PAGE農(nóng)商銀行會計檔案制度一、總則（一）制定目的為加強農(nóng)商銀行會計檔案管理，規(guī)范會計檔案的收集、整理、保管、查閱和銷毀等行為，確保會計檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》等法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本行實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本行各營業(yè)機構(gòu)、內(nèi)設(shè)部門及附屬單位的會計檔案管理工作。（三）管理原則會計檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，由總行財務(wù)會計部門負責(zé)統(tǒng)一指導(dǎo)和監(jiān)督全行會計檔案管理工作，各分支機構(gòu)應(yīng)指定專人負責(zé)本機構(gòu)會計檔案的具體管理，并接受總行的監(jiān)督檢查。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證1.原始憑證，包括外來原始憑證和自制原始憑證，是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的書面證明，是進行會計核算的原始依據(jù)。2.記賬憑證，是根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，記載經(jīng)濟業(yè)務(wù)簡要內(nèi)容，確定會計分錄，作為記賬依據(jù)的會計憑證。（二）會計賬簿1.總賬，是根據(jù)會計科目開設(shè)的賬簿，用于分類登記單位的全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項，提供資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益、費用、成本、收入等總括核算的資料。2.明細賬，是根據(jù)總賬科目所屬的明細科目設(shè)置的，用于分類登記某一類經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項，提供有關(guān)明細核算資料。3.日記賬，是按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的時間先后順序逐日逐筆進行登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品備查簿等。（三）財務(wù)會計報告1.月度、季度、年度財務(wù)會計報告，包括會計報表、會計報表附注和財務(wù)情況說明書。會計報表主要有資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.其他專項財務(wù)報告，如審計報告、稅務(wù)報告等。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，是在銀行對賬單余額與企業(yè)賬面余額的基礎(chǔ)上，各自加上對方已收、本單位未收賬項數(shù)額，減去對方已付、本單位未付賬項數(shù)額，以調(diào)整雙方余額使其一致的一種調(diào)節(jié)方法的書面記錄。2.銀行對賬單，是銀行和企業(yè)核對賬務(wù)的聯(lián)系單，也是證實企業(yè)業(yè)務(wù)往來的紀(jì)錄，也可以作為企業(yè)資金流動的依據(jù)。3.納稅申報表，是納稅人履行納稅義務(wù)，按期向稅務(wù)機關(guān)申報納稅期應(yīng)繳稅額時應(yīng)填報的表格。4.會計檔案移交清冊、保管清冊和銷毀清冊，用于記錄會計檔案的交接、保管和銷毀情況。三、會計檔案的收集與整理（一）收集要求1.各營業(yè)機構(gòu)、內(nèi)設(shè)部門應(yīng)按照會計核算的要求，及時將各類會計資料整理齊全，不得遺漏、丟失。2.會計憑證應(yīng)在每月結(jié)賬后，由憑證裝訂人員及時收集、整理，確保憑證編號連續(xù)、附件齊全。3.會計賬簿應(yīng)在年度終了后，由記賬人員按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進行整理，更換新賬頁，并將舊賬頁妥善保管。（二）整理方法1.會計憑證的整理去除憑證上的回形針、大頭針等金屬物品，對破損的憑證進行修補。按照憑證編號順序排列，檢查憑證日期、編號、摘要、金額等要素是否齊全、準(zhǔn)確。對于附件較多的憑證，應(yīng)折疊整齊，與憑證粘貼在一起，并在粘貼處加蓋騎縫章。將整理好的憑證按順序裝訂成冊，在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼等信息，并由裝訂人員和會計主管簽章。2.會計賬簿的整理檢查賬簿扉頁上的賬簿啟用表、經(jīng)管人員一覽表等內(nèi)容是否填寫完整。對空白賬頁進行注銷處理，在賬頁上加蓋“作廢”戳記。將賬簿按總賬、明細賬、日記賬等類別分別整理，編寫頁碼，并在賬簿封面注明賬簿名稱、年度、單位名稱等信息。3.財務(wù)會計報告的整理檢查報告封面、扉頁、目錄、報表正文、附注等內(nèi)容是否齊全、完整。按照報告的類別和時間順序進行排列，編寫頁碼，并在報告封面上注明單位名稱、年度、報告種類等信息。4.其他會計資料的整理銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等應(yīng)按月或按季整理，裝訂成冊，并在封面上注明日期、單位名稱等信息。納稅申報表應(yīng)按年度整理，裝訂成冊，并在封面上注明年度、單位名稱等信息。會計檔案移交清冊、保管清冊和銷毀清冊應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，確保信息準(zhǔn)確、完整。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)會計報告保管期限為：月度、季度財務(wù)會計報告保管期限為1０年，年度財務(wù)會計報告永久保管。4.其他會計資料保管期限為：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報表保管期限為10年，會計檔案移交清冊保管期限為30年，會計檔案保管清冊和銷毀清冊永久保管。（二）保管地點1.總行應(yīng)設(shè)置專門的會計檔案保管庫，配備必要的安全防護設(shè)施，確保會計檔案的安全保管。2.各分支機構(gòu)應(yīng)根據(jù)實際情況，設(shè)置會計檔案保管專柜或?qū)Ｓ梅块g，妥善保管本機構(gòu)的會計檔案。（三）保管要求1.會計檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。2.檔案保管人員應(yīng)定期對會計檔案進行檢查，確保檔案的完整、安全，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理。3.嚴格執(zhí)行保密制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進入檔案保管場所，查閱會計檔案時應(yīng)履行必要的審批手續(xù)，不得擅自復(fù)制、記錄、傳播會計檔案內(nèi)容。4.會計檔案保管庫應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定要求，并配備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施。五、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本行內(nèi)部人員查閱會計檔案，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案保管部門查閱。2.外部有權(quán)機關(guān)查閱會計檔案時，應(yīng)持有效證件和協(xié)助查詢通知書等相關(guān)文件，經(jīng)總行財務(wù)會計部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案保管人員陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱會計檔案時，查閱人員不得在檔案上涂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊，更不得抽換。（二）借閱規(guī)定1.本行內(nèi)部人員因工作需要借閱會計檔案，應(yīng)填寫《會計檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和財務(wù)會計部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案保管部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期使用，應(yīng)重新辦理借閱審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的會計檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自將檔案帶出本行。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還所借閱的會計檔案，檔案保管人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并追究借閱人員的責(zé)任。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計檔案，除未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.對保管期滿但涉及國家秘密、商業(yè)秘密的會計檔案，不得銷毀，應(yīng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。（二）銷毀程序1.由財務(wù)會計部門提出會計檔案銷毀意見，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.《會計檔案銷毀清冊》經(jīng)財務(wù)會計部門負責(zé)人、分管行長審核，報行長審批后，由財務(wù)會計部門、審計部門和檔案保管部門共同派人監(jiān)銷。3.監(jiān)銷人員在會計檔案銷毀前，應(yīng)按照《會計檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容進行清點核對；銷毀后，應(yīng)在《會計檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告行長。（三）特殊情況處理1.對于保管期滿但尚未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。2.建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.總行財務(wù)會計部門應(yīng)定期對各分支機構(gòu)的會計檔案管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括會計檔案的收集、整理、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.各分支機構(gòu)應(yīng)建立健全會計檔案管理內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對本機構(gòu)的會計檔案管理工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）外部檢查1.接受財政部門、審計部門、稅務(wù)部門等外部有權(quán)機