PAGE檔案工作保障制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案工作管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本保障制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集公司在經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)等過(guò)程中形成的各類檔案，確保檔案齊全。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)整理，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。4.安全性原則：采取有效措施，保障檔案實(shí)體和信息的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案工作規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行檢查和考核。3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.組織檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.在本部門負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.按照公司檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交公司檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和利用工作，積極為部門工作提供檔案服務(wù)。4.協(xié)助公司檔案管理部門開展檔案清查、統(tǒng)計(jì)、編研等工作，及時(shí)反饋本部門檔案工作情況。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密。2.熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相關(guān)法律法規(guī)，熟練掌握檔案管理技能和方法。3.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作，確保檔案質(zhì)量。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，做好檔案的安全防護(hù)工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。5.積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，做好檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)、備份等工作，確保檔案信息安全。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的各類文件材料，包括公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。2.公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的文件材料，如年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，如項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、驗(yàn)收文件等。4.公司人力資源管理工作中形成的文件材料，如員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、獎(jiǎng)懲等方面的文件。5.公司行政管理工作中形成的文件材料，如公文處理、印章管理、辦公用品采購(gòu)、車輛管理等方面的文件。6.公司黨群工作中形成的文件材料，如黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件。7.公司對(duì)外交往中形成的文件材料，如與上級(jí)主管部門、政府部門、合作伙伴、客戶等的往來(lái)信函、協(xié)議、合同等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體形式符合要求。對(duì)于破損、褪色、字跡模糊的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其內(nèi)容真實(shí)、完整，格式規(guī)范，元數(shù)據(jù)齊全，并按照規(guī)定進(jìn)行分類存儲(chǔ)和備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，按照重要程度和保存期限進(jìn)行分類整理。3.便于檔案的保管、查閱和利用，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、人事檔案類等十大類，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行二級(jí)、三級(jí)分類。2.立卷：將同一問(wèn)題、同一時(shí)間、同一來(lái)源、同一保管期限的文件材料組合在一起，按照一定的順序排列，裝訂成冊(cè)，形成案卷。3.編目：對(duì)案卷進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表等，編制案卷封面，注明案卷標(biāo)題、編號(hào)、保管期限、起止日期、密級(jí)等信息。四、檔案鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.從公司的歷史發(fā)展、工作需要和檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值出發(fā)，全面分析檔案的保存價(jià)值。3.確保鑒定工作的客觀性、準(zhǔn)確性和公正性，避免隨意性和主觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案保管期限的調(diào)整意見。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如公司章程、公司發(fā)展規(guī)劃、重大決策文件、重要會(huì)議記錄、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)決算報(bào)表等。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為16年至50年。如年度工作計(jì)劃、總結(jié)、一般性會(huì)議記錄、業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)憑證等。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如一般性文件、臨時(shí)性報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)等。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清查，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合判斷其保存價(jià)值，提出保管期限調(diào)整意見。3.檔案管理部門根據(jù)鑒定工作小組的意見，對(duì)檔案保管期限進(jìn)行調(diào)整，并在檔案目錄中注明。4.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。五、檔案保管（一）庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、防火防盜、防潮防蟲的地點(diǎn)，確保檔案存放環(huán)境安全。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等，滿足檔案保管的基本要求。3.建立庫(kù)房管理制度，定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清潔、檢查和維護(hù)，保持庫(kù)房整潔衛(wèi)生，設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。4.嚴(yán)格控制庫(kù)房溫度和濕度，溫度保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度保持在45%60%之間。（二）檔案裝具與排列1.檔案裝具應(yīng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，選用質(zhì)量可靠、便于存放和查閱的檔案密集架、檔案柜等。2.按照檔案分類編號(hào)順序，對(duì)檔案裝具進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)和排列，便于查找和管理。