PAGE土地檔案保管制度規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司土地檔案的科學(xué)管理，確保土地檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮土地檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、土地管理等各項工作中的作用，特制定本制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度規(guī)定適用于公司所有涉及土地相關(guān)業(yè)務(wù)活動中形成的檔案資料的保管管理，包括但不限于土地出讓、轉(zhuǎn)讓、租賃、抵押、登記等業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的各類文件、合同、圖紙、報表等檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司土地檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管和利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則土地檔案應(yīng)如實(shí)反映土地業(yè)務(wù)活動的真實(shí)情況，歸檔的文件材料必須是原件或與原件核對無誤的復(fù)印件，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集土地業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案資料，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息和文件。4.安全性原則采取有效措施確保土地檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.便于利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，方便公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查詢利用土地檔案，提高檔案的使用效率。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)土地檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定和修訂土地檔案保管制度規(guī)定及相關(guān)操作流程，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理公司土地業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的各類檔案資料，對歸檔文件進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，使其符合檔案管理要求。3.檔案保管建立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保土地檔案的實(shí)體安全。按照檔案保管期限和分類要求，對檔案進(jìn)行科學(xué)存放，定期檢查檔案的保管狀況，及時發(fā)現(xiàn)并處理問題。4.檔案利用與服務(wù)建立檔案檢索系統(tǒng)，為公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。根據(jù)利用需求，及時準(zhǔn)確地提供檔案資料，并做好利用登記工作。對涉及重要機(jī)密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止泄密。5.檔案鑒定與銷毀定期對土地檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實(shí)利用價值，提出檔案存毀意見。對確無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。6.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)土地檔案信息化管理工作，建立電子檔案管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。加強(qiáng)電子檔案的安全管理，確保電子檔案數(shù)據(jù)的完整性和保密性。7.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)對公司各部門涉及土地檔案管理工作的人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，開展檔案管理知識培訓(xùn)，提高全員檔案意識和檔案管理水平。8.檔案統(tǒng)計與分析建立檔案統(tǒng)計臺賬，對土地檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為公司檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。三、檔案收集（一）收集范圍1.土地出讓業(yè)務(wù)檔案包括土地出讓合同、出讓公告、競買申請書、報價單、成交確認(rèn)書、土地出讓金繳納憑證、土地交付確認(rèn)書等。2.土地轉(zhuǎn)讓業(yè)務(wù)檔案涵蓋土地轉(zhuǎn)讓合同、轉(zhuǎn)讓申請文件、土地評估報告、土地權(quán)屬證書、轉(zhuǎn)讓雙方身份證明等。涉及國有土地轉(zhuǎn)讓的，還需收集相關(guān)審批文件。3.土地租賃業(yè)務(wù)檔案有土地租賃合同、租賃申請文件、土地權(quán)屬證明、租金支付憑證、租賃地塊現(xiàn)狀資料等。4.土地抵押業(yè)務(wù)檔案包含土地抵押合同、抵押申請文件、土地評估報告、土地權(quán)屬證書、抵押權(quán)人身份證明、抵押登記申請書等。辦理土地抵押登記后，收集抵押登記證明文件。5.土地登記業(yè)務(wù)檔案包括土地登記申請書、地籍調(diào)查表、宗地圖、土地權(quán)屬來源證明、地上附著物權(quán)屬證明、登記審批表、土地證書等。6.其他與土地相關(guān)的業(yè)務(wù)檔案如土地規(guī)劃文件、土地征收補(bǔ)償文件、土地開發(fā)利用方案、土地測繪成果資料等。（二）收集要求1.及時收集各部門在土地業(yè)務(wù)活動完成后，應(yīng)及時將形成的檔案資料移交檔案管理部門，不得拖延或積壓。