PAGE醫(yī)院招標(biāo)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院招標(biāo)檔案管理，規(guī)范招標(biāo)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用，確保招標(biāo)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各類(lèi)招標(biāo)活動(dòng)中形成的文件、資料、記錄等檔案的管理。包括但不限于醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)招標(biāo)、藥品及耗材采購(gòu)招標(biāo)、基建工程招標(biāo)、服務(wù)類(lèi)招標(biāo)等項(xiàng)目。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院招標(biāo)檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：招標(biāo)檔案應(yīng)如實(shí)反映招標(biāo)活動(dòng)的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保招標(biāo)檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、調(diào)閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善醫(yī)院招標(biāo)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門(mén)招標(biāo)檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一保管醫(yī)院招標(biāo)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。4.按照規(guī)定的期限保管招標(biāo)檔案，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀。5.負(fù)責(zé)提供招標(biāo)檔案的查詢、調(diào)閱服務(wù)，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供檔案支持。（二）招標(biāo)業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)招標(biāo)項(xiàng)目檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門(mén)。2.確保招標(biāo)過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、資料、記錄真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，符合檔案管理要求。3.配合檔案管理部門(mén)做好招標(biāo)檔案的整理、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。（三）相關(guān)人員職責(zé)1.招標(biāo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目檔案的收集、整理工作，對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.檔案管理人員：嚴(yán)格按照檔案管理制度進(jìn)行檔案的日常管理工作，確保檔案的安全和有序存放。三．檔案收集（一）收集范圍1.招標(biāo)前期文件：包括招標(biāo)項(xiàng)目申請(qǐng)、預(yù)算批復(fù)、采購(gòu)需求論證報(bào)告等。2.招標(biāo)公告及相關(guān)文件：招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、答疑文件、補(bǔ)遺文件等。3.投標(biāo)文件：投標(biāo)函、投標(biāo)報(bào)價(jià)表、技術(shù)規(guī)格偏離表、商務(wù)條款偏離表、資格證明文件等。4.開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)文件：開(kāi)標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)報(bào)告、評(píng)標(biāo)專(zhuān)家意見(jiàn)等。5.中標(biāo)文件：中標(biāo)通知書(shū)、中標(biāo)合同等。6.其他與招標(biāo)活動(dòng)有關(guān)的文件、資料、記錄，如往來(lái)信函、會(huì)議紀(jì)要、電話記錄等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)在招標(biāo)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將本部門(mén)負(fù)責(zé)的相關(guān)文件、資料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件、資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹、偽造。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集紙質(zhì)文件，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，保證其可讀性和可利用性。（三）收集時(shí)間1.招標(biāo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在招標(biāo)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的招標(biāo)檔案移交至本部門(mén)檔案管理人員。2.各部門(mén)檔案管理人員應(yīng)在收到招標(biāo)項(xiàng)目檔案后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將檔案移交至醫(yī)院檔案管理部門(mén)。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）整理方法1.分類(lèi)：按照招標(biāo)項(xiàng)目的類(lèi)別、時(shí)間等因素進(jìn)行分類(lèi)。例如，可分為醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)招標(biāo)檔案、藥品采購(gòu)招標(biāo)檔案、基建工程招標(biāo)檔案等。每類(lèi)檔案再按照項(xiàng)目名稱(chēng)、時(shí)間順序等進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：為每份檔案或每組檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限等信息。目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查閱。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的完整性，不得損壞文件內(nèi)容。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)符合檔案管理的規(guī)范要求，做到分類(lèi)科學(xué)、編號(hào)準(zhǔn)確、編目清晰、裝訂整齊。2.對(duì)于破損、褪色的文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。3.電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步整理，建立相應(yīng)的電子目錄，并與紙質(zhì)目錄保持一致。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.各部門(mén)檔案管理人員將整理好的招標(biāo)檔案移交至醫(yī)院檔案管理部門(mén)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)收到移交的檔案后，應(yīng)按照檔案整理要求進(jìn)行再次審核，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門(mén)重新整理。3.審核通過(guò)的檔案按照分類(lèi)、編號(hào)順序進(jìn)行上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，完成歸檔工作。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合檔案整理和編目的要求。2.檔案應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行分類(lèi)存放，便于管理和查詢。3.建立檔案索引，方便快速查找所需檔案。索引應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、存放位置等信息。六、檔案保管（一）保管期限1.醫(yī)院招標(biāo)檔案的保管期限分為永久、定期[X]年、定期[X]年等。具體保管期限根據(jù)檔案的重要性和性質(zhì)確定。2.永久保管的檔案主要包括涉及醫(yī)院重大經(jīng)濟(jì)決策、重要權(quán)益維護(hù)、具有長(zhǎng)期歷史價(jià)值等方面的文件。3.定期保管的檔案在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可以銷(xiāo)毀的，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）保管條件1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。3.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案保管環(huán)境的安全和適宜。（三）檔案清查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)招標(biāo)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并記錄清查情況。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。七、檔案利用（一）利用范圍1.醫(yī)院內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱招標(biāo)檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.外部單位因?qū)徲?jì)、監(jiān)督、合作等需要查閱醫(yī)院招標(biāo)檔案的，須經(jīng)醫(yī)院相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門(mén)查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。2.借閱：因工作需要短期借閱檔案的，須填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案內(nèi)容的，應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章，與原件具有同等效力。（三）利用審批程序1.醫(yī)院內(nèi)部查閱招標(biāo)檔案的，由查閱部門(mén)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并安排查閱。2.外部單位查閱招標(biāo)檔案的，須提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、范圍等內(nèi)容。經(jīng)醫(yī)院相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。八、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)代表、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保管價(jià)值。2.參考檔案的保管期限規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，確定檔案是否仍需繼續(xù)保存。3.對(duì)于涉及醫(yī)院重要權(quán)益、具有長(zhǎng)期歷史價(jià)值或仍有現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限或轉(zhuǎn)為永久保管。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷(xiāo)毀的檔案，編制檔案銷(xiāo)毀清單。銷(xiāo)毀清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限等詳細(xì)信息。2.檔案銷(xiāo)毀清單經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、醫(yī)