PAGE檔案室19個制度檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理方面的相關活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則：檔案內容應真實反映公司各項活動的實際情況。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行保密管理。4.高效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項工作提供及時、有效的信息支持。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等。3.對檔案進行收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。6.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。7.開展檔案利用工作，為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務，并做好登記和跟蹤管理。8.組織檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理水平。（二）各部門職責1.負責本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并定期向檔案室移交。2.明確專人負責檔案管理工作，確保本部門檔案的及時收集、整理和歸檔。3.配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，按照規(guī)定填寫相關申請表格。4.對本部門檔案的真實性、完整性負責，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等。3.熟悉檔案業(yè)務，掌握檔案管理的基本知識和技能，不斷提高業(yè)務水平。4.做好檔案管理設備的維護和保養(yǎng)工作，確保檔案管理工作的正常開展。5.協助各部門做好文件材料的整理和歸檔工作，提供業(yè)務指導和咨詢服務。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括但不限于以下幾類：上級機關文件、指示、通知等。公司內部的各類文件，如工作計劃、總結、報告、決議、合同、協議等?？萍柬椖课募?，包括項目立項報告、可行性研究報告、設計圖紙、實驗數據、技術總結等。會計憑證、賬簿、報表等會計檔案。人事檔案，包括員工履歷、勞動合同、考核記錄、培訓資料、獎懲情況等。業(yè)務檔案，如市場調研報告、客戶資料、銷售合同、采購記錄等。其他具有保存價值的文件材料。2.各部門應按照檔案收集范圍的要求，及時將本部門形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、準確收集。2.收集的文件材料應保持原件的完整性，不得擅自涂改、剪裁或損壞。3.對于重要文件材料，應收集其原件及相關的附件、底稿等，確保檔案內容的全面性。4.各部門應定期將收集的文件材料移交檔案室，移交時間為每季度末。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、裝訂、上架等操作。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構（問題）進行分類整理，編目時應準確填寫檔號、題名、日期、責任者、文號、頁數等項目。2.科技檔案：按照項目階段專業(yè)進行分類整理，建立項目檔案卷內目錄和總目錄，注明項目名稱、編號、階段、文件題名、日期、責任者等信息。3.會計檔案：按照會計年度類別進行分類整理，如憑證類、賬簿類、報表類等，分別裝訂成冊，并編制會計檔案目錄。4.人事檔案：按照員工類別進行分類整理，建立員工檔案袋，將員工的各類人事資料裝入檔案袋，并在檔案袋封面注明員工姓名、編號、入職時間等信息。5.業(yè)務檔案：根據業(yè)務特點和管理要求，確定合理的分類方法進行整理，如按照業(yè)務類型、客戶名稱、項目周期等進行分類，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。四、檔案的分類與編號（一）分類方案1.文書檔案：分為黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科研項目類、基本建設類、設備儀器類等一級類目，每個一級類目下再根據實際情況設置二級及以下類目。2.科技檔案：按照項目類別分為科研項目檔案、新產品開發(fā)檔案、技術改造檔案、基本建設檔案等，每個項目檔案下再按照項目階段和專業(yè)進行細分。3.會計檔案：分為會計憑證、會計賬簿、財務報告、其他會計資料等類別。4.人事檔案：分為員工履歷檔案、勞動合同檔案、考核檔案、培訓檔案、獎懲檔案等類別。5.業(yè)務檔案：根據公司業(yè)務范圍，分為市場銷售檔案、采購供應檔案、客戶服務檔案、質量控制檔案等類別。（二）編號規(guī)則1.檔號結構：采用全宗號目錄號案卷號件號的結構形式。全宗號：公司檔案全宗號為[公司全稱首字母縮寫]。目錄號：根據檔案分類方案，對每一類檔案編制目錄號，如文書檔案的黨群工作類目錄號為01，行政管理類目錄號為02等。案卷號：按照檔案整理順序，對每一卷檔案編制案卷號，如文書檔案的某一卷案卷號為001。件號：對于文書檔案中的單件文件，按照排列順序編制件號，如某份文件的件號為001。2.編號方法：檔號應按照分類方案和編號規(guī)則進行編制，確保檔號的唯一性和系統(tǒng)性。在檔案整理過程中，應及時賦予檔案檔號，并在檔案裝具上標注檔號，以便于查找和管理。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應設置專門的檔案庫房，庫房應具備良好的通風、防潮、防蟲、防火、防盜等條件。2.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。（二）檔案裝具1.