一般應(yīng)在業(yè)務(wù)辦結(jié)后的[X]個工作日內(nèi)完成移交。2.齊全完整移交的檔案資料應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、附圖等，確保能全面反映土地業(yè)務(wù)活動的全過程。3.真實(shí)有效檔案資料必須是真實(shí)發(fā)生的業(yè)務(wù)文件，不得偽造、篡改。文件應(yīng)具有法律效力，簽字蓋章齊全，日期準(zhǔn)確。（三）收集程序1.部門整理各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對本部門產(chǎn)生的土地檔案資料進(jìn)行初步整理，按照檔案分類要求進(jìn)行分類、排序，確保文件資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.填寫移交清單整理完成后，業(yè)務(wù)部門填寫檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.移交檔案管理部門業(yè)務(wù)部門將整理好的檔案資料及移交清單一并移交檔案管理部門。檔案管理部門接收時，應(yīng)認(rèn)真核對移交清單與檔案資料的一致性，對不符合要求的檔案資料，有權(quán)要求業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充或更正。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)土地檔案按照業(yè)務(wù)類型、時間順序、重要程度等進(jìn)行分類。具體分類如下：1.土地出讓檔案類按照出讓項目名稱進(jìn)行分類，每個項目下再按照文件形成時間順序排列，包括出讓前準(zhǔn)備文件、出讓過程文件、出讓后相關(guān)文件。2.土地轉(zhuǎn)讓檔案類以轉(zhuǎn)讓項目為分類依據(jù)，每個項目內(nèi)按時間先后整理轉(zhuǎn)讓申請、評估、合同簽訂、權(quán)屬變更等階段的文件。3.土地租賃檔案類按租賃地塊編號分類，每個地塊的檔案按租賃起始時間排序，涵蓋租賃申請、合同簽訂、租金支付及相關(guān)變更文件。4.土地抵押檔案類以抵押項目為分類單元，按抵押登記時間順序整理抵押申請、評估、合同簽訂、登記手續(xù)辦理等文件。5.土地登記檔案類按照土地登記類型（初始登記、變更登記、注銷登記等）分類，每種登記類型下按登記受理時間排列文件。6.其他檔案類根據(jù)文件性質(zhì)和內(nèi)容，進(jìn)一步細(xì)分為土地規(guī)劃、征收補(bǔ)償、開發(fā)利用等子類別，再按時間順序整理。（二）編號規(guī)則檔案編號采用“業(yè)務(wù)類型代碼+年份+流水號”的方式。業(yè)務(wù)類型代碼如下：土地出讓：CR土地轉(zhuǎn)讓：ZR土地租賃：ZL土地抵押：DY土地登記：DJ其他：QT例如，2023年第5個土地出讓項目的檔案編號為：CR2023005（三）編目要求1.編制案卷目錄對每一類檔案編制案卷目錄，詳細(xì)記錄案卷號、題名、年度、保管期限、密級、頁數(shù)、備注等信息。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括案卷內(nèi)容，簡潔明了。2.編制文件目錄在每個案卷內(nèi)，編制文件目錄，記錄文件編號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等信息，方便查找和核對文件。3.電子編目同時建立電子編目系統(tǒng)，將紙質(zhì)編目信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索。（四）裝訂要求1.裝訂順序檔案資料應(yīng)按照文件形成的順序進(jìn)行裝訂，一般為封面、目錄、文件材料、封底。2.裝訂方式采用左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不倒頁、不壓字，便于翻閱。對于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其大小一致。3.裝訂材料使用符合檔案保管要求的裝訂材料，如線繩、膠水等，避免使用金屬裝訂物，防止對檔案造成損壞。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案庫房建設(shè)檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。庫房面積應(yīng)根據(jù)公司土地檔案的數(shù)量和增長趨勢合理確定，確保有足夠的存儲空間。2.庫房布局庫房內(nèi)設(shè)置檔案架、檔案柜等存儲設(shè)備，按照檔案分類順序進(jìn)行排列，便于檔案的存放和查找。同時，應(yīng)劃分出辦公區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，滿足檔案管理工作的需要。（二）保管設(shè)備1.溫濕度控制設(shè)備安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，使庫房內(nèi)溫度保持在[14℃24℃]之間，相對濕度保持在[45%60%]之間。定期監(jiān)測溫濕度情況，并做好記錄。2.防火設(shè)備配備火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、滅火器材等防火設(shè)備。滅火器材應(yīng)定期檢查和維護(hù)，確保其性能良好。檔案庫房嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品。3.防潮防蟲設(shè)備安裝防潮板、防蟲網(wǎng)等設(shè)施，防止潮濕空氣和害蟲進(jìn)入庫房。定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害及時采取防治措施。4.防盜設(shè)備安裝防盜門窗、監(jiān)控系統(tǒng)等防盜設(shè)備，監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)覆蓋庫房內(nèi)外各個區(qū)域，確保24小時不間斷監(jiān)控。檔案庫房鑰匙應(yīng)由專人保管，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房。（三）檔案存放1.上架存放檔案資料應(yīng)按照編號順序上架存放，一個案卷或一組文件存放在一個檔案盒或檔案架格內(nèi)，并在檔案盒或架格上標(biāo)明檔案編號、題名等信息。2.