(shè)備上進(jìn)行保管。（四）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.庫房內(nèi)溫度應(yīng)控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應(yīng)控制在[X]%[X]%之間。3.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和清掃，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員進(jìn)入庫房時應(yīng)做好登記。五、工程檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密原則，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，確保檔案信息不被泄露。2.按照規(guī)定的程序和手續(xù)辦理檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用手續(xù)，保證檔案利用的合法性和規(guī)范性。3.優(yōu)先滿足公司內(nèi)部工程建設(shè)、維護(hù)、管理等工作的需要，同時根據(jù)法律法規(guī)和公司規(guī)定，合理提供檔案利用服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工程檔案的，應(yīng)填寫《工程檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案。2.借閱：因特殊情況需要借閱工程檔案的，應(yīng)填寫《工程檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時歸還檔案。3.復(fù)制：如需復(fù)制工程檔案，應(yīng)填寫《工程檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明復(fù)制日期。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對工程檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時間、利用人姓名、所在部門、查閱或借閱內(nèi)容、利用方式、歸還時間等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計分析。六、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對工程檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性，剔除失去保存價值的檔案。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、項目建設(shè)部門、相關(guān)技術(shù)專家等組成的工程檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對工程檔案進(jìn)行定期鑒定。鑒定小組應(yīng)制定鑒定方案，明確鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，是否涵蓋工程項目建設(shè)的各個環(huán)節(jié)。2.檔案的準(zhǔn)確性：核對檔案內(nèi)容與工程實際情況是否相符，數(shù)據(jù)、文字表述等是否準(zhǔn)確無誤。3.檔案的時效性：判斷檔案是否仍具有現(xiàn)實利用價值，是否已超過保管期限。4.檔案的密級：審查檔案的密級是否符合規(guī)定，是否需要調(diào)整。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定失去保存價值的檔案，編制《工程檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《工程檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.檔案管理部門定期對各部門和參建單位的工程檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.公司內(nèi)部審計部門將工程檔案管理工作納入審計范圍，對檔案管理的規(guī)范性、完整性等進(jìn)行審計監(jiān)督。3.建立工程檔案管理工作考核制度，將檔案管理工作納入各部門和相關(guān)人員的績效考核體系，對工作成績突出的部門和個人進(jìn)行表彰獎勵，對工作不力的進(jìn)行批評處罰。（二）檢查內(nèi)容1.工程文件材料的收集、整理情況，是否符合檔案管理要求。2.工程檔案的歸檔情況，是否及時、完整移交檔案管理部門。3.檔案的保管情況，檔案庫房設(shè)施是否完好有效，檔案存放是否規(guī)范。4.