根據檔案的類型和數量，選擇合適的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應符合檔案保管的要求，具有足夠的強度和穩(wěn)定性，能夠保護檔案不受損壞。3.檔案裝具應進行編號和標識，便于檔案的存放和查找。（三）檔案存放1.檔案應按照分類方案和編號順序進行存放，不同類型、不同保管期限的檔案應分開存放。2.同一類檔案應按照年度順序排列，便于查找和利用。3.檔案存放應遵循便于管理和利用的原則，避免頻繁移動檔案。（四）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。2.各部門應根據檔案的實際情況，準確確定檔案的保管期限，并在檔案整理過程中進行標注。（五）檔案鑒定1.檔案室應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.檔案鑒定工作應成立鑒定小組，由檔案室負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。3.鑒定小組應根據檔案的內容、來源、時間等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。4.對已失去保存價值的檔案，應按照規(guī)定程序進行銷毀。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關部門的檔案。2.公司員工因個人需要，可查閱本人的人事檔案等相關檔案。3.外單位因工作需要，經公司領導批準，可查閱、借閱公司相關檔案，但必須遵守公司的保密規(guī)定。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案室查閱檔案，檔案室應提供必要的查閱條件，并安排專人協助查閱。查閱檔案時，利用者應填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、檔案名稱、檔號、查閱目的等信息。2.借閱：檔案利用者因工作需要確需借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱日期、檔案名稱、檔號、借閱期限、借閱目的等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報檔案室負責人審批。借閱期限一般不得超過[具體天數]，特殊情況需延長借閱期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時，利用者應向檔案室出具借條，并按照規(guī)定歸還檔案。（三）利用要求1.檔案利用者應愛護檔案，不得擅自涂改、剪裁、抽取、撤換、批注、污損檔案。2.檔案利用者不得將檔案轉借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損或擅自復制檔案內容。如需復制檔案，應按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并在檔案室工作人員的監(jiān)督下進行復制。3.檔案利用者查閱、借閱檔案后，應及時歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。歸還檔案時，檔案室工作人員應認真檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，應及時查明原因，并追究利用者的責任。七、檔案的保密（一）保密措施1.檔案室應建立健全檔案保密制度，明確保密責任，加強對檔案管理人員的保密教育。2.檔案庫房應設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。檔案管理人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內容。3.對涉及公司機密的檔案，應采取加密存儲、專人保管等措施，確保檔案的安全保密。4.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應嚴格審查利用者的身份和利用目的，對涉及機密的檔案，應按照規(guī)定進行審批和登記，并監(jiān)督利用者的使用情況。（二）保密責任1.公司全體員工應嚴格遵守檔案保密制度，對接觸到的公司檔案負有保密責任。2.檔案管理人員如違反保密制度，泄露檔案機密，應視情節(jié)輕重給予相應的處罰；構成犯罪的，依法追究刑事責任。3.檔案利用者如違反保密規(guī)定，擅自泄露檔案內容，給公司造成損失的，應承擔相應的賠償責任；構成犯罪的，依法追究刑事責任。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理的效率和質量，為公司提供更加便捷、高效的檔案服務。（二）信息化管理內容1.檔案數字化：對公司現有的紙質檔案進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫，實現檔案的數字化存儲。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立完善的檔案檢索體系。3.檔案利用系統(tǒng)：開發(fā)檔案利用模塊，實現檔案的在線查閱、借閱、下載等功能，方便公司員工和外單位人員利用檔案。4.系統(tǒng)安全管理：加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限管理，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。3.做好電子檔案的備份工作，防止數據丟失。備份數據應存儲在安全可靠的數據存儲設備上，并定期進行檢查和更新。九、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案室應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計內容包括檔案數量、種類、保管期限、利用情況等，統(tǒng)計數據應準確、及時、完整。3.定