PAGE嚴(yán)格落實(shí)檔案責(zé)任制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案責(zé)任制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的相關(guān)責(zé)任界定與管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則：公司/組織檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案工作，確保檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：各部門按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、收集、整理和保管等工作，并接受公司/組織檔案管理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督指導(dǎo)。3.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。4.服務(wù)利用原則：充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，為公司/組織的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供有效支持，同時(shí)保障檔案利用的合法合規(guī)性。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)等工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。3.指導(dǎo)各部門檔案工作，定期對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，提出改進(jìn)意見和建議。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司/組織全體員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。6.參與公司/組織重大活動(dòng)、項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確。7.做好檔案安全管理工作，制定檔案安全管理制度，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案實(shí)體和信息安全。（三）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案管理工作，確保檔案工作的有效開展。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集、整理、保管等工作，并按照公司/組織檔案管理部門的要求，及時(shí)將檔案移交至檔案管理部門。3.各部門在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、整理，確保文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。4.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，接受檔案管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)，及時(shí)整改檔案管理工作中存在的問題。三、檔案形成與收集（一）檔案形成責(zé)任1.公司/組織各部門及員工在工作中應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)形成各類文件材料，并確保文件材料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件材料的形成應(yīng)遵循以下原則：原始性原則：文件材料應(yīng)是在工作過程中直接形成的，不得事后補(bǔ)造。準(zhǔn)確性原則：文件材料的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。完整性原則：文件材料應(yīng)齊全完整，包括文件的正件、附件、底稿等。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文件材料，相關(guān)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄和整理，確保文件材料的及時(shí)、準(zhǔn)確形成。（二）檔案收集責(zé)任1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將本部門形成的檔案收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.檔案收集的范圍包括但不限于以下各類文件材料：行政管理類：公司/組織的各類規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、請示報(bào)告、批復(fù)等。業(yè)務(wù)管理類：業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、技術(shù)文件、項(xiàng)目文檔等。人事管理類：員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、薪酬福利等文件。財(cái)務(wù)管理類：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)分析等文件。其他類：公司/組織的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明、宣傳資料、聲像資料等。3.在檔案收集過程中，各部門應(yīng)注意以下事項(xiàng)：對(duì)零散的文件材料進(jìn)行分類整理，確保文件材料的系統(tǒng)性。檢查文件材料的完整性，對(duì)缺失的文件材料及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充。對(duì)電子文件材料進(jìn)行備份，確保電子文件的安全存儲(chǔ)。四、檔案整理與歸檔（一）檔案整理責(zé)任1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理，確保檔案的分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序。2.檔案整理應(yīng)按照以下步驟進(jìn)行：分類：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，如行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、人事管理類等。編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、起止日期等信息。3.在檔案整理過程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案整理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保檔案整理的質(zhì)量。（二）檔案歸檔責(zé)任1.各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門在接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)及時(shí)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。3.檔案歸檔后，檔案管理部門應(yīng)建立檔案臺(tái)賬，對(duì)檔案的歸檔情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、歸檔部門等信息。4.對(duì)于電子檔案，檔案管理部門應(yīng)按照電子檔案管理的要求進(jìn)行整理和歸檔，確保電子檔案的格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全、便于檢索。五、檔案保管與保護(hù)（一）檔案保管責(zé)任1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中存在的問題，如檔案損壞、丟失、霉變等。3.對(duì)于重要檔案和珍貴檔案，檔案管理部門應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)、定期備份等，確保檔案的安全。（二）檔案保護(hù)責(zé)任1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案保護(hù)制度，采取必要的保護(hù)措施，延長檔案的使用壽命。2.檔案保護(hù)措施包括但不限于以下方面：防潮防霉：控制檔案庫房的溫濕度，定期對(duì)檔案進(jìn)行通風(fēng)換氣，防止檔案受潮霉變。防蟲防鼠：在檔案庫房內(nèi)放置防蟲、防鼠藥品，定期檢查檔案，防止檔案被蟲蛀、鼠咬。防火防盜：安裝防火、防盜報(bào)警設(shè)備，制定防火、防盜應(yīng)急預(yù)案，確保檔案庫房的安全。防光防塵：采用防光、防塵的檔案裝具，減少光線和灰塵對(duì)檔案的損害。3.檔案管理人員在檔案整理、查閱、利用等過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案，避免對(duì)檔案造成損壞。六、檔案利用與保密（一）檔案利用責(zé)任1.公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案查閱申請表的要求，及時(shí)提供檔案，并做好查閱登記工作，包括查閱日期、查閱人、檔案編號(hào)、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.檔案利用過程中，檔案管理人員應(yīng)做好服務(wù)工作，及時(shí)解答查閱人的疑問，提供必要的幫助。（二）檔案保密責(zé)任1.公司/組織全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)在工作中接觸到的檔案信息予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格履行保密職責(zé)，對(duì)檔案庫房、檔案整理場所等進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止檔案信息泄露。3.在檔案查閱、利用過程中，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱人遵守保密規(guī)定，不得在非指定地點(diǎn)談?wù)摍n案內(nèi)容，不得擅自傳播檔案信息。4.對(duì)于涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案信息，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制查閱范圍等措施，確保檔案信息的安全保密。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定責(zé)任1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組應(yīng)按照國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)檔案進(jìn)行全面、客觀的鑒定。3.檔案鑒定的主要內(nèi)容包括檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。4.鑒定小組應(yīng)根據(jù)鑒定結(jié)果，填寫檔案鑒定意見書，明確檔案的保管期限和銷毀意見，并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）檔案銷毀責(zé)任1.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)按照檔案銷毀程序，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在銷毀前應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行再次核對(duì)，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性。3.檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。在檔案銷毀過程中，應(yīng)做好記錄工作，包括銷毀日期、檔案編號(hào)、題名、數(shù)量等信息。4.檔案銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查閱。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的形成、收集、整理、保管、利用等方面。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、查閱檔案、聽取匯報(bào)等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。3.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供檔案管理工作的相關(guān)資料和情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司/組織將檔案管理工作納入各部門績效考核體系，對(duì)檔案