PAGE檔案紙質(zhì)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案紙質(zhì)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的具有保存價值的紙質(zhì)檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映公司各項工作活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則檔案應(yīng)保持其形成過程的原始性和完整性，不得隨意刪減、遺漏檔案材料。4.保密性原則對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類紙質(zhì)檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目等工作，建立健全檔案檢索體系。為公司各部門提供檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，協(xié)助各部門做好檔案的收集、整理和歸檔工作。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)和管理，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案進(jìn)行銷毀處理。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和利用工作，按照規(guī)定為公司內(nèi)部人員和外部單位提供檔案服務(wù)。6.負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。7.組織開展檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工作活動中形成的各類紙質(zhì)檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交至綜合管理部門。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱和保密制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.積極配合綜合管理部門做好檔案管理的各項工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議、董事會決議等。2.公司各項業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，包括合同協(xié)議、項目計劃、工作報告文件、財務(wù)報表、審計報告等。3.公司行政管理工作中形成的文件材料，如通知、通報、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)等。4.公司黨群工作中形成的文件材料，如黨組織文件、黨員檔案、工會文件、共青團(tuán)文件等。5.公司人力資源管理工作中形成的文件材料，如員工檔案、招聘文件、培訓(xùn)記錄、績效考核文件、薪酬福利文件等。6.公司財務(wù)管理工作中形成的文件材料，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)文件等。7.公司市場營銷工作中形成的文件材料，如市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶資料、銷售合同等。8.公司技術(shù)研發(fā)工作中形成的文件材料，如技術(shù)研發(fā)報告、專利文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品圖紙、測試報告等。9.公司設(shè)備管理工作中形成的文件材料，如設(shè)備購置合同、設(shè)備臺賬、設(shè)備維護(hù)記錄、設(shè)備維修報告等。10.公司其他工作活動中形成的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，并按照檔案形成的規(guī)律和特點，及時收集、整理本部門的檔案材料。2.檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.對于重要的檔案材料，應(yīng)一式多份保存，確保檔案的安全性和完整性。4.收集的檔案材料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類，便于后續(xù)的整理和歸檔工作。（三）收集時間1.日常工作中形成的檔案材料，應(yīng)在工作結(jié)束后及時收集整理，定期移交至綜合管理部門。2.對于重大活動、重要項目等形成的檔案材料，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后[X]個工作日內(nèi)收集整理完畢，并移交至綜合管理部門。3.公司年度終了后，各部門應(yīng)在次年[X]月[X]日前將上一年度形成的檔案材料全部移交至綜合管理部門。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（二）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為[具體分類名稱1]、[具體分類名稱2]、[具體分類名稱3]等若干類別。2.編號對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的標(biāo)識和查找。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便于檔案的檢索和利用。4.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損或散裝的檔案材料進(jìn)行整理和裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、起止日期等信息。（三）整理流程1.接收檔案綜合管理部門接收各部門移交的檔案材料，并進(jìn)行初步審核，檢查檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.分類整理按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案材料進(jìn)行分類，確定每份檔案的類別和編號。3.編號編目為檔案編制唯一的編號，并按照編目要求編制檔案目錄。4.裝訂裝盒對檔案材料進(jìn)行裝訂和裝盒，確保檔案的整齊和規(guī)范。5.上架存放將整理好的檔案上架存放，按照檔案類別和編號順序排列，便于檔案的查找和利用。五、檔案保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（二）保管設(shè)備1.檔案架應(yīng)選用堅固耐用、防火防潮的檔案架，檔案架應(yīng)按照檔案類別和編號順序排列，便于檔案的存放和查找。2.檔案盒應(yīng)選用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、編號、起止日期等信息，便于檔案的管理和識別。3.防蟲藥品在檔案庫房內(nèi)放置防蟲藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等，防止檔案被蟲蛀。4.溫濕度控制設(shè)備安裝溫濕度控制設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)等，確保檔案庫房的溫濕度符合要求。5.消防設(shè)備配備必要的消防設(shè)備，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別和編號順序上架存放，排列整齊，便于查找和利用。2.對重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密保管等，確保檔案的安全。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整和安全。4.對破損、褪色、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。5.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進(jìn)入檔案庫房，不得查閱、借閱、復(fù)制檔案。六、檔案鑒定（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合公司實際情況，確定檔案的保管期限。2.全面分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的價值。