PAGE檔案管理各項(xiàng)制度模板一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則。檔案應(yīng)涵蓋公司工作的各個(gè)方面，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。4.保密性原則。對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和利用水平。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。6.組織開(kāi)展檔案鑒定、銷(xiāo)毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀處理。7.加強(qiáng)對(duì)公司各部門(mén)檔案管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的日常工作，并接受公司綜合管理部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.嚴(yán)格按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案移交公司綜合管理部統(tǒng)一保管。4.積極配合公司綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等利用工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，忠于職守，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等工作，保證檔案整理規(guī)范、分類(lèi)準(zhǔn)確、編目清晰。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作，及時(shí)催還借閱檔案，確保檔案的安全和完整。5.積極參與檔案管理信息化建設(shè)，熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，及時(shí)錄入和更新檔案信息。6.參與檔案鑒定、銷(xiāo)毀工作，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，提出鑒定意見(jiàn)。7.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)公司檔案分為文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等幾大類(lèi)。1.文書(shū)檔案：包括公司紅頭文件、會(huì)議文件、請(qǐng)示報(bào)告、通知通報(bào)、規(guī)章制度、工作計(jì)劃與總結(jié)等各類(lèi)公文。2.科技檔案：包括公司科研項(xiàng)目、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面的技術(shù)文件、圖紙、資料等。3.人事檔案：包括員工個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資福利、教育培訓(xùn)等方面的檔案材料。4.財(cái)務(wù)檔案：包括公司財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等各類(lèi)財(cái)務(wù)文件。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，分為市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案、客戶(hù)檔案、合同檔案、項(xiàng)目檔案等，記錄公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的相關(guān)資料。（二）檔案編號(hào)1.文書(shū)檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書(shū)檔案。2.科技檔案編號(hào)：按照項(xiàng)目名稱(chēng)或設(shè)備名稱(chēng)進(jìn)行編號(hào)，如項(xiàng)目名稱(chēng)為“XX新產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目”，則編號(hào)為“XX新產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目01”，其中“01”為該項(xiàng)目?jī)?nèi)檔案的流水號(hào)。3.人事檔案編號(hào)：以員工工號(hào)為唯一標(biāo)識(shí)，每個(gè)員工的人事檔案編號(hào)即為其工號(hào)。4.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：按照會(huì)計(jì)年度檔案類(lèi)別流水號(hào)的方式編號(hào)。如2023會(huì)計(jì)憑證001，表示2023年的第1份會(huì)計(jì)憑證檔案。5.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)業(yè)務(wù)類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，如市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案編號(hào)為“營(yíng)銷(xiāo)年份流水號(hào)”，合同檔案編號(hào)為“合同年份流水號(hào)”等。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料均應(yīng)收集歸檔。2.公司對(duì)外簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議、意向書(shū)等文件。3.公司員工個(gè)人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)資料、成果報(bào)告等。4.公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)勵(lì)文件、資質(zhì)證書(shū)等。5.其他與公司工作相關(guān)的有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍和要求，及時(shí)收集本部門(mén)形成的檔案材料，確保檔案的齊全、完整。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得涂改、偽造，字跡應(yīng)清晰、工整，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)于重要的文件、資料，應(yīng)收集原件；如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存地點(diǎn)和出處。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案分類(lèi)方案，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)整理，同一類(lèi)別的檔案應(yīng)集中在一起。3.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表等，確保檔案整理規(guī)范、有序。（四）整理方法1.文書(shū)檔案整理：按照年度、保管期限、問(wèn)題等進(jìn)行分類(lèi)，將每份文件材料按順序排列，編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成冊(cè)，填寫(xiě)案卷封面，編制案卷目錄。2.科技檔案整理：按照項(xiàng)目或設(shè)備的形成過(guò)程，對(duì)圖紙、技術(shù)文件、試驗(yàn)報(bào)告等進(jìn)行分類(lèi)整理，編制卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成冊(cè)，填寫(xiě)案卷封面，編制案卷目錄。3.人事檔案整理：按照人事檔案管理規(guī)定，對(duì)員工個(gè)人檔案材料進(jìn)行分類(lèi)、排序、編目，裝入檔案盒，填寫(xiě)檔案目錄。4.財(cái)務(wù)檔案整理：按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類(lèi)別進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，填寫(xiě)封面和目錄。5.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)業(yè)務(wù)類(lèi)型和檔案形成特點(diǎn)，進(jìn)行分類(lèi)整理，建立相應(yīng)的檔案目錄。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放各類(lèi)檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案密集架等，滿(mǎn)足檔案保管的環(huán)境要求。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)存放，存放在檔案密集架上，并建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)可采用磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等，備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。同時(shí)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)、編目、檢索等管理。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為15年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。2.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際情況，提出檔案保管期限的建議，報(bào)公司綜合管理部審核確定。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。4.做好檔案庫(kù)房的環(huán)境衛(wèi)生工作，保持庫(kù)房整潔、通風(fēng)良好。六、檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱時(shí)應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。3.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、內(nèi)容、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。4.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的期限歸還，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還借閱檔案，確保檔案的及時(shí)歸還。5.借閱檔案人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)公司綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制。（二）檔案利用登記1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門(mén)、利用目的、檔案名稱(chēng)、查閱或借閱期限、歸還日期等。3.檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)檔案利用情況。（三）檔案利用限制1.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，不得查閱、借閱和復(fù)制。2.對(duì)可能影響公司利益或形象的檔案，在利用時(shí)應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保利用行為符合公司規(guī)定。3.法律、法規(guī)規(guī)定不得公開(kāi)的檔案，不得提供利用。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由公司綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門(mén)檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。2.對(duì)保管期滿(mǎn)且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可予以銷(xiāo)毀；對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。3.對(duì)涉及公司機(jī)密但已超過(guò)保密期限的檔案，經(jīng)公司保密委員會(huì)審核批準(zhǔn)后，可進(jìn)行解密和銷(xiāo)毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案管理人員對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行初步審核，提出存毀意見(jiàn)。3.檔案鑒定工作小組召開(kāi)鑒定會(huì)議，對(duì)檔案管理人員提出的存毀意見(jiàn)進(jìn)行討論和審議，形成鑒定結(jié)論。4.對(duì)鑒定為銷(xiāo)毀的檔案，編制《檔案銷(xiāo)毀清單》，經(jīng)公司綜合管理部負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)