不同保管期限檔案存放按照檔案保管期限的不同，分別存放永久、長期和短期檔案。永久檔案應(yīng)單獨(dú)存放，便于重點(diǎn)保護(hù)和長期利用；長期和短期檔案可根據(jù)實(shí)際情況合理安排存放位置。3.特殊載體檔案存放對于電子檔案、照片檔案、錄像檔案等特殊載體檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存放和管理。電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份；照片檔案和錄像檔案應(yīng)沖印或刻錄成光盤后，與文字說明一起存放。（四）保管期限土地檔案的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定，具體如下：1.永久保管檔案涉及公司土地產(chǎn)權(quán)歸屬、重大土地交易合同、土地登記原始憑證等重要檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管檔案土地出讓、轉(zhuǎn)讓、租賃、抵押等業(yè)務(wù)過程中形成的主要文件材料，保管期限為[X]年。3.短期保管檔案一些臨時性、階段性的土地業(yè)務(wù)文件，保管期限為[X]年。（五）檔案檢查1.定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對土地檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查。檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.不定期抽查除定期檢查外，檔案管理部門還應(yīng)不定期對部分檔案進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案的利用情況、是否存在損壞等問題。3.檢查記錄每次檢查應(yīng)做好記錄，記錄檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。檢查記錄應(yīng)妥善保存，作為檔案管理工作的重要資料。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部利用公司各部門因工作需要，可查閱、借閱土地檔案，用于土地業(yè)務(wù)辦理、項目決策、審計監(jiān)督等工作。2.外部利用因法律法規(guī)要求或相關(guān)部門工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)，可向外部單位或個人提供土地檔案查閱、復(fù)制等服務(wù)，但必須嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案信息安全。（二）利用流程1.內(nèi)部利用流程申請：公司內(nèi)部部門如需查閱、借閱土地檔案，應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、編號等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。審核：檔案管理部門收到申請表后，對申請進(jìn)行審核，核實(shí)利用目的和范圍是否符合規(guī)定，申請手續(xù)是否齊全。查閱或借閱：審核通過后，檔案管理部門根據(jù)申請?zhí)峁n案查閱或借閱服務(wù)。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱區(qū)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出；借閱檔案一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。歸還：借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，并在檔案歸還登記表上簽字確認(rèn)。檔案管理部門在接收歸還檔案時，應(yīng)檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.外部利用流程申請：外部單位或個人如需利用公司土地檔案，應(yīng)向公司提交檔案利用申請函，說明利用目的、范圍、時間等，并提供相關(guān)證明文件。審批：公司對外部利用申請進(jìn)行嚴(yán)格審批，涉及重要檔案或敏感信息的，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。簽訂協(xié)議：經(jīng)批準(zhǔn)后，公司與外部利用單位或個人簽訂檔案利用協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括保密責(zé)任、利用期限、利用方式等。查閱或復(fù)制：按照協(xié)議約定，檔案管理部門為外部利用單位或個人提供檔案查閱或復(fù)制服務(wù)。查閱應(yīng)在公司指定地點(diǎn)進(jìn)行，復(fù)制檔案需經(jīng)檔案管理部門審核并加蓋公章確認(rèn)。監(jiān)督與跟蹤：在外部單位或個人利用檔案期間，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行監(jiān)督，確保其按照協(xié)議要求利用檔案，防止檔案信息泄露。利用結(jié)束后，及時收回檔案，并對利用情況進(jìn)行跟蹤檢查。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用部門或個人、利用目的、檔案名稱及編號、查閱或借閱期限、歸還時間等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計分析。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、財務(wù)審計人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對土地檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限已滿對保管期限已滿的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核，確認(rèn)無繼續(xù)保存價值的，可予以銷毀。2.失去現(xiàn)實(shí)利用價值檔案所涉及的土地業(yè)務(wù)已結(jié)束，且在今后工作中不會再被利用，經(jīng)鑒定可銷毀。3.重復(fù)或無效文件對于內(nèi)容重復(fù)、已被新文件替代或不具有法律效力的文件，經(jīng)