3.保持鑒定工作的嚴(yán)肅性和科學(xué)性，確保鑒定結(jié)果的客觀公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定計劃，組織實施檔案鑒定工作，對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷其價值和保管期限。必要時，可查閱相關(guān)資料，咨詢有關(guān)人員，以確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。2.分析比較法對同類檔案進(jìn)行分析比較，找出其共同特點和差異，根據(jù)檔案的重要程度、利用頻率等因素，確定其保管期限。3.效益評估法對檔案的利用效益進(jìn)行評估，根據(jù)檔案對公司工作的影響程度、經(jīng)濟(jì)效益等因素，確定其保管期限。（四）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.永久保管的檔案反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重要合同協(xié)議、財務(wù)審計報告、重大決策文件等。2.定期保管的檔案在一定時期內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限分為[X]年、[X]年、[X]年等。定期保管的檔案到期后，經(jīng)鑒定仍有保存價值的，應(yīng)重新確定保管期限；已無保存價值的，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。（五）鑒定流程1.制定計劃檔案鑒定工作小組根據(jù)公司檔案管理的實際情況，制定檔案鑒定計劃，明確鑒定的范圍、時間、方法、標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。2.組織實施檔案管理人員按照檔案鑒定計劃，對檔案進(jìn)行逐件審查，填寫檔案鑒定表，提出初步鑒定意見。3.審核審批檔案鑒定工作小組對檔案管理人員提出的初步鑒定意見進(jìn)行審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.結(jié)果處理根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，對檔案進(jìn)行分類處理。對確定為永久保管的檔案，繼續(xù)進(jìn)行保管；對確定為定期保管的檔案，調(diào)整保管期限；對已無保存價值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計統(tǒng)計公司各類檔案的數(shù)量，包括永久保管檔案、定期保管檔案的數(shù)量。2.檔案利用情況統(tǒng)計統(tǒng)計檔案的查閱、借閱次數(shù)，利用檔案的部門和人員，以及檔案利用的效果等情況。3.檔案保管期限統(tǒng)計統(tǒng)計不同保管期限檔案的數(shù)量和比例，分析檔案的保管期限結(jié)構(gòu)。4.檔案整理情況統(tǒng)計統(tǒng)計檔案的整理數(shù)量、整理質(zhì)量、整理進(jìn)度等情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的數(shù)量、利用情況、保管期限等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期統(tǒng)計分析檔案管理人員應(yīng)定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗和不足，提出改進(jìn)措施和建議。3.利用統(tǒng)計軟件利用檔案管理軟件或其他統(tǒng)計軟件，對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行自動化處理和分析，提高統(tǒng)計工作的效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計報表1.檔案數(shù)量統(tǒng)計表每月編制檔案數(shù)量統(tǒng)計表，反映公司各類檔案的數(shù)量變化情況。2.檔案利用情況統(tǒng)計表每季度編制檔案利用情況統(tǒng)計表，反映檔案的查閱、借閱次數(shù)，利用檔案的部門和人員，以及檔案利用的效果等情況。3.檔案保管期限統(tǒng)計表每年編制檔案保管期限統(tǒng)計表，反映不同保管期限檔案的數(shù)量和比例，分析檔案的保管期限結(jié)構(gòu)。4.檔案整理情況統(tǒng)計表每半年編制檔案整理情況統(tǒng)計表，反映檔案的整理數(shù)量、整理質(zhì)量、整理進(jìn)度等情況。檔案統(tǒng)計報表應(yīng)報送公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門負(fù)責(zé)人，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案查閱與借閱（一）查閱與借閱范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要，可查閱和借閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來、合作項目等需要，可查閱和借閱公司相關(guān)檔案，但須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱與借閱手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部單位查閱檔案，應(yīng)提前向公司綜合管理部門提交《檔案查閱申請函》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息，并加蓋單位公章。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門安排專人陪同查閱，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱和借閱檔案時，查閱和借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱和借閱制度，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損。（三）查閱與借閱管理1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立檔案查閱和借閱登記冊，對查閱和借閱檔案的人員、時間、檔案名稱、編號等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.查閱和借閱檔案時，綜合管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱和借閱人員歸還檔案時，綜合管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。4.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的查閱和借閱，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行管理，確保檔案信息的安全。九、檔案保密（一）保密范圍1.公司尚未公開的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息、客戶信息等。2.涉及公司重大決策、重要會議、重要項目等的文件材料。3.其他需要保密的檔案信息。（二）保密措施1.加強(qiáng)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.對檔案庫房、查閱場所等進(jìn)行安全防護(hù)，安裝監(jiān)控設(shè)備，防止檔案信息泄露。3.對涉及保密的檔案，應(yīng)在檔案封面、目錄、正文等部位標(biāo)注保密標(biāo)識，并采取加密存儲、限制訪問等措施。4.嚴(yán)格控制檔案的查閱和借閱范圍，對涉及保密檔案的查閱和借閱，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。5.定期對檔案保密情況進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保檔案信息的安全。（三）保密責(zé)任1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案信息。2.查閱和借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保