3.在檔案裝具上標(biāo)明檔案類別和存放范圍，確保檔案存放有序。（三）檔案保管措施1.對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)采取防潮、防蟲、防火、防盜、防光、防塵等措施，定期進(jìn)行檢查和修復(fù)，防止檔案損壞。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。同時(shí)，要建立電子檔案的安全管理制度，采取加密、訪問(wèn)控制等技術(shù)手段，確保電子檔案信息安全。3.對(duì)特殊載體檔案，如照片、錄音、錄像、光盤等，應(yīng)按照相應(yīng)的保管要求進(jìn)行整理和保管，確保其內(nèi)容完整、可讀可聽可視。（四）檔案清查與統(tǒng)計(jì)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤，存放位置合理。2.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案動(dòng)態(tài)信息。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送檔案管理部門負(fù)責(zé)人和上級(jí)主管部門。六、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定，提供檔案利用服務(wù)。2.服務(wù)至上原則：以滿足公司各項(xiàng)工作需要為出發(fā)點(diǎn)，積極主動(dòng)地為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過(guò)程中，確保檔案實(shí)體和信息的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案泄密。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在開展工作、進(jìn)行決策、處理問(wèn)題等過(guò)程中，需要查閱檔案資料的。2.公司員工因工作需要，查閱本人檔案或與工作相關(guān)檔案的。3.外單位因工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)，查閱公司有關(guān)檔案資料的。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱目的等。4.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）利用反饋1.檔案管理部門應(yīng)定期收集利用者對(duì)檔案利用服務(wù)的意見和建議，及時(shí)改進(jìn)工作，提高服務(wù)質(zhì)量。2.對(duì)檔案利用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，如檔案內(nèi)容不完整、不準(zhǔn)確、保管不善等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，確保檔案的質(zhì)量和利用價(jià)值。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各部門提供便捷的檔案查詢和利用服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對(duì)公司紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等數(shù)字化加工，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息安全管理制度，采取防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證等技術(shù)手段，保障檔案信息安全。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.準(zhǔn)備階段：開展檔案數(shù)字化加工前的準(zhǔn)備工作，包括檔案清查、整理、分類編號(hào)等，確定數(shù)字化加工方案和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。3.實(shí)施階段：按照檔案數(shù)字化加工方案和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，組織開展檔案數(shù)字化加工工作，同時(shí)進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)或選型、安裝調(diào)試等工作。4.驗(yàn)收階段：對(duì)檔案數(shù)字化加工成果和檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行驗(yàn)收，確保符合建設(shè)要求。5.運(yùn)行階段：正式運(yùn)行檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案信息進(jìn)行日常維護(hù)和管理，并不斷完善系統(tǒng)功能。（四）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.建立檔案數(shù)據(jù)定期備份制度，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。2.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和可用性。對(duì)新增檔案及時(shí)進(jìn)行錄入和存儲(chǔ)，對(duì)變更或刪除的檔案數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行更新。3.加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)訪問(wèn)，防止數(shù)據(jù)泄露和非法修改。八、檔案保密與安全（一）保密制度1.加強(qiáng)檔案保密教育，提高全體員工的保密意識(shí)，明確保密責(zé)任。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限定查閱范圍，采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止泄密。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，不得在非工作場(chǎng)所談?wù)摍n案機(jī)密事項(xiàng)。4.對(duì)因工作需要接觸檔案機(jī)密的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。（二）安全制度1.建立檔案安全管理制度，明確檔案安全責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、設(shè)施設(shè)備、信息系統(tǒng)等的安全管理。2.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防范措施，安裝防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，配備必要的消防器材，確保檔案庫(kù)房安全。3.定期對(duì)檔案設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行，防止因設(shè)施設(shè)備故障引發(fā)安全事故。4.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，采取防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證等技術(shù)手段，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。5.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)安全事件的能力。一旦發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告。九、檔案工作監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.檔案管理部門定期對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案工作進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案保管的安全性和完整性等。3.接受上級(jí)主管部門和檔案行政管理部門的監(jiān)督檢查，對(duì)提出的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改落實(shí)。（二）考核辦法1.制定檔案工作考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行量化考核，考核結(jié)果納入公司績(jī)效考核體系。