PAGE檔案庫房定期清點制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本檔案庫房定期清點制度。通過定期清點檔案庫房內(nèi)的檔案資料，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理過程中存在的問題，保障公司檔案工作的規(guī)范化、科學化運行。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在檔案庫房保存的各類檔案資料，包括但不限于文書檔案、科技檔案、財務檔案、人事檔案、業(yè)務檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：清點工作應如實反映檔案的實際情況，確保檔案信息的真實性和準確性。2.完整性原則：全面清點檔案庫房內(nèi)的所有檔案資料，保證檔案的數(shù)量完整、內(nèi)容完整，避免遺漏。3.及時性原則：按照規(guī)定的時間周期定期進行清點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中出現(xiàn)的問題，確保檔案安全。4.責任明確原則：明確各部門及相關人員在檔案清點工作中的職責，做到責任到人，確保清點工作順利進行。二、清點組織與人員職責（一）清點組織架構成立檔案庫房定期清點工作領導小組，由公司分管檔案工作的領導擔任組長，成員包括檔案管理部門負責人、各相關部門負責人等。領導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案清點工作，制定工作方案，解決清點過程中出現(xiàn)的重大問題。檔案管理部門負責具體組織實施檔案清點工作，成立清點工作小組，成員包括檔案管理人員、庫房管理人員等。清點工作小組負責按照規(guī)定的程序和方法進行檔案清點，記錄清點結果，撰寫清點報告。（二）人員職責1.領導小組組長職責全面領導檔案庫房定期清點工作，對清點工作的整體規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和結果審核負責。協(xié)調(diào)解決清點工作中涉及的跨部門問題，確保清點工作順利進行。對清點工作中發(fā)現(xiàn)的重大問題提出決策意見，督促相關部門及時整改。2.檔案管理部門負責人職責負責制定檔案清點工作計劃和方案，明確清點的范圍、方法、時間安排等。組織清點工作小組開展具體的清點工作，對清點過程進行指導和監(jiān)督。審核清點報告，匯總清點結果，向領導小組匯報清點工作情況。負責與各相關部門溝通協(xié)調(diào)，落實清點工作中發(fā)現(xiàn)問題的整改措施。3.清點工作小組成員職責按照檔案清點工作計劃和方案，認真開展檔案清點工作，確保清點工作的準確性和完整性。詳細記錄檔案的數(shù)量、種類、存放位置、保管狀況等信息，填寫清點記錄表格。對清點過程中發(fā)現(xiàn)的檔案缺失、損壞、霉變等問題及時報告，并協(xié)助進行原因調(diào)查和處理。協(xié)助檔案管理部門負責人撰寫清點報告，提供相關數(shù)據(jù)和資料支持。4.各相關部門負責人職責組織本部門人員配合檔案清點工作，提供必要的協(xié)助和支持。負責對本部門移交至檔案庫房的檔案資料進行自查，確保移交檔案的質(zhì)量和完整性。對清點工作中涉及本部門的問題進行核實和處理，落實整改措施。三、清點周期與時間安排（一）清點周期檔案庫房應每年進行一次全面清點，特殊情況下可根據(jù)實際需要增加清點次數(shù)。（二）時間安排每年[具體月份]為檔案庫房定期清點工作時間。清點工作應在一個月內(nèi)完成，具體時間安排由檔案管理部門根據(jù)實際情況確定，并提前通知各相關部門。四、清點內(nèi)容與方法（一）清點內(nèi)容1.檔案數(shù)量：核對檔案的實際數(shù)量與檔案目錄登記的數(shù)量是否一致，檢查是否存在檔案缺失或重復現(xiàn)象。2.檔案種類：按照檔案分類方案，檢查檔案的種類是否齊全，是否涵蓋了公司各類業(yè)務活動形成的檔案資料。3.檔案存放位置：核實檔案的存放位置是否準確，是否與檔案目錄中的存放位置相符，確保檔案便于查找和利用。4.檔案保管狀況：檢查檔案的載體狀況，如紙張是否霉變、字跡是否清晰、裝訂是否牢固等；檢查檔案的存儲環(huán)境，如溫度、濕度是否符合要求，是否存在蟲害、鼠害等問題。5.檔案整理情況：查看檔案的整理質(zhì)量，包括分類是否合理、編號是否規(guī)范、編目是否準確等，確保檔案整理符合相關標準和要求。（二）清點方法1.逐卷清點法：對每一卷（件）檔案進行逐一核對，記錄檔案的詳細信息，包括題名、日期、編號、保管期限等。2.抽樣清點法：對于數(shù)量較多的同類檔案，可采用抽樣清點的方法，按照一定的比例抽取樣本進行清點，然后根據(jù)樣本情況推斷整體情況。抽樣比例應根據(jù)檔案的重要性、數(shù)量等因素合理確定，一般不低于[X]%。3.核對目錄法：將檔案實物與檔案目錄進行核對，檢查目錄信息與檔案實際情況是否一致，重點核對檔案的題名、編號、日期、保管期限等關鍵信息。4.實地查看法：深入檔案庫房實地查看檔案的存放環(huán)境、保管狀況等，檢查檔案存儲設備是否正常運行，是否存在安全隱患。五、清點程序（一）準備階段1.檔案管理部門制定詳細可行的清點工作計劃和方案，明確清點的范圍、方法、步驟、人員分工等內(nèi)容，并報領導小組審批。2.清點工作小組成員進行培訓，熟悉清點工作的流程、方法和要求，掌握檔案管理的相關知識和技能。3.準備清點所需的工具和表格，如檔案清點記錄表格、標簽、計算器等。4.提前通知各相關部門，要求其對本部門移交至檔案庫房的檔案資料進行自查，確保檔案資料的完整性和準確性，并在規(guī)定時間內(nèi)將自查情況反饋給檔案管理部門。（二）實施階段1.清點工作小組按照分工對檔案庫房內(nèi)的檔案進行逐類逐架清點。在清點過程中，要認真核對檔案的數(shù)量、種類、存放位置、保管狀況等信息，如實填寫清點記錄表格。2.對于清點過程中發(fā)現(xiàn)的檔案缺失、損壞、霉變等問題，要詳細記錄問題的具體情況，包括檔案題名、編號、日期、保管期限、問題描述等，并及時報告檔案管理部門負責人。3.檔案管理部門負責人對清點過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行初步核實和分析，組織相關人員進行原因調(diào)查。對于能夠當場解決的問題，要及時進行處理；對于較為復雜的問題，要制定整改措施，明確責任人和整改期限。4.在清點過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案整理不符合要求的情況，要及時進行調(diào)整和規(guī)范，確保檔案整理質(zhì)量。（三）總結階段1.清點工作結束后，清點工作小組對清點記錄進行匯總和整理，撰寫清點報告。清點報告應包括清點工作的基本情況、清點結果、發(fā)現(xiàn)的問題及整改建議等內(nèi)容。2.檔案管理部門負責人對清點報告進行審核，確保報告內(nèi)容真實、準確、完整。審核通過后，將清點報告提交給領導小組。3.領導小組召開會議，聽取檔案管理部門關于清點工作情況的匯報，審議清點報告，對清點工作進行總結和評價。針對清點工作中發(fā)現(xiàn)的問題，研究制定整改措施，明確責任部門和整改期限，督促相關部門認真落實整改。六、問題處理與整改（一）問題分類1.檔案數(shù)量問題：包括檔案缺失、重復、數(shù)量不符等情況。2.檔案質(zhì)量問題：如檔案字跡模糊、紙張破損、霉變等影響檔案保存和利用的問題。3.檔案整理問題：檔案分類不合理、編號不規(guī)范、編目不準確等整理方面的問題。4.檔案保管環(huán)境問題：檔案庫房溫度、濕度不符合要求，存在蟲害、鼠害等安全隱患。（二）問題處理流程1.對于清點過程中發(fā)現(xiàn)的問題，清點工作小組應及時記錄并報告檔案管理部門負責人。2.檔案管理部門負責人組織相關人員對問題進行初步核實和分析，確定問題的性質(zhì)和嚴重程度。3.根據(jù)問題的性質(zhì)和嚴重程度，制定相應的處理措施。對于一般性問題，可當場進行整改；對于較為復雜的問題，應組織專題會議研究解決方案，明確責任部門和責任人，限期整改。4.責任部門按照處理措施進行整改，整改完成后向檔案管理部門提交整改報告，說明整改情況和結果。5.檔案管理部門對整改情況進行復查，確保問題得到徹底解決。如復查不合格，應要求責任部門繼續(xù)整改，直至達到要求為止。（三）整改跟蹤與監(jiān)督1.檔案管理部門負責對問題整改情況進行跟蹤和監(jiān)督，定期檢查整改工作的進展情況，及時協(xié)調(diào)解決整改過程中出現(xiàn)的問題。2.建立問題整改臺賬，詳細記錄問題的發(fā)現(xiàn)時間、問題描述、處理措施、責任部門、責任人、整改期限、整改情況等信息，確保整改工作可追溯。3.將問題整改情況納入公司檔案管理工作考核內(nèi)容，對整改不力的部門和個人進行通報批評，并責令限期整改。對因整改不到位導致檔案管理出現(xiàn)重大事故的，將依法依規(guī)追究相關人員的責任。七、清點結果的應用與反饋（一）清點結果的應用1.根據(jù)清點結果，對檔案管理工作進行總結和分析，評估檔案管理的整體狀況，發(fā)現(xiàn)存在的薄弱環(huán)節(jié)和問題，為制定改進措施提供依據(jù)。2.將清點結果與檔案管理目標和考核指標進行對比，對檔案管理部門及相關人員的工作進行評價，作為績效考核和獎懲的重要依據(jù)。3.利用清點結果，優(yōu)化檔案資源配置，合理調(diào)整檔案存放位置，提高檔案查找和利用效率。同時，根據(jù)檔案保管狀況，及時采取相應的保護措施，延長檔案的使用壽命。（二）清點結果的反饋1.檔案管理部門應及時將清點結果反饋給各相關部門，使其了解本部門檔案管理的情況，促進各部門對檔案工作的重視和支持。2.在公司內(nèi)部發(fā)布檔案庫房定期清點工作通報，向全體員工